شرح طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

إن شرح طريقة كتابة خطاب رسمي إلى سلطة ليست صعبة على الإطلاق، ويحتاجها الكثيرون دائمًا لكتابة خطاب رسمي إلى سلطة أو وكالة معينة للتعامل مع مسألة معينة أو تقديم شكوى أو تقديم طلب.

في هذا المقال على موقع Money Makers، نشرح بالتفصيل كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية وتقديم كل ما يتعلق بالرسائل الرسمية، مثل الطبيعة والمعنى، لتوفير المنفعة والاستفادة لجميع متابعين الموقع.

كما أقدم لكم كيف أكتب خطابًا رسميًا إلى جهة حكومية جهة

كيف أكتب خطابًا رسميًا إلى جهة حكومية

لمعرفة كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية، عليك أولاً معرفة ماهية الخطاب الرسمي وأنواعه، مثل

تعريف الكلام

الخطاب بشكل عام هو رسالة أو رد يرسله شخص ما إلى شخص آخر أو إلى جهة معينة، وهناك أنواع عديدة من الرسائل، ويختلف أسلوب الكتابة حسب المناسبة والغرض.

خطابات حكومية رسمية

الخطاب عبارة عن خطاب مكتوب يرسله الشخص إلى وكالة أو مؤسسة حكومية رسمية من أجل الحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين. يتم اتباع بعض الخطوات الأساسية من أجل كتابة المقال بشكل صحيح. من الأفضل أيضًا استخدام صياغة محددة في الرسالة، خاصة الرسائل الرسمية إلى جهة رسمية.

في بعض الأحيان يحاول الشخص كتابة الخطاب الرسمي من تلقاء نفسه، لذلك يحتاج إلى تحديد أكثر من تنسيق للكتابة، وأحيانًا يبحث عن شخص متخصص لمساعدته، مثل المحامين أو الموثقين وغيرهم.

هل تعلم كيف تكتب سيرة ذاتية لخريج جديد

شكل خطاب رسمي

1. يجب عليك إحضار ورق أو ورق أبيض أو أصفر عادي يحمل شعار الوكالة أو الشركة الحكومية التي يتم إرسال الخطاب إليها.
2. يمنع منعا باتا تضمين الرسومات أو الأشكال في محتوى الرسالة.
3. من الأفضل كتابة الحرف الرسمي في Word واستخدام الخط Arial، الحجم 16.
4. إذا كانت الرسالة مكتوبة يدويًا، فيجب كتابتها باللون الأزرق وتجنب استخدام القلم الأسود لتسهيل التمييز بين الحرف الأصلي والنسخ المصورة.
5. يجب أن تكون المسافة بين كل نقطة والنقطة التالية بين نصف خط وخط واحد.
6. يجب أن يبدأ الشخص في الكتابة من منتصف الورقة العادية بدون إضافة حدود للحفاظ على شكل الخطاب الرسمي.
7. يجب أن تبدأ الرسالة بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته وتنتهي بعبارة مثل “شكرا”.

ولا تفوت هذه هي الشرح طريقة التي تكتب بها الخبرة العملية في سيرة ذاتية

كيف أكتب خطابًا رسميًا إلى جهة حكومية

عند كتابة رسائل رسمية للجهات الحكومية، هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها

رأس

يجب أن يظهر عنوان المرسل أعلى الورقة، مع مراعاة الترتيب الذي كُتب به اسم الشارع أولاً، ثم اسم المكان في السطر التالي ثم الرمز البريدي.

إذا كان مرسل الخطاب الرسمي يعيش في الدولة، فيجب إعطاء القرية، ثم المدينة التي تنتمي إليها، وبعد ذلك يظهر تاريخ كتابة الرسالة في أسفل يسار الصفحة، مع التاريخ الكامل معطى (يوم، شهر سنة).

العنوان الداخلي

تتم كتابة عنوان المرسل إليه بمسافة كافية بين الورق ذي الرأسية والعنوان الداخلي بالإضافة إلى اسم الشارع، مع اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها مرسل الخطاب.

تحية

يجب كتابة تحية تمهيدية ويجب أن تكون تحت العنوان بحوالي سطرين، مثل ب- المخرج وتحياتي وبعده .. وكلمات أخرى تعبر عن التحية والفرح والتقدير عند كتابة خطاب رسمي.

مضمون الخطاب

محتوى الرسالة هو المحتوى الذي يرغب المرسل في توضيحه مع السلطة أو مؤسسة الدولة، مثل الشكاوى وما إلى ذلك. نص الرسالة مكتوب بخطين بعد العنوان.

يجب كتابة الخطاب بسهولة وبساطة، ويجب أن تكون الأفكار واضحة ومنظمة، ويجب الحرص على كتابة الخطاب بشكل مقنع ومتواضع، بالإضافة إلى استخدام نص واضح يسمح بمسافة بين الكلمات ليسهل قراءتها.

