Nakup novega tiskalnika

Urednik,

Kopirni stroji oziroma tiskalniki so naprave, ki si jih danes lasti že vsako podjetje pa tudi vsak posameznik. Uporabljamo jih pri vsakodnevnem delu, ko želimo v fizično obliko spraviti razne dokumente in slike. Na trgu je pestra izbira tovrstnih naprav, prav zato se ne smemo zaleteti v nakup, ampak moramo biti premišljeni in izbrati tako napravo, ki nam bo služila kar v največji meri.

Kopirni stroji so zelo različnih cenovnih razredov. Tiskalnik si lahko privoščimo že za nekaj deset evrov. Po drugi strani pa zgornje meje skoraj ni. Če želimo kvalitetno napravo, potem se cene gibljejo po nekaj 100 evrov. Najdražje naprave lahko sicer stanejo tudi 1.000 evrov ali več. Vendar tukaj govorimo res o tistih najdražjih industrijskih, ki služijo nekem specifičnemu namenu in jih uporabljajo podjetja, ki so specializirana v tiskanju. Tukaj lahko govorimo o UV tisku, pri čemer gre za tiskanje na posebne materiale kot so plastika, steklo, kovina in drugo. Ali pa o 3D tisku, ki je zadnje čase čedalje bolj v modi.

Razlike med kopirnimi stroji

Kopirni stroji oziroma tiskalniki se med seboj razlikujejo po številnih funkcijah. Nekateri so hitrejši, drugi počasenjši pri tiskanju. Kriterij za to je ppm – gre za število natisnjenih strani na minuto. Ta vrednost je različna pri barvnih in pri črno-belih straneh. Potem je tukaj kakovost natisnjenega gradiva. Vprašajte se, kakšno kakovost tiskanja zahtevate pri vašem delu. Izberite tako resolucijo tiskanja, ki bo ustrezala vašim potrebam. Kakšna je kapaciteta za papir? Tudi to je lahko pomembna funkcija. Če želite, da bi tiskanje potekalo čim bolj tekoče in brez vašega poseganja, potem izberite čim večjo vrednost.

Potem bodite pozorni tudi na kartuše. Kakšna je njihova razporeditev? V tiskalniku je lahko prostor zgolj za dve kartuši – pri tem je ena barvna in druga črna. Pri naprednejših tiskalnikih, ki običajno proizvajajo tudi boljše rezultate, pa je vsaka barva v svoji kartuši.

Nakup novega tiskalnika

Kaj je virtualna pisarna?

Urednik

Virtualna pisarna je storitev, ki zaposlenim in lastnikom podjetij omogoča, da delajo na daljavo z zagotavljanjem vrste poslovnih funkcij, dostopnih prek interneta. Prav tako omogoča organizacijam, da ustvarijo in ohranijo prisotnost na zaželeni lokaciji, ne da bi morali plačati najemnino za dejanski prostor. Pisarna mogoča podjetjem veliko prednosti fizične pisarne, vendar brez dejanskega prostora ali mize. Je tudi odlična rešitev za vse, ki ne morejo pridobiti dovoljenja za registracijo naslova.

Kaj ponuja virtualna pisarna?

Poštni naslov podjetja –  to pomaga podjetjem, da se zdijo malo bolj prestižna, kot bi bila sicer, če bi uporabila svoj pravi naslov.

Receptorka – to pomaga, če organizirate sestanke v vaši virtualni pisarni in okrog nje, saj se zdi, da je virtualna pisarna nekoliko manj navidezna za vaše stranke in poslovne sodelavce.

Odpiranje in skeniranje ovojnic – če prejemate pošto, ki je poslana na naslov kjer vas ni, je to odlična storitev, kjer vam skenirajo vse objave ter pošljejo po e-pošti.

Sejne sobe – morda ne boste imeli dostopa do delovne mize, lahko pa se vsaj dogovorite za sestanke tudi v sejnih sobah.

Storitve telefonskega odzivnika in glasovne pošte – to vam preprosto pomaga pri upravljanju dohodnih klicev in pomeni, da vam ni treba ponuditi svojega osebnega mobilnega telefona.

Od kod prihaja ideja za virtualni pisarniški prostor?

Zamisel je prišla iz industrije Executive Suite leta 1994. Ideja se je razvila zaradi sposobnosti podjetij, da delujejo na daljavo z uporabo vedno naprednejše tehnologije za komunikacijo. Platforme kot so Skype, Google Hangouts in mnogo drugih so lastnikom podjetij omogočile, da zmanjšajo stroške najema pisarniških prostorov.

