V podjetjih je obračun plač večinoma dobro utečen in v veliki meri avtomatiziran, kar omogočajo že osnovni računovodski programi. A v nekaterih primerih naletimo tudi na posebne okoliščine, ki ne dopuščajo enostavnega obračuna, takrat nam avtomatizacija ne pomaga in posvetiti se bomo morali iskanju ustreznih rešitev glede na situacijo. Hitro nas lahko vrže iz tira že kakšen dodatek, pogosto pa moramo upoštevati še mnoge druge dejavnike, ki pridejo v igro pri obračunu. Pomembno je torej, da imamo obračun plač povsem pod kontrolo, kar ni enostavna naloga – najbolje bo, da poiščemo ustrezno pomoč.
Računovodski programi za obračun plač
Za mnoga računovodska opravila uporabljamo računalniške programe, ki nam delo na tem področju močno olajšajo. Gotovo si na ta način pomagamo pri pripravi in izdajanju računov, prav tako pri potnih nalogih, izračunu prispevkov in pri drugih opravilih, s katerimi se pri vodenju podjetja redno srečujemo. A prav obračun plač je lahko velik izziv tudi za namensko programsko opremo, ki mora biti dobro pripravljena na posebne primere. Omogočati mora na primer:
- Upoštevanje olajšav
- Dodatke za prevoz in malico
- Posebne dodatke, kot so nagrade in odpravnine
- Različne vrste izplačil
- Knjigovodske zahteve za pripravo dokumentacije
To so le nekatere izmed funkcij, ki jih mora imeti računovodski program za obračun plač. Zelo pomembno je, da lahko samodejno pridobiva ažurne podatke o minimalni in povprečni plači, dohodninski lestvici in olajšavah, poleg tega se računovodski program povezuje tudi z drugimi orodji, ki jih uporabljamo za beleženje delovnega časa in odsotnosti. S takšno programsko opremo smo na obračun plač lahko kar dobro pripravljeni, sploh če omogoča tudi avtomatizirano pripravo dokumentacije.
Dokumentacija za obračun plač
Pri plačah imamo opravka z različnimi dokumenti. Oddati je treba dokumentacijo za finančno upravo in javnopravne evidence, zdravstveno zavarovanje, seveda tudi za lastno evidenco in za zaposlene. Vse to je velik zalogaj, če si pri delu ne pomagamo s programi, ki prevzamejo večino nalog na tem področju, pravzaprav vse to opravijo kar avtomatsko.
Nato pa se posvetimo še pripravi obrazcev, ki jih bomo dejansko uporabljali. To so lahko dokumenti, