نماذج رسائل رسمية إدارية وكيفية كتابة رسالة إدارية وأنواعها ومكوناتها

أمثلة على خطابات الراحة الرسمية وكيفية كتابة خطاب الإدارة وما هي مكونات خطاب الراحة هناك العديد من أنواع خطابات الراحة والرسالة بها بعض المكونات التي تحتاج إلى معرفتها قبل كتابة خطاب المنفعة ويتم ذلك من خلال ما تسمى رسائل الإدارة، ما هي رسائل الإدارة وكيف يمكن كتابتها سنتعرف على هذا في هذا الموضوع على موقع صناع المال.

إذا كنت تريد مخاطبة شركة، فأنا أقدم لك هذا النموذج الفريد شكل وشكل خطاب الشركة الرسمي

مفهوم الرسائل الإدارية

خطابات التحكم هي خطابات يرسلها الموظف إلى موظف آخر كجزء من عمل المؤسسة، وتكون رسمية أو يوجهها الموظف إلى مديره لتلقي الاستفسارات.

يتم تعريف الرسائل الإدارية أيضًا على أنها أحد أشكال الاتصال التي تستخدم الرسائل العادية أو حتى أشكال الرسائل الإلكترونية لربط الأطراف بالرسالة.

يمكن تعريف الرسائل الإدارية على أنها تلك الوسائل المستخدمة لنقل بعض التصورات عن أمور العمل أو حول الأمور المقبولة للإدارة، أو استخدامها لإعلام الموظفين بمواعيد الاجتماعات، أو استخدامها لتعيين أمور العمل لبعض الموظفين.

يمكن بدء الرسائل الإدارية عن طريق المراسلات الرسمية بين طرفين رسمياً أو أحد عامة الناس وحزب رسمي والعكس حتى تعمل على تحقيق الأهداف الوظيفية.

إذا كنت ترغب في مخاطبة سلطة ما، فسأقدم لك عينة من خطاب رسمي إلى سلطة ما

أنواع المراسلات الإدارية

هناك عدد من أنواع رسائل الإدارة التي نذكرها أدناه

1- رسالة الإدارة العامة

هذه الرسالة هي التي تمت كتابتها لتعزيز التواصل بين عدد من الإدارات بحيث تحتوي هذه الرسائل على الكثير من المعلومات التي تشبه الرسائل الرسمية.

أيضًا، تختلف خطابات الراحة وفقًا للغرض الذي كُتبت من أجله، حيث تختلف خطابات الراحة المكتوبة للموظفين بشكل عام عن تلك المكتوبة لأي من الأقسام المحددة في المنظمة.

2 – مذكرة إدارية

إنه أحد أشكال الحروف الإدارية، لكنه يتميز بصغر حجمه لأنه لا يتخطى حدود الصفحة.

يحتوي أيضًا على معلومات مباشرة تُستخدم في المهام اليومية، مثل تخصيص المهام لبعض زملاء العمل أو تذكير المواعيد بالاجتماعات.

3- تقرير إداري

هو أحد أشكال الاتصال الإداري الذي يحتوي على مجموعة من المعلومات، سواء كانت مكتوبة أو شفهية، حول موضوع ما لتوضيح جميع التفاصيل التي توضح الغرض من إعداد التقرير الإداري.

يهدف هذا التقرير إلى مساعدة الشخص على اتخاذ مجموعة من الإجراءات ضمن الإجراء.

لمعرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة، أقدم لكم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة، خطوة بخطوة

مكونات رسالة إدارية

قبل كتابة الرسائل الإدارية عليك أن تتعرف على مكونات تلك الرسائل وهي

• العنوان هو بداية الرسالة ويتم كتابته في الجزء العلوي من الرسالة، ويحتوي العنوان على عنوان المؤسسة بالتفصيل.
• الرقم يُعرف أيضًا باسم المرجع، ويشير إلى الموضوع الذي كُتبت من أجله الرسالة، وكذلك الترتيب المعين في كتب المؤسسة.
• التاريخ يكتب في الجزء الأيمن من الرسالة بحيث يحتوي على اسم المرسل بالإضافة إلى اليوم والشهر والسنة.
• مكان وعنوان المرسل إليه باللغة العربية على الجانب الأيمن من الرسالة وباللغة الإنجليزية في الجزء المقابل.
• عنوان الافتتاح وهو افتتاح الرسالة الإدارية بإحدى كلمات الترحيب مثل السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
• موضوع الرسالة يحتوي موضوع الرسالة على بعض الكلمات التوضيحية لموضوع الرسالة.
• نص الرسالة يحتوي على الموضوع الذي يتم إرسال الرسالة من أجله ويجب أن يكون قصيرًا وواضحًا، واستخدام كلمات بسيطة والوصول إلى قلب الموضوع
• الترحيب الختامي هذه كلمات خاصة بنهاية الرسالة وهي عبارة ختامية واضحة.
• التوقيع تنتهي الرسالة بتوقيع مرسل الرسالة ومنصبه المهني.
• المرفقات هي بعض المستندات أو المرفقات التي تتعلق بموضوع الرسالة وقد تحتاج إلى ذكرها.
• اكتب أصحاب المصلحة هؤلاء هم الأشخاص الذين أرسلت الرسالة إليهم.

