Računovodstvo je podjetje, ki ga je treba organizirati znotraj vsakega podjetja. Je namreč osnova za oddajo letnega poročila, ki se ga ob koncu leta odda državi. Hkrati pa podatki predstavljajo pomemben vir informacij tudi za samo podjetje. Na podlagi podatkov namreč ugotovimo, če je podjetje v določenem časovnem obdobju dosegalo postavljene cilje ter lažje dobimo usmeritve za naprej.

Oseba, ki skrbi za računvodstvo v podjetju je računovodja. Ta lahko s podjetjem sodeluje na različne načine. Podjetje lahko tako osebo zaposli na delovno mesto in tako delo opravlja v polnem obsegu. Vendar pa je ta opcija smiselna zgolj za podjetja, ki imajo tako veliko število poslovnih dogodkov na časovno enoto, da potrebuje osebo, ki se s tem ukvarja toliko časa.

Opcija je tudi računovodski servis

Sploh novonastala podjetja običajno še nimajo takega obsega poslovanja, da bi se jim splačalo imeti osebo, ki bi bila zaposlena na tem delovnem mestu. V tem primeru se podjetje lahko odloči za zunanjo podporo. Tako se poveže z računovodjo od zunaj. Sklene sodelovanje z računovodskim servisom in dodeljen mu je računovodja, ki delo opravlja v takem obsegu, kot je za podjetje najbolj smiselno. Skladno s tem je tudi plačilo za storitev. Tako si podjetje pomembno zniža stroške in poskrbi za profesionalno vodenje tega področja.

Ne glede na to, komu podjetje zaupa vodenje tega področja, je priporočljivo, da se o njem pozanima tudi sam. Poznati mora vsaj osnove, zato bo lahko na vsake toliko preveril podatke in iz njih potegnil neke zaključke.

Vsekakor pa ni priporočljivo, da bi se podjetnik vodenja računovodstva vodil sam, brez pomoči usposobljene osebe. Izjema je le normira s.p. Ta je zaradi poenostavljenega poslovanja, saj je treba evidentirati zgolj prihodke, najbolj enostavna oblika. Še vedno pa se morate prej čim bolj pozanimati in pridobiti vse potreben informacije, da ne bi prišlo do kakšnih pomembnih napak.

Računovodja je oseba, katere zadolžitve obsegajo spremljanje poslovanja in beleženje vseh poslovnih dogodkov, do katerih pride v podjetju. Gre za finančne prilive in odlive s TRR podjetja.

Zakaj je to pomembno spremljati? Prvič zato, da podjetje lahko ob koncu nekega obdobja ugotovi, ali dosega zastavljene cilje. Prek podatkov namreč preverja uspešnost poslovanja. Na podlagi dobljenih podatkov lahko lažje postavi tudi cilje za v prihodnje. Podatki so poleg tega pomembni tudi za zunanjo zainteresirano javnost. Gre torej za morebitne stranke in poslovne partnerje, ki se zanimajo za sodelovanje s podjetjem oziroma koriščenje uslug. Poleg tega je letno poročanja obvezno za vsa podjetja, saj njihovo poslovanje do določene mere spremlja tudi država.

Kako voditi računovodstvo?

Računovodja je torej nepogrešljiva oseba v vsakem podjetju. Ta ima posebna znanja in izkušnje, ki ji omogočijo, da lahko kar najbolj kakovostno vodi to področje. Podjetje se lahko odloči, da tako osebo zaposli v podjetju ali pa z njo sklene sodleovanje v obliki zunanje pomoči.

Kaj je boljše? Vsekakor je vse odvisno od konkretne situacije. Seveda je bolje, če je taka oseba v podjetju, ampak seveda se pri majhnem obsegu dela to podjetju ne izplača. Tako vsaj v začetkih poslovanja več podjetij računovodstvo organizira v obliki zunanje pomoči.

Tako pride do povezave z računovodskim servisom, ki se ukvarja z nudenjem tovrstne pomoči podjetjem. En računovodja v tem primeru prevzame vodenje knjig več podjetij. To obsega vse storitve; od plačevanja mesečnih prispevkov za socialno varnost, plačilo mesečne akontacije dohodnine. Poleg tega se spremlja vse prihodke in odhodke podjetja. Najzahtevnejši in najobsežnejši del vsega skupaj pa je oblikovanje letnih poročil.

Letna poročila se odda v elektronski obliki v pregled državnemu organu. Pri tem je treba navesti vse zahtevane podatke in izpolniti vse rubrike obrazca. Po potrebi je treba priložiti tudi priloge. Zelo pomembno je, da je dokument natančno izpolnjen in da ni nobenih napak.

Računovodja je oseba, ki je zadolžena za vodenje prihodkov in odhodkov podjetja, za plačevanje prispevkov, letno poročanje in obveščanje o morebitnih spremembah zakonodaje na tem podorčju. Gre torej za nepogrešljivo osebo. Področju računovodstva se ne more izogniti nobeno podjetje. Tudi najmanjša podjetja in samostojni podjetniki se ga ne morejo ogniti. Razlike so zgolj v obsegu.

