يعتبر الرد الفعال على رسالة بريد إلكتروني رسمية باللغة الإنجليزية، في نظر مسؤول التوظيف، جزءًا أساسيًا من تحسين وصقل السيرة الذاتية، خاصةً عندما يكون المنصب الذي يتم التقدم إليه كتابيًا أو إداريًا ويبدو أن الرسالة ذكية وعملية ما يحتاج إلى يعتبر؛ لأن كل اتصال، مهما كان صغيراً، مع مدير أو مجند مهم لإحداث انطباع. لهذا السبب نعمل اليوم على كيفية الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية من خلال موقع ترينداتة الخاص بي.
جدول المحتويات
كيفية الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية
عادةً ما تظهر صورة سريعة جدًا للفرد عند تلقي رسالته (البريد الإلكتروني)، لذلك يجب أن تكون الرسالة في شكل منظم يرضي العين مع احترام مقدمة الرسالة، وفيما يلي نصائح مهمة[1]
- استجابة سريعة بعد استلام الخطاب.
- الحاجة إلى كتابة الغرض من الرسالة.
- توفر بعض الشركات التي تحتاج إلى موظفين لعدة مناصب مختلفة رمز موقف واحد. يجب تضمين هذا الرمز لغرض الكتابة، على سبيل المثال ب التقدم لوظيفة تسويق (FVQ).
- ابدأ بتحية مثل مرحباً سيدي، عزيزي السيد …. أو عزيزي العميل.
- استخدم العبارات الافتتاحية أو الترحيبية المناسبة، مثل آمل أن تجدك هذه الرسالة في حالة جيدة.
- ابدأ بمحتوى الرسالة بشرح طريقة سلسة مثل أنا أكتب هذا البريد الإلكتروني للإجابة على أسئلتك حول …….
- إذا كان هناك العديد من التفاصيل، فيمكن تقديمها في شكل نقاط.
- قسّم الخطاب إلى فقرات، تذكر أنه، على سبيل المثال، لا أحد لديه الوقت لقراءة حرف من 10 فقرات! يتراوح من 2 إلى 4 فقرات.
- من الأفضل ترك سطر فارغ بين الفقرات.
- الحفاظ على اللهجة الودية والصراحة التي تميز الخطاب.
- قد يشعر الطرف الآخر بالحرج من إعادة المراسلات. لذلك إذا كان هناك أي شيء إضافي، فينبغي عليهم الترحيب بأسئلتهم.
- تجنب الكلمات ذات الأصوات الصلبة أو علامات التعجب، ولا تستخدم الرموز التعبيرية أبدًا في الأحرف الرسمية.
- تجنب الرد على كل خطاب عندما تكون غاضبًا.
- عند إرسال خطاب رسمي، يجب تجنب الاقتباسات الدينية أو السياسية.
- لاحظ الإملاء والفرق بين (في، على، من، مع).
- يجب أن تكون جميع الأحرف بعد النقطة (.) كبيرة.
- اختر جملة ختامية مناسبة لإنهاء الخطاب.
- اضافة الحرف مع التوقيع مع امكانية اضافة التاريخ.
الرد على البريد الإلكتروني الرسمي
يجب أن تكون رسائل الرد قصيرة ومباشرة قدر الإمكان. ما يلي هو أحد الأنماط التي يمكن استخدامها كدليل عند كتابة رد بالبريد الإلكتروني
مرحبا سيد. ………………
فيما يتعلق بما كتبته إلينا عن ………………. في رسالتك الأخيرة ؛ نود أن نشكرك على تواصلك معنا. استحوذت المعلومات التي قدمتها مع بريدك الإلكتروني على اهتمام الإدارة ويتم التحقيق في هذه المسألة.
يمكنك الإجابة على استفسارك حول ………… باستخدام …………. ثم……….
الرجاء إعادة إرسال رسالة إذا كان هناك أي شيء غير واضح وأتمنى أن يكون هذا البريد الإلكتروني مفيدًا لك.