تخرج

يجب إضافة جملة أخيرة للإشارة إلى نهاية الخطاب، ويجب أن تحتوي الخاتمة على بعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الخطاب الرسمي مثل كلمات الشكر الأخرى لتوضيح للقارئ أن الخطاب له انتهى.

التوقيع أو الختم

يتم كتابة توقيع مرسل الخطاب الرسمي أو إعداد الختم بعد الانتهاء من ثلاثة أسطر، مع كتابة المرسل اسمه الكامل ثم وضع التوقيع.

قصة

يجب تحديد تاريخ الإرسال بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).

قالب خطاب رسمي لشركة

• والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته …
• إلى السيد …
• بعد التحية
• محتوى الخطاب الرسمي.
• شكرا لك وتقديرك.
• ارسلت اليك …
• ضع توقيعك أو ختمك أدناه.
• التاريخ كامل مع اليوم والشهر والسنة.

اقرأ أيضًا نموذج رسالة اعتذار للمدير

أهمية الخطابات الرسمية

• الخطابات بشكل عام لها أهمية كبيرة في حياتنا اليومية، سواء على المستوى الوظيفي أو الاجتماعي.
• اللغة من أهم وسائل الاتصال بين الناس والمنظمات.
• الكتابة هي الوسيلة المثالية للتفاعل الرسمي بين المؤسسات الحكومية أو بين الشخص والمؤسسة التي يعمل فيها، خاصة عند تقديم طلب أو شكوى معينة.
• يساعد الخطاب الرسمي في توفير المزيد من الجهد والوقت والمسافة.
• يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من المستندات التي يمكن الرجوع إليها عند الضرورة.
• اللغة هي وسيلة لشرح شيء ما وهذا واضح جدا في خطابات الأعمال.

أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الحروف الرسمية إلى نوعين فقط، وهما كالتالي

خطاب عمل

• تستخدم اللغة التجارية لبعض الأغراض التجارية، على سبيل المثال ب- للترويج لمنتج أو سلعة معينة، ويتميز هذا النوع من الخطابات بكونها تستخدم في الدعاية للمؤسسات والشركات.
• يحتوي الحرف التجاري أعلاه على “الورق ذي الرأسية” الذي يحتوي على جميع المعلومات حول الشركة أو المؤسسة، مثل الاسم والموقع ونوع العمل ورقم السجل التجاري ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وصندوق البريد وشعار الشركة.

خطاب إدارة رسمي

• أما الخطاب الإداري الرسمي فهو رسالة تتعلق بالأمور الوظيفية داخل المؤسسة أو وحدة العمل وتشمل التعاليم العامة والمعارض والقرارات الإدارية وغيرها من الأمور.

اقرأ هنا عن كيفية كتابة تقرير بشكل صحيح باستخدام الخطوات

نصائح لصناع المال عند كتابة خطاب رسمي

• يجب استخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة الخطاب الرسمي.
• يجب البحث عن صدق المعلومات الواردة في نص الخطاب، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
• يجب أن يلتزم كاتب الخطاب الرسمي بالموضوعية وأن يتجنب تمامًا المصطلحات الأدبية والتنقيحات الخيالية.
• عند كتابة خطاب رسمي، يجب الحرص على أن يكون موجزًا ​​، بشرط ألا ينتقص من المعنى العام للرسالة.
• يجب كتابة الخطاب الرسمي بأسلوب مقنع، مع تجنب إظهار العواطف والمشاعر في الكتابة.
• عند كتابة خطاب رسمي ردًا على خطاب سابق، يجب على المؤلف الإشارة بإيجاز إلى رقم وتاريخ ومحتوى تلك الرسالة.
• يجب النظر في ترتيب الأفكار وتنسيقها بوضوح، مع الأخذ في الاعتبار أولاً استكمال الفكرة الأولى والتوضيح، ثم الانتقال إلى الفكرة الثانية، إلخ.
• في حالة الرد على خطاب رسمي يحتوي على عدة أفكار، يجب الرد على الرسالة بتسلل الأفكار المقابلة لتسلل الخطاب الرئيسي.
• لا يجب إضافة حدود أو حدود عند كتابة خطاب رسمي في Word.
• يجب وضع الأختام أو التوقيع الشخصي في أسفل يمين الورقة لإضفاء الطابع الرسمي على الرسالة.

في نهاية المقال حول كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية للنظر فيها، نود أن نكون قد تمكنا من تقديم موضوع مستقل وشامل، حيث قمنا بة الخطوات التي يمكن اتباعها لكتابة مسؤول لوكالة رسمية محددة وانتظرونا في مقالات جديدة في اقرب وقت حيث يمكنكم اخبارنا بالمقال من خلال التعليقات.