Tako je pri velikih podjetjih znotraj podjetja oddelek, namenjen računovodstvu. Tam je torej zaposlenih več računovodij, ki skrbijo za nemoteno spremljanje poslovanja. Pri manjših podjetjih zadošča ena oseba, ki dela na tem področju. Pri zelo majhnih podjetjih je lahko računovodja kot zunanja pomoč. V tem primeru gre za sodelovanje z računovodskim servisom. Ta skrbi za poslovanje več podjetij hkrati. Eno izmed njih je tudi vaše podjetje.

Naloge računovodje

Računovodja mora biti za opravljanje tega poklica ustrezno usposobljena. Za sabo mora imeti tovrstna izobraževanja in izkušnje, ki ji pomagajo pri tem, da delo lahko opravlja brezhibno. Stalno mora biti ne tokečm z aktualnim dogajanjem, saj le tako lahko optimalno pokriva to področje.

Gre za osebo, ki je odgovorna za beleženje vseh poslovnih dogodkov, do katerih pride tekom poslovanja. Pri tem poslovni dogodek pomeni vse prilive in odlive na račun podjetja. Ko podjetje prejme plačilo za opravljanje določenih storitev ali dobavo izdelkov, od strank prejme plačilo – gre za prihodke.

Takrat, ko mora podjetje nakazati denar za plačilo za določene storitve, ki jih koristi med poslovanjem, gre za odhodke. Tudi ko nakupi surovine, ki jih potrebuje za proizvodni proces, nastanejo odhodki.

Letna poročila

Računovodje imajo največ dela v začetku leta, saj morajo takrat oddati poročilo za poslovanje podjetja v preteklem letu. To je zahtevano s strani države, da lahko spremlja, kako posluje posamezno podjetje.

Gre za precej zahtevna poročila, ki jih lahko kakovostno pripravi le oseba, ki ima znanja na tem podorčju. Posebnost so le s.p.-ju, katerih odhodki se merijo na normiran način. Oni s tem podorčjem nimajo veliko dela, saj morajo spremljati le prihodke, odhodki so pa že vnaprej predpostavljeni. Prav zato je normirani s.p. edina oblika podjetja, pri kateri se lahko računovodstva loti tudi podjetnik sam, če prej osvoji določena znanja.

Računovodja ja ali ne? To vprašanje si postavi marsikateri samostojni podjetnik. Nekateri se odločijo, da bodo računovodstvo izvajali kar sami, drugi pa to raje prepustijo strokovnjakom na svojem področju. Torej, je bolj smiselno, da se sami priučite teh spretnosti ali je bolje nekaj denarja vložiti za to, da računovodja to ureja namesto vas?

Če imate že sami ta znanja, potem se boste verjetno odločili, da to prevzamete nase. Vseeno morate vedeti, da boste morali vložiti veliko časa in energije v to in da je pomembno, da spremljate novosti na tem področju, spremembe zakonodaje in se temu prilagodite.

Normirano ali navadno podjetje?

Naslednja stvar je, kakšen tip podjetja imate oziroma na kakšen način vodite knjigovodstvo. Če imate normirani s.p., boste imeli s tem področjem še najmanj dela, saj morate v tem primeru spremljati le prihodke, medtem ko je višina odhodkov že vnaprej določena. Spravljati morate torej račune, plačevati prispevke za socialne prispevke in voditi evidenco glede njih ter spremljati področje akontacije dohodnine. To je torej najbolj enostaven način poslovanja in v tem primeru se vam najbolj splača, da se priučite minimalnih znanj, ki jih boste potrebovali.

Če pa podjetje vodite na navaden način, potem boste morali spremljati tudi vse odhodke, ki nastanejo v podjetju. V tem primeru imate dve možnosti. Račune lahko vodite na način enostavnega ali pa na način dvostavnega knjigovodstva. Pri enostavnem knjigovodstvu boste vsake spremembe finančnega stanja vpisali enkrat, pri dvostavnem pa dvakrat; po času nastanka in po vrsti. Dvostavno knjigovodstvo je bolj kompleksno, ampak tudi bolj pregledno. Dvostavno knjigovodstvo zahteva še toliko več časa in znanja, zato je tukaj pomoč računovodje še toliko bolj potrebna. Poleg sprotnega vodenja vseh nastalih prihodkov in odhodkov boste morali ob koncu leta oddati tudi poročilo.

Vsekakor je torej v primeru, ko ne gre za normirano podjetje, veliko bolje, če računovodja opravi namesto vas vse potrebne zadolžitve. Na tak način boste prihranili veliko živcev in dragocenega časa in se na ta račun posvetili tistemu, kar je najbolj pomembno: vaši osnovni dejavnosti. Hkrati pa se boste izognili tudi vsem morebitnim napakam, kar je za podjetnika veliko olajšanje.