يعتبر مفهوم الأمانة من أهم وأهم المفاهيم في عالم العمل وهي من الأدوار التي لها مكانة خاصة في جميع المؤسسات وخاصة في هذا اليوم وهذا العصر بسبب زيادة مهام الرؤساء. والضغط الكبير عليهم يساعدهم ويريحهم من دورهم. ومن ثم فهو يعتبر حجر الزاوية في العمل ومعرفة المزيد عن طبيعته وأدواره وخصائصه.
جدول المحتويات
تحديد مفهوم الأمانة
يمكن تعريفه على أنه مجموعة من المهام الوظيفية التي تجعل مهمة المشرف أسهل وتساعده على أداء المهام المختلفة.
وبتوضيح كلمة “سكرتير” بالتفصيل تبين أنها تعني “سري”، حيث أن كلمة “سكرتير” مشتقة من الكلمة الأصلية “سكرتير” وهي مشتقة من كلمة سكرتير بالعربية
وهذا يدل على أهمية هذه الوظيفة والتي تكمن في
- تقديم الخدمات التي تدعم المشرفين في بيئة العمل.
- تنظيم كافة الأعمال وتخزين كافة المعلومات السرية.
- التنسيق والاتصال بين الشركات.
- تعقب كافة المستندات.
مفهوم الأمانة التنفيذية
مفهوم السكرتارية
تعرف على المزيد حول صفات السكرتير الناجح وأهم 5 واجبات لرئيس السكرتير
الأمانة التنفيذية هي أساس الوظائف الإدارية ؛ ومن ثم، فهو يعتبر الأقرب إلى أصحاب الأعمال حيث يتولى معظم المهام مثل إدارة الأنشطة والأعمال التجارية والدعم الإداري للمستويات الأعلى.
- تحضيرهم للتقارير من خلال إعداد الرسائل والبيانات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
- تحديد الرسائل والزوار وجهات الاتصال الخاصة بهم وإحالتها إلى الجهة المختصة.
- تنظيم العمل الإداري كالسجلات الإدارية والأمور المالية.
- تدريب وإشراف المهنيين الشباب.
- إنشاء جداول للاجتماعات وتنسيق وإعداد كافة الأوراق والمستندات الخاصة بموضوعك.
- قم بعمل عروض تقديمية متعلقة بالأعمال وقم بتحرير الرسائل وطباعتها.
- السجلات وكافة الأعمال التي تخضع للتدقيق الداخلي.
- كتابة التقرير الأسبوعي لبيان ما تم إنجازه وما تم تأجيله.
- يدعو المشاركين إلى الاجتماعات.
- تأكد من أن جميع المعدات تعمل، وفي حالة حدوث عطل معين، ستكون هناك حاجة لموظفي الصيانة.
- وضع خطة العمل الأسبوعية للمدير العام والمدير التنفيذي.
- قبول المكالمات وإعادة توجيهها إلى المشترك ذي الصلة.
- تحضير المراسلات المطلوبة.
أسباب الاستعانة بأمانة سر
على الرغم من المهام والمزايا المتلقاة ومنصب السكرتير، إلا أنهم قد يواجهون بعض الصعوبات، خاصة في المؤسسات الكبيرة ذات النظام الإداري الصارم، حيث يختلف تأثير المشكلات حسب طبيعتها، ومنها ما يلي
- عدم تطوير جداول عمل متينة وصحيحة.
- وجود أكثر من جهة تنظيمية ولكل منها رأيها الخاص.
- عدم وجود خطط جيدة بين الأقسام المختلفة وتوزيعها.
- لديك أعمال إضافية.
- مشاكل التعامل مع مختلف الناس.
- أزمات يمكن أن تعيقه فجأة.
- عدم تفويض صلاحيات العمل بشكل صحيح.
- سيطرة مكثفة عليها والات العديدة للملفات.
- عدم التنسيق والتوقيت.
- يمكن أن يؤدي التعامل مع عقليات عديدة ومختلفة إلى إضعاف الفهم.
- مهام غير متوقعة تحدث فجأة أو قد لا تكون مناسبة.