Ta fleksibilnost je mladim podjetjem omogočila, da gradijo ekipe zunaj mest z višjim profilom, zmanjšajo stroške in še vedno izgledajo „prestižno“. Za številna podjetja je prestižni poštni naslov nepomemben, vendar za mnoga podjetja to naredi veliko razliko. Če ste visokokakovostni odvetnik, boste poskrbeli, da bo vaš poštni naslov v središču višje profilnega mesta, saj to močno vpliva na nekatere stranke.

Kaj je virtualna pisarna?

Obratna sredstva v podjetju in njihov pomen

Urednik

Za obratna sredstva v podjetju lahko rečemo, da so nuja, da podjetje sploh lahko funkcionira. Gre za tisto osnovno gonilo, ki omogoča, da poslovanje nemoteno poteka. V prispevku vam bomo tako razložili, kaj sploh so obratna sredstva in kako lahko rešujemo situacijo, če pride do njihovega primanjkljaja.

Pomen tovrstnih sredstev

Že ime pove, da so obratna sredstva stalno v gibanju. Zanje je značilno, da nenehno spreminjajo svojo obliko. Danes so lahko v eni, čez čas pa v drugi obliki. Gre torej za sredstva, ki omogočajo tekoče poslovanje. Vemo, da pri večini dejavnosti za vzpostavitev poslovanja potrebujemo denar. Z njim si lahko zagotovimo prostor, kjer bo podjetje delovalo, kupimo surovine za izdelavo produktov, zaposlimo ljudi itd. Denar je torej prva oblika tovrstnih sredstev.

Denar nato pretvorimo v surovine, iz katerih bomo izdelovali končne izdelke. Ko se surovine znajdejo v skladišču, postanejo zaloga. To so torej obratna sredstva v še eni obliki, v kateri se lahko nahajajo. Vemo, da se zaloge relativno hitro porabljajo. Veliko je sicer odvisno tudi od dejavnosti. V gostinstvu in trgovini z živili je njihova poraba izjemno hitra. Pri izdelkih večjih vrednosti pa je njihova poraba počasnejša.

Iz zaloge se torej izdela končni produkt. To je že tretja oblika, ki jo lahko zavzamejo gibljiva sredstva. Taki izdelki se potem znajdejo na policah trgovin. V primeru gostinstva se pijačo in hrano postreže stranki. Ta nato plača za to, kar je dobila oziroma za samo storitev. Tako govorimo spet o denarju kot o obliki gibljivih sredstev.

V primeru primanjkljaja

Kaj pa če pride do primanjkljaja obratnih sredstev? Govorimo o primanjkljaju denarja, saj je le ta osnova za vse ostalo. Potem je treba hitro najti rešitev, da bo podjetje lahko normalno poslovalo naprej. Podjetje se lahko odloči za posojilo pri banki, če seveda izpolnjuje pogoje, ki jih banka ponuja. Dostikrat sploh pri novonastalih podjetjih tovrstni pogoji niso izpolnjeni. Tako se podjetje lahko poslužujejo faktoringa ali posojila iz kakšnega drugega vira.


Obratna sredstva v podjetju in njihov pomen

Računovodja: brez njega v podjetju ne gre

Urednik

Računovodja je oseba, ki je zadolžena za vodenje prihodkov in odhodkov podjetja, za plačevanje prispevkov, letno poročanje in obveščanje o morebitnih spremembah zakonodaje na tem podorčju. Gre torej za nepogrešljivo osebo. Področju računovodstva se ne more izogniti nobeno podjetje. Tudi najmanjša podjetja in samostojni podjetniki se ga ne morejo ogniti. Razlike so zgolj v obsegu.

Tako je pri velikih podjetjih znotraj podjetja oddelek, namenjen računovodstvu. Tam je torej zaposlenih več računovodij, ki skrbijo za nemoteno spremljanje poslovanja. Pri manjših podjetjih zadošča ena oseba, ki dela na tem področju. Pri zelo majhnih podjetjih je lahko računovodja kot zunanja pomoč. V tem primeru gre za sodelovanje z računovodskim servisom. Ta skrbi za poslovanje več podjetij hkrati. Eno izmed njih je tudi vaše podjetje.

Naloge računovodje

Računovodja mora biti za opravljanje tega poklica ustrezno usposobljena. Za sabo mora imeti tovrstna izobraževanja in izkušnje, ki ji pomagajo pri tem, da delo lahko opravlja brezhibno. Stalno mora biti ne tokečm z aktualnim dogajanjem, saj le tako lahko optimalno pokriva to področje.

