Praktično vsak podjetnik v 21. stoletju uporablja programsko opremo za pomoč pri poslovanju, med pogostimi pripomočki pa je ravno program za izdajanje računov. To orodje nam močno olajša razna računovodska opravila, ne le izstavljanja računov, a ravno z računi bomo imeli verjetno največ dela, zato se je smiselno osredotočiti na te funkcionalnosti. Verjetno nam bo program ponudil celo vrsto opcij, ki jih lahko dobro izkoristimo.

Seveda ne gre pričakovati, da bomo potrebovali prav vse funkcionalnosti dobrega programa za vodenje računov. Ta programska oprema se pripravlja za širok spekter uporabnikov, tako da ponuja cel nabor funkcij – podjetniki bodo pač uporabili tiste, ki so najbolj relevantne za njihovo situacijo. Jasno je, da bo treba že v izhodišču izbrati pravi program za izdajanje računov, tistega, ki ponuja najboljši nabor funkcij za posameznega podjetnika. Za to pa moramo vedeti, kaj sploh imamo na voljo in kako nam te funkcije pomagajo.

Vsak program za izdajanje računov omogoča enostavno izstavljanje računov

Ključna funkcija vsakega računovodskega programa je seveda ta, da nam omogoča izstavljanje računov. Morda bi si mislili, da je to povsem enostavna naloga, a hitro se izkaže, da se že pri tem srečamo tudi z nekaterimi posebnimi zahtevami, ki jih ni tako lahko izpolniti. Zato mora program za izdajanje računov prepričati že s svojimi osnovnimi funkcijami. Navsezadnje imamo z izstavljanjem računov kar dosti dela, ki se mu preprosto ne moremo izogniti.

Poznamo različne oblike računov, ki jih pripravljamo za različne vrste kupcev, veliko pa je odvisno tudi od poslovnih praks podjetja. Vse več podjetij se odloča za brezpapirno poslovanje, torej tudi računov ne tiskamo več, temveč jih pošiljamo v obliki digitalnih datotek. Še en korak naprej naredijo tisti, ki se odločijo za poslovanje s standardiziranimi e-računi, ki niso le računi v digitalni obliki. Takoj se torej srečamo z različnimi oblikami računov, ki jih mora program za izdajanje računov podpirati.

Program za izdajanje računov poenostavi še druge opravke z računi

Vsak račun nam nalaga še nekaj dodatnega dela onkraj priprave računa. Tudi pri tem nam program za izdajanje računov močno pomaga.

Takšna programska oprema pogosto ponuja možnosti samodejnega pošiljanja računov na naslov naših kupcev. E-računi se lahko preprosto izvozijo v obliki, ki omogoča obdelavo z avtomatskimi sistemi in plačilo s spletno banko. Vedno imamo na voljo tudi možnost za tiskanje računa, prav tako se bodo računi samodejno beležili v evidenco poslovanja.

Dober program za izdajanje računov ima še druge funkcije. Pripravlja računovodske izkaze in poročila, na podlagi vseh podatkov obračunava prispevke, DDV in druge dajatve. Lahko pomaga tudi pri obračunavanju plač, potnih nalogov in pri drugih opravkih.

Vsak program za izdajanje računov ima svoje funkcije

Ne moremo pričakovati, da bo prav vsak računovodski program ponudil isti nabor funkcij. Nekatera orodja so zelo preprosta in dejansko služijo le temu, da lahko brez težav izstavljamo račune. Nekateri programi imajo le osnovne funkcije za samostojne podjetnike in mala podjetja. Napreden program za izdajanje računov pa dejansko ponuja cel nabor opcij za večja podjetja in zahtevne podjetnike.

Praktično vsako sodobno podjetje uporablja program za izdajanje računov. To je že povsem osnovna oprema, ki odgovarja na potrebe vseh vrst podjetij, od samostojnih podjetnikov do največjih korporacij. Seveda poznamo različne variante takšnih programov, uporabljamo lahko različne funkcije, a vedno je pametno poizvedeti več o programski opremi, ki nam pomaga pri najbolj osnovnih opravilih pri vodenju podjetja.

Z izdajanjem računov se gotovo sreča prav vsak podjetnik. Nekatera podjetja izdajajo po več tisoč računov na dan, manjši podjetniki pripravijo morda le nekaj računov na mesec – v vsakem primeru nam program za izdajanje računov močno olajša delo, ima pa tudi druge pomembne prednosti. Ne gre le za prihranek časa, še več je vredno to, da se izognemo napakam in pomotam ter zagotovimo pravilno pripravo računov.

Program za izdajanje računov preprečuje napake

Največje tveganje, ki ga imamo pri izdajanju računov, je verjetno to, da bi na dokument zapisali kakšne napačne podatke ali pa bi na nujne informacije pozabili. Če račune pripravljamo ročno, obstaja za to kar visoko tveganje, saj je treba misliti na številne podrobnosti, ki jih zahteva račun. Pravzaprav imamo veliko dela že s tem, da se pozanimamo o vseh nujnih podatkih, da pripravimo vzorec računa in nato vedno sami urejamo vse podatke.

Tu nam program za izdajanje računov močno olajša delo in preprečuje morebitne napake. Tak program namreč samodejno preverja vpisane podatke, določene informacije lahko kar sam doda na račun. Že ob ustvarjanju novega računa je navedena pravilna zaporedna številka, naveden je pravi datum, imamo tudi podatke o podjetju in vse druge nujne informacije. Prav tako nam program za izdajanje računov pomaga pri vpisovanju podatkov o plačniku, vpišemo lahko le naziv ali davčno številko in vsi podatki se vnesejo samodejno. Program izračuna zneske glede na vpisane postavke in količine, obračuna tudi popuste, davke in podobno. Tako se izognemo napakam, predvsem pa si delo močno olajšamo in ga pohitrimo.

Program za izdajanje računov pomaga vsakemu podjetniku

Jasno je, da so funkcije računovodskega programa v veliko korist prav vsakemu podjetniku. Uporaba takšnega programa je za večja podjetja povsem samoumevna, pravzaprav takšni podjetniki uporabljajo zmogljive računovodske sisteme, ki poleg računov pripravljajo tudi drugo dokumentacijo.

Pri manjših podjetnikih je bolj verjetno, da bomo našli posameznike, ki še vztrajajo pri ročnem pisanju računov, sploh če imajo manjši obseg poslovanja. A hitro se izkaže, da je program za izdajanje računov prava izbira tudi za te podjetnike, saj s takšnim programom nimamo omembe vrednih stroškov, prav tako ni dodatnega dela z uvedbo programa v naše poslovne prakse.

Program za izdajanje računov dobimo zelo poceni

Obstajajo raznovrstni računovodski programi, s katerimi si lahko pomagamo pri izdajanju računov in drugih opravilih pri vodenju podjetja. Nekateri programi so celo brezplačni, a so tudi precej osnovni in nam lahko nakopljejo nekaj preglavic. Na srečo pa tudi boljši programi ne prinašajo visokih stroškov – pogosto je program za izdajanje računov vključen v paket storitev računovodskega servisa, lahko pa dobimo tudi druge programe, ki jih plačujemo mesečno. Verjetno bo treba za uporabo takšnega programa odšteti le kakšnih deset ali dvajset evrov na mesec.

Spletni program za izdajanje računov in vodenje poslovnih knjig deluje kot računovodski in poslovni sistem, njegova posebnost pa je v tem, da je povezan z oddaljenim strežnikom ponudnika storitve in zato je vanj mogoče dostopati preko interneta. Tako program ni potrebno namestiti na posamezen računalnik, vendar ima podjetnik dostop iz kateregakoli računalnika in elektronske naprave.

E računovodski sistem združuje tako podjetnike kot računovodje, pri čemer se podatki nenehno posodabljajo in ažurirajo. Gre za brezpapirno poslovanje, ki računovodjem olajšuje delo, podjetniki pa imajo hitrejši in preglednejši dostop do finančnih podatkov. Sistem združuje vse potrebne funkcije za knjigovodenje in računovodenje. Med njimi je tudi izstavljanje e-računa.

Program za izdajanje elektronskih računov

Sistem v oblaku nudi vse potrebne funkcije za izstavljanje in izmenjavo elektronskih računov, pri čemer se podatki posodabljajo v skladu z zakonodajo. Tista podjetja, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki potrebujejo to funkcijo. E računovodstvo pripravi tri datoteke, kot je e-račun, ovojnica e-računa in račun v PDF formatu.

Na voljo je tudi funkcija za podpisovanje elektronskih faktur, ki deluje na operacijskih sistemih Windows, Mac in Linux. Velika prednost je v tem, da lahko podjetje z e-računi prihrani tudi do 60 odstotkov stroškov. Celoten postopek izstavljanja faktur pa poteka po treh različnih kanalih, ki so prilagojeni kupcem in proračunskim uporabnikom.

E-račun – pošiljanje na e-mail prejemnika

Preko spletnega računovodskega sistema je mogoče enostavno poslati e-račun na elektronski naslov kupca. Kupec nato prejet dokument uvozi v svoj ERP ali bančni sistem ali pa fakturo natisne. Takšen način posredovanja faktur je najbolj primeren za izmenjavo med kupci v gospodarstvu in ne za proračunske uporabnike kot kupce.

Program za izdajanje računov – posredovanje preko e-banke

Sistem za vodenje poslovnih knjig v oblaku omogoča tudi funkcijo posredovanja elektronskih faktur preko e-banke, pri čemer pripravi vse potrebno za uvoz dokumentov v elektronsko banko. Računovodja ali podjetnik lahko z enim uvozom v e-banko preneseta več faktur hkrati. Banka pa nato dokumente posreduje kupcem po ustreznih kanalih. Kupci izstavljene fakture prejmejo v svojih e-bančnih sistemih. Tak način posredovanja faktur je po zakonodaji primeren tudi za proračunske uporabnike.

Elektronski račun – posredovanje preko posrednika BizBox

Spletni portal BizBox je mogoče povezati z Minimax računovodskim in poslovnim sistemom v oblaku. Integracija med sistemoma omogoča enostavno posredovanje in pošiljanje elektronskih faktur. Ker tako BizBox kot program za izdajanje računov delujeta preko spleta, ju ni potrebno nameščati kot dodatno programsko opremo na računalnik, pri čemer takšna uporaba omogoča enostavnejše brezpapirno poslovanje.