نظرًا لأنك بحاجة إلى تعلم كيفية كتابة أنواع مختلفة من الرسائل، فسوف أقدم لك كيفية كتابة رؤية ورسالة وأهداف والفرق بينهما

أمثلة على خطابات الراحة الرسمية وكيفية كتابة خطاب الراحة

في حالة رغبة أحد الموظفين أو المسؤولين الإداريين أو حتى مجلس إدارة المؤسسة بكتابة خطاب الإدارة، يجب أن يعرف التهجئة الصحيحة بالإضافة إلى بعض القوالب الخاصة للرسائل الإدارية الرسمية وتكون مكتوبة على النحو التالي

• في البداية يجب على المرسل أن يعرّف عن نفسه، ولا يقتصر ذلك على حقيقة أن المرسل إليه لا يعرفه، حتى لو كان يعرفه شخصيًا، فعليه أن يعرف نفسه في بداية الرسالة.
• عند كتابة الخطاب، يجب ألا تذكر أي مسائل خاصة، حتى لو كانت الرسالة موجهة إلى شخص معروف، فمن الممكن أن يقرأ زميلك في العمل رسالتك.
• يجب الرد على الرسالة على الفور، حيث أن التأخير هو إهمال ويمكن أن يسبب التأخير مشاكل للمرسل إليه.
• تجنب كتابة الكلمات التي بها أخطاء نحوية، لذلك يجب قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها. احرص أيضًا على تجنب الأخطاء الإملائية.
• تجنب الاختصارات والكلمات الغريبة غير المفهومة لتجنب سوء الفهم للمتلقي.
• استخدم عنوانًا واضحًا يشير إلى الموضوع الرئيسي للرسالة.
• تأكد من أن الرسائل مخصصة فقط لأصحاب البيانات، حيث قد يكون للأشخاص الآخرين تأثير سلبي إذا لم تكن الرسالة مهمة لهم.
• تجنب ذكر مواضيع غير مهمة واستخدم علامات الترقيم لأنها مهمة في فهم الرسالة والغرض منها.
• احرص على كتابة توقيع الشركة حتى لا يحدث التباس بين الموظفين.
• احرص على عدم استخدام المعلومات السرية للشركة لتجنب سوء الاستخدام من قبل المنافسين.
• تحتاج إلى التأكد من حجم الملفات المرفقة بالرسالة حتى يتمكن المستلم من تنزيلها.

لكي تكون قادرًا على إيصال رسائل إدارية ناجحة، يجب أن تتعلم كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا من خلال موضوع كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا

قوالب رسائل الراحة

هناك عدد من النماذج للرسائل الإدارية وهي كالتالي

1 – استمارة طلب ملف إداري

• اسم الشركة مكتوب
• ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
• يكتب اسم المرسل إليه (إلى السيد ألمير)
• ابدأ بالتحية.
• ثم اكتب الموضوع (على سبيل المثال، أنا أتقدم بطلب للحصول على ملف إداري وأطلب الدعم اللازم في إتاحة الملف).
• نهاية الرسالة تحية (مع كل الاحترام والتقدير).
• اكتب اسم الموظف الذي أرسل الرسالة.
• توقيعه.

2- استمارة خاصة بطلب تأجيل الاجتماع

• تأجيل الاجتماع مكتوب أعلاه.
• تاريخ الكتابة ……………………….
• إلى المدير العام أو المدير الإداري …………………………………………………………
• بعد التحية …………….
• ثم يتم تقديم طلب لتأجيل الاجتماع، مع بيان الأسباب التي أدت إلى تأجيل الاجتماع.
• الشخص المشرف على الاجتماع ……………………
• توقيع المرسل ……………….

3 – استمارة طلب صيانة

• يستخدم هذا النموذج لتلقي طلب صيانة ويتم إرساله إلى رئيس قسم الصيانة والتكنولوجيا.
• نبدأ بالتحية ………… وبعد ذلك
• تاريخ الكتابة ……………………… ..
• الموضوع هو طلب صيانة اجهزة الحاسبات (كتابة القسم) وبعدها يتم كتابة اسباب طلب هذه الاجهزة.
• بعد ذلك، اكتب بعض البيانات عن أجهزة الكمبيوتر (مثل نوع الجهاز ونظام التشغيل والإجراء المناسب المتخذ وفقًا لذلك).
• لا مزيد من التحية (مع فائق التقدير والاحترام).
• اكتب اسم الموظف المرسل
• توقيع المرسل
• وبالتالي، يمكن لأي شخص كتابة سلسلة من الرسائل بناءً على النماذج السابقة مع بعض التغييرات اعتمادًا على محتوى الرسالة.

في نهاية رحلتنا مع قوالب الخطابات الإدارية الرسمية وكيفية كتابة خطاب إداري، أتمنى أن نكون قادرين على تزويدك بما تبحث عنه في هذا الصدد وندعوك لمعرفة المزيد حول القضايا التي تواجهها أي حكومة مطلوب موظف أو وجه من القطاع الخاص من خلال موقعنا.