Gre za osebo, ki je odgovorna za beleženje vseh poslovnih dogodkov, do katerih pride tekom poslovanja. Pri tem poslovni dogodek pomeni vse prilive in odlive na račun podjetja. Ko podjetje prejme plačilo za opravljanje določenih storitev ali dobavo izdelkov, od strank prejme plačilo – gre za prihodke.

Takrat, ko mora podjetje nakazati denar za plačilo za določene storitve, ki jih koristi med poslovanjem, gre za odhodke. Tudi ko nakupi surovine, ki jih potrebuje za proizvodni proces, nastanejo odhodki.

Letna poročila

Računovodje imajo največ dela v začetku leta, saj morajo takrat oddati poročilo za poslovanje podjetja v preteklem letu. To je zahtevano s strani države, da lahko spremlja, kako posluje posamezno podjetje.

Gre za precej zahtevna poročila, ki jih lahko kakovostno pripravi le oseba, ki ima znanja na tem podorčju. Posebnost so le s.p.-ju, katerih odhodki se merijo na normiran način. Oni s tem podorčjem nimajo veliko dela, saj morajo spremljati le prihodke, odhodki so pa že vnaprej predpostavljeni. Prav zato je normirani s.p. edina oblika podjetja, pri kateri se lahko računovodstva loti tudi podjetnik sam, če prej osvoji določena znanja.

Računovodja: brez njega v podjetju ne gre

Kako naj se lotite nakupa barvnega tiskalnika?

Urednik

Barvni tiskalnik je danes obvezna oprema vsakega doma in pisarne. Gre za nepogrešljiv pripomoček. Ker pa je izbira takih naprav na trgu tako raznovrstna, je še toliko bolj pomembno, da se nakupa lotite premišljeno. Zbrati morate čim več informacij, kaj je možno dobiti. Potem pa določite želeno kombinacijo lastnosti in funkcij tiskalnika, ki ga boste povrh tega dobili za sprejemljivo ceno.

Dobro izhodišče za odločanje vam lahko služi vaš prejšnji barvni tiskalnik. Premislite, kaj je tisto, kar vam je bilo pri njem nepogrešljivo. Po drugi strani sigurno obstaja še kaj, kar bi lahko izboljšali. Mogoče si želite boljše kakovosti tiskanja, mogoče hitrejše rezultate. Mogoče so se vaše potrebe po tiskanju spremenile in potrebujete tiskalnik, ki je specializiran v točno določeno področje; npr. v tiskanje fotografij.

Na kaj morate biti pozorni?

Kateri so torej tisti kriteriji, ki jih je dobro vzeti podr drobnogled? Če vam je pomembna hitrost tiskanja, potem bodite pozorni na vrednost ppm, ki pomeni število natisnjenih strani na minuto. Ta vrednost se razlikuje, če gre za tiskanje črnobelih strani ali če gre za barvno tiskanje. Tiskanje v barvah je namreč nekoliko bolj zamudno.

Na splošno so laserski tiskalniki bolj prilagojeni tiskanju besedila, medtem ko se brizgalni bolje obnesejo pri tiskanju v barvah. Pri večjem obsegu tiskanja vam bo delo olajšalo samodejno obojestransko tiskanje. Priporočljivo je izbrati tak barvni tiskalnik, katerega kapaciteta papirja bo kar največja. To pomeni, da boste imeli manj dela pri poseganju v sam postopek tiskanja.

Tudi možnosti povezljivosti z drugimi napravami se lahko izkažejo kot koristna pridobitev. Če namerava na en barvni tiskalnik tiskati več zasposlenih, potem poiščite tak tiskalnik, ki bo to omogočal. Zamudno je dokumente in slike, ki jih imate na telefonu vsakokrat prenašati najprej na računalnik in jih nato natisniti. Zato je bolje imeti tiskalnik, ki omogoča tiskanje direktno z mobilnih naprav.

Kako naj se lotite nakupa barvnega tiskalnika?

Katere so prednosti virtualne pisarne?

Urednik,

Virtualna pisarna je čedalje bolj popularna. Gre za storitev, pri kateri podjetje najame poslovni naslov, ki ga nato predstavlja kot naslov svojega podjetja. To je uporabno predvsem pri tistih podjetjih, ki so šele na začetku poslovanja oziroma poslujejo v majhnem obsegu in zaposleni niso vezani na rabo poslovnih prostorov. Delo lahko opravljajo od doma.

V katerih primerih je smiselno koriščenje virtualne pisarne?

Mnogo podjetnikom želi poslovni naslov prijaviti na svojem domačem naslovu, vendar pa se pri tem srečuje s prepreko. Ta je, da lastnik stanovanja opravljanja podjetniške dejavnosti na svojem naslovu ne odobrava. Glede na to, da je ob registraciji podjetja treba priložiti dovoljenje s strani lastnika, če predlagan prostor ni v lasti podjetnika, je to lahko velik problem. Prav zato je rešitev virtualna pisarna Tako podjetnik dejavnost še vedno lahko opravlja na želeni lokaciji, le poslovni naslov najame pri ustreznem ponudniku.

Treba je vedeti, da je podatek o lokaciji vašega podjetja na vpogled vsem. Vsak lahko prek spleta poizve, kje imate sedež dejavnosti. Problem se lahko pojavi, če se nahajate na neugledni lokaciji. Tako lahko na ta način odbijete potencialne stranke. Velja namreč, da je privlačna lokacija pomembne kriterij pri izbiri, komu je vredno zaupati.

Virtualna pisarna pa je rešitev tudi v primeru, ko želite bolj striktno ločevati zasebno in poslovno življenje. Če ne bi radi, da vas stranke nenajavljeno obiščejo na vašem naslovu. S tem namreč lahko zmotijo vaš ritem pa tudi družinske člane pri vsakodnevnih dejavnostih. Preveč domače okolje pa lahko tudi v stranki zbudi neprijetne občutke.

Poleg tega storitev virtualne pisarne omogoča, da lahko striktno ločujete zasebno in poslovno pošto. Poslovno pošto boste namreč prejemali pri ponudniku. Lahko se zmenite tudi za prepošiljanje ali za posredovanje skenirane. Vsekakor se boste na tak način zavarovali pred tem, da bi vaša pošta prišla v napačne roke in bi tvegali, da bi se nekje založila.

Tako je najem poslovnega prostora praktična rešitev številnih problemov.

 

Katere so prednosti virtualne pisarne?

Kako poteka poslovanje z eračuni?

Urednik

Eračuni so že nekaj časa stalnica poslovanja. Njihove prednosti so v enostavnem izstavljanju, hipnem posredovanju prejemniku (kar prek elektronske pošte), varčevanju na papirju in izogib poštnim storitvam. Seveda s sabo prinašajo tudi pozitiven vpliv na okolje, saj se na njihov račun privarčuje s papirjem.

Izstavljanje eračunov in davčne blagajne

Če nameravate kot podjetje s strankami poslovati na gotovinski način, potem so davčne blagajne možnost, ki jo morate izbrati. Gotovinsko poslovanje pomeni, da vam bodo stranke plačevale na naslednje načine: z bankovci, kovanci, s čekom ali pa s plačilno kartico. Tako si morate urediti sistem davčne blagajne, ki ga lahko kot program naložite na obstoječo napravo (računalnik, tablica) ali pa kupite posebno napravo, v katero je program že vgrajen. Poleg tega potrebujete tudi poseben tiskalnik, ki služi tiskanju računov.

Davčne blagajne so se pojavile z namenom, da se vsi podatki o izstavljenih računih prek internetne povezave posredujejo direktno do FURS-a. Ta lahko tako bolj učinkovito nadzoruje področje računov. Da bi lahko davčne blagajne uporabljali, si morate prej zagotoviti digitalno potrdilo, zagotovljeno pa morate imeti tudi internetno povezavo.

Negotovinsko poslovanje

Če imate opravka s strankami, ki vam bodo za dobavljene izdelke oziroma opravljene storitve plačevale z nakazilom direktno na vaš TRR, gre za negotovinsko poslovanje. V tem primeru je oblika eračuna nekoliko bolj fleksibilna. Lahko ga pripravite v programih Word ali Excel. Še bolj pa vam priporočamo, da se v te namene poslužujete posebnega programa, s katerim bo vse skupaj lažje – izstavljanje in shranjevanje takih računov.

Izjema: proračunski uporabnik

Pri negotovinskem poslovanju ste torej nekoliko bolj fleksibilni. Če pa imate za stranko proračunskega uporabnika (javna uprava), potem to ne velja. Za to stranko morate eračune izstavljati zgolj na en sam način. To je prek UJP portala. Da bi portal lahko uporabljali, morate vanj dostopati prek uporabniškega imena, gesla in digitalnega potrdila, ki ste ga predhodno pridobili. Sicer pa je postopek zelo enostaven. Sistem vas pelje skozi vse rubrike, tako da točno veste, kaj morate izpolniti in kako.

Kako poteka poslovanje z eračuni?