شكرا على وقتك.
التوقيع.
قالب البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية
نقدم أدناه نموذجًا خاصًا يمكن استخدامه عند إرسال خطاب رسمي يحتوي على بعض التفاصيل ويمكن أيضًا تفسيره على أنه خطاب رد على خطاب رسمي نصه
مرحبا سيد،
أتمنى أن يكون يومك سعيدًا حتى الآن، أكتب إليكم بخصوص …………………. (الغرض من الكتابة).
اسمح لي أن أسألك عن بعض التفاصيل التي وجدت صعوبة في فهمها. إلى …………………… الأول الأول ثم هناك ………. هذه المسألة …………….
ثم أتمنى أن أحصل على مساعدتك في هذا الأمر واسمحوا لي أن أعرب عن تقديري لوقتك. شكرا جزيلا.
مع تحياتي
التوقيع
تاريخ …/…. /….
جمل للرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية
هناك العديد من العبارات التي يمكن استخدامها لبدء رسالة الرد بالبريد الإلكتروني وإليك بعض العبارات التي يمكنك استخدامها
- بخصوص بريدك الإلكتروني المتأخر، آمل أن أحصل على نصيحتك بشأن …….
- دعني أخبرك سيدي أن معلوماتك كانت مفيدة للغاية لنا. مساهمتك مرحب بها جدا
- أنا أتابع بريدي الإلكتروني السابق على ……
- يسعدني أن أقرأ رسالتك الأخيرة وإجابتي هي …
- سيدي، لقد تلقيت للتو رسالتك، والتفاصيل التي قدمتها دقيقة للغاية ونتطلع إلى الترحيب بك في المؤسسة في ذلك اليوم. لمشاركة تجربتك معنا.
- عزيزي العميل بخصوص استفسارك السابق عن…. نعلمك أن….
- بعد تلقي بريدك الإلكتروني، أتفهم إحباطك من … لكن اسمحوا لي أن أقدم لكم بعض النقاط التوضيحية.
نماذج للرد على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية
تعتمد الإجابة دائمًا على نوع وطبيعة الكتابة، سواء كانت لإدارة المدرسة أو المعلم أو جهة حكومية. إلخ، ولكن إليك بعض الديباجة التي يمكن تفسيرها في عدد من المواقف
النموذج الأول
إذا كنت تتعامل مع شخص مهم أو هيئة رسمية قدمت بعض المعلومات في خطاب سابق أو كانت لديها بعض النقاط لمناقشتها، فيمكن استخدام النموذج التالي
إلى السيد الكريم ………
تحياتي و المزيد ..
يسعدنا تلقي رسالتك على ……
بصرف النظر عن ذلك، فإننا نرفق سياسة مع هذه الرسالة ؛ حتى تتمكن من الحصول على ما كنت تبحث عنه.
إذا كانت هناك أي أسئلة أو استفسارات أخرى ؛ نحن نقدر تعليقاتك.
شكرا جزيلا.
التوقيع
النموذج الثاني
فيما يلي نموذج يمكن استخدامه للتعامل رسميًا مع العميل الذي يقدم شكوى أو مشكلة واجهها
عزيزي الزبون
رداً على رسالتك إلينا بخصوص ……………… نعتذر عن تجربتك السيئة، تم تحويل شكواك إلى الإدارة لإيجاد الحل المناسب.
فيما يلي بعض النصائح لمنع حدوث هذه المشكلة مرة أخرى …………………………………………………
بإخلاص،
التوقيع
باتباع المقالة أعلاه، قمنا بالرد على رسالة بريد إلكتروني رسمية باللغة الإنجليزية من خلال اقتراح العديد من النماذج التي يمكن استخدامها وتوجيهها، مع سلسلة من العبارات التي يتم التعامل معها عادةً على أنها مقدمة في هذا النوع من الكلام.