ننصحك بقراءة مفهوم العمل من منظور مهني وفهمه في الإسلام
واجبات السكرتارية
للأمانة دور مهم تلعبه، فهي تقود الشركة أو المنظمة إلى النجاح بسبب مهامها المتنوعة. وفيما يلي أهم مهام الأمانة
- تنظيم وإعداد المراسلات وإحالتها إلى المدير العام، حيث تتمثل مهمته الأساسية في معالجة المراسلات وتقديمها للمدير لاعتمادها، وكذلك تصميم وإعداد التقارير اليومية والشهرية.
- انتبه إلى تنظيم المواعيد، وإنشاء الجداول الزمنية، وترتيب المقابلات، وعقد الاجتماعات، وإعداد غرفة الاجتماعات، وإذا كان الاجتماع خارج الشركة، فاحجز المكان، واتبع عملية الدعوة واستقبل الأشخاص أيضًا.
- الاشراف على جميع الاقسام في الشركة.
- تنظيم الوثائق وأرشفتها.
- استخدامهم للتكنولوجيا لأداء المهام، بما في ذلك الكتابة على البرامج ؛ لذلك من الأفضل أن يكون الموظف لديه مهارات رخصة الكمبيوتر Icdl.
- يستمع إلى اقتراحات الموظفين ويعمل على تنفيذ أفضلها مما يساعد على تقدم العمل ويسرع الإنتاج.
- إعداد التقارير والبحث وتنظيم العلاقة بين المديرين والموظفين، مع تدوين ما قيل في الاجتماع والملاحظات المقدمة.
- تنظيم وإعداد المواعيد للزيارات والاتصالات للعملاء من خلال تسجيل أسماء الأشخاص وأرقام هواتفهم ثم عرضها على المدير لترتيب الأوقات المناسبة لهذه الزيارات.
- تابع وأرسل بريدًا إلكترونيًا عند الانتهاء.
- كتابة المستندات الطبية مثل مواعيد المريض ومواعيد الطبيب.
- إدارة وتنظيم جميع المواعيد.
- التواصل مع المرضى بطلباتهم المختلفة.
- ة جميع السجلات الطبية.
مفهوم السكرتارية
لا تفوت صفات رائد الأعمال والفرق بين رائد الأعمال ورائد الأعمال
خصائص السكرتارية
يجب أن تتمتع الأمانة بعدة صفات تساعدها على أداء مهمتها بشكل كامل ورفع عجلة الإنتاج وسير العمل، ومنها
- اللباقة في التعامل مع الآخرين على اختلاف أنواعها.
- القدرة على استخدام لغة صلبة ومناقشتها بشرح طريقة بسيطة وواعية.
- الصدق والأمانة في التعامل مع المعلومات والأسرار.
- الذكاء والفهم السريع.
- أن يكون لديك فن التعامل مع الناس والتعامل مع المشاكل.
- أن يكون المظهر جميلاً حيث أنه من أهم متطلبات نجاح الشركة كما يظهر أولاً على الزوار، لذلك يجب ترك انطباع جيد.
- القدرة على تنسيق وتنظيم جميع المهام بشكل جيد وفعال.
- تحلى بالحكمة والصبر، وهذا يتطلب ألا تستعجل الأمور بل أن تستخدم ذكائك وتفكيرك الواعي والمنظم.
- القدرة على تحمل أعباء العمل والتعامل معها بذكاء.
- النشاط والحيوية والاتساق في العمل.
- احترام الآخرين على اختلاف أنواعهم.
- الثقة والقدرة على التواصل مع الآخرين.
- يميزونها بمهارات معينة تساعدها على إنجاز المهمة بسهولة وسلاسة.
- قم بتدوين المعلومات العامة حول مجال نشاطك. خدمات السكرتارية لها تخصصات مختلفة. يمكن أن تكون قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية أو طبية.
قد تكون مهتمًا أيضًا بما يلي تعريف إدارة الأعمال وأشهر 7 أشكال لإدارة الأعمال
في هذا المقال شرحنا لكم مفهوم الأمانة وأهميتها ومهامها في الشركات والمؤسسات والتخطيط الجيد لأهمية الصفات الحميدة والسلوك الصحي والتفكير الواعي حتى تتمكن من إنجاز المهمة وكفاءة المؤسسة وتقديمه للأمام وبالتالي رفع عجلة الإنتاج.