كيف تكتب التقرير وأنواعه؟ التقرير منهج علمي يقدم خلاصة تحتوي على جميع الحقائق والمعطيات للأدلة الحقيقية.
لكنها لا تستند إلى رأي المؤلف في موضوع التقرير، وتعتمد كتابته على المعلومات اللازمة المتعلقة بنوع التقرير مع تقديم المعلومات.
بطريقة واضحة وبسيطة وفي هذا المقال سنذكرك بكيفية كتابة التقرير وأنواعه.
جدول المحتويات
كيفية كتابة التقرير وأنواعه
يعد اتباع عملية الكتابة المنظمة أحد الإرشادات العامة المهمة التي يجب أن تكون على دراية بها عند كتابة التقرير. نقدم لكم في السطور التالية العديد من التعليمات والتعليمات لتسهيل عملية الكتابة وإليكم التفاصيل:
- يجب جمع المعلومات الهامة وأهداف التقرير.
- ولتمكين القارئ من عرض التقرير ككل، يجب أن يكون النص خاليًا من الأخطاء النحوية.
- التقرير بسيط ومألوف بجميع جوانب الموضوع.
- يجب حفظ التقرير في ملف ذو طبيعة جميلة للحفاظ على الأوراق في حالة تلفها.
- يجب تضمين جميع المراجع والمصادر للتقرير وملائمة.
- مؤشر يغطي القضايا الرئيسية المذكورة في التقرير.
تعتمد طريقة كتابة التقرير على العناصر الرئيسية للتقرير وهي:
المقدمة
وهو من أهم عناصر كتابة التقرير ويحتوي على مقدمة للموضوع وتفاصيله.
بالإضافة إلى الأهداف التي يجب توضيحها في سياقها لرسم الصورة المصغرة للتقرير.
الموضوع
وهو أحد عناصر كتابة التقرير حيث أنه يحتوي على جميع الحقائق والمعلومات التي تم جمعها فيه وكل المعلومات مكتوبة بطريقة متسقة ومنظمة.
النهاية
يعتبر العنصر الأخير في كتابة التقرير ويساعد على إعطاء القارئ لمحة موجزة.
فيما يتعلق بموضوع التقرير، مع ضرورة تأكيد جميع النتائج التي تمت كتابتها في التقرير.
كتابة المسودة
وهي النسخة الأولية لإعداد التقرير وتتميز بالتعديل والتنسيق بحيث يجب اتباع كافة التعليمات اللازمة من الهيئة.
يحال التقرير اليه مثل الهوامش وحجم الخط وجدول المحتويات وصفحة العنوان.
لذلك من الضروري أن يتم ذكر ما ورد في التقرير بشكل مبسط في المقدمة والأهداف والاستنتاجات.
ويفضل ذكر جميع الأدلة والشروح المتعلقة بالمعلومات الواردة في التقرير.
مراجعة التقرير
تحتوي هذه الخطوة على مراجعة لجميع الخطوات المتبعة في كتابة التقرير، ونذكرك بالعديد من النصائح لمراجعة التقرير بنجاح، وهي:
- يجب فحص الأخطاء الإملائية.
- اقرأ كل الجمل من البداية إلى النهاية.
- الالتزام بكافة المتطلبات لما هو مكتوب في التقرير.
- يطلب المؤلف مساعدة مدقق خارجي للتأكد من دقة المراجع.
راجع أيضًا: كيفية كتابة تقرير مفصل
أنواع التقارير
تعتبر كتابة التقارير من أهم مهام توصيل المعلومات. بدلاً من ذلك، تختلف التقارير عن بعضها البعض ولها غرض مختلف في الكتابة. لذلك، هناك خمسة أنواع رئيسية من التقارير، وهي:
تقارير غير رسمية
لذلك، هناك نوعان رئيسيان من التقارير غير الرسمية، وهما قصير وطويل، ويحتوي كل منها على مكونات رئيسية:
- المقدمة (تحتوي المقدمة على العنوان والغرض من التقرير والنقاط الرئيسية للتقرير).
- مناقشة (تحتوي على جميع أقسام المناقشة مع الشرح والنتائج).
- الخاتمة (نتائج التقرير، وهذا يتبع الغرض الرئيسي من التقرير).
- ومع ذلك، تحتوي التقارير الأطول على العديد من عناصر التنسيق الإضافية مثل الرسومات والعناوين الفرعية والرموز النقطية والجداول.
الإخبارية
- وهذا من الأنواع التي تشرح أسباب حدوث الأخبار وتستخدم بكثرة في الإعلام.
- يقدم التقرير الإخباري كافة المعلومات في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية بشكل دقيق ومناسب.
ورقة ابحاث
- إنه نوع يدور حول الموضوع المحدد الذي يتم استكشافه.
- تكمن الأهمية الخاصة للتقرير البحثي في تقصير التقارير بنصوص طويلة.
- وكذلك النصوص الموجودة في الفقرات المختصرة بحيث تكون شاملة لجميع المعلومات المتعلقة بالبحث.
تقرير الإدارة
- تقرير الإدارة هو أحد أنواع التقارير التي تحتوي على جميع المعلومات.
- المتعلقة بالمشكلات المحددة وتقديم التحليلات المنطقية لهذه المشاكل.
- يقترح تقرير الإدارة حلولاً لهذه المشكلات حيث يوفر التقرير المستندات والصور ليتم إرسالها إلى السلطة المعينة.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير مسح التربة pdf
التقارير الرسمية
ومن هنا تعتبر من الأمثلة الشهيرة للتقارير الرسمية وهي الأطروحة العلمية وفيها تعليمات واضحة عن كل ما تحتويه الرسالة وتحتوي على ما يلي:
- رسالة الخطاب أو المذكرة، بما في ذلك الملخص التنفيذي، والمخطط، وأي شيء وارد في التقرير.
- الصفحة التي يوجد بها العنوان.
- ملخص.
- الجداول مع المحتوى.
- مقدمة.
- موضوع التقرير.
- استنتاج.
- جدول المصدر.
- الإكسسوارات.
التقارير الدورية
لذلك فإن التقارير الدورية تمثل وسيلة لإيصال المعلومات للمديرين وخاصة المعلومات المتعلقة بما يلي: الإنجازات والقرارات المتخذة والأهداف المحققة، ويتميز هذا النوع بالشمول والموجز ويتكون من النقاط الرئيسية:
- الاسم والمسمى الوظيفي الذي يوضح طبيعة التقرير والفترة الزمنية المرتبطة به.
- تاريخ تقديمه، واضع التقارير، مع مراعاة كتابة التقرير على أساس كل مما يلي: النموذج المحدد والنموذج.
- الإنجازات في الوقت الحالي، مع إضافة جميع الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.
يمكنك أيضًا مشاهدة: كيفية التسجيل للحصول على إنجاز
تقارير الفحص والصيانة
غالبًا ما يتم إنشاء تقارير الصيانة والتفتيش لفحص العقارات والمباني، سواء كانت سكنية أو تجارية. يتكون هذا النوع من التقارير من:
- ملخص.
- الموضوع.
- النتائج حول الموضوع.
- الإكسسوارات.
تقرير التطور
وبالتالي، فإن هذا النوع من التقارير يتكون من:
- عنوان يحتوي على معلومات التعريف للتقرير.
- غالبًا ما يتم كتابة الملخص التنفيذي للجمهور ويتم تقديمه لكبار المديرين بوقت محدود.
- شرح حالة العمل ووصف تفاصيل التقدم والإنجازات خلال فترة معينة.
- الملخص، وهو يحتوي على المعلومات التي يمكن العثور عليها في شرح حالة العمل، ولكنها في أصغر التفاصيل.
- تاريخ استحقاق التقرير التالي إذا كان أسبوعيًا أو شهريًا أو غير ذلك، مع مراعاة أن التواريخ صحيحة.
أهمية التقرير
- التقارير هي وسيلة لنقل المعلومات والاتصالات.
- تعتمد كتابة التقارير على تحليل البيانات والبحث ومن ثم تقديمها كمعلومات.
- كما تغطي التقارير مجموعة واسعة من القضايا والقضايا ثم تعرضها بطريقة واضحة وموجزة.
- إنها تنطوي على ترتيب وتنظيم جيد للمعلومات وتمكن القارئ من فهم تلك المعلومات واستخدامها بشكل جيد.
- يركز التقرير على ثلاث نقاط رئيسية: (الجزء المخصص لكتابة التقرير، والغرض من الكتابة.
- نوع البيانات والمعلومات التي يريد المؤلف نقلها للقارئ، أي أنواع التقارير وطرق الكتابة متنوعة.
انظر أيضاً: اختتام التقرير
وظائف لكتابة التقارير
كتابة التقارير لها العديد من الخصائص التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء التقرير.
لذلك، من أجل إنشاء تقرير مفيد وحديث، نقدم الخصائص المهمة التي يجب اتباعها أثناء عملية الكتابة، وهي:
- يجب أن تركز على جميع معلومات القيامة أثناء كتابة الحساب.
- يجب أن يكون الموضوع صحيحًا وغير مضلل.
- اكتب بدقة حتى لا يربك القارئ.
- كما يجب ذكر جميع المعلومات بشكل مختصر ومبسط، دون إطالة الشرح، حتى لا يضيع وقت القارئ.
وفي نهاية هذا المقال شرحنا كيفية التقرير وطرق كتابته، وذكرنا النقاط المهمة التي يتضمنها نوع التقرير، وخصائص كتابة التقارير ووضحنا أهمية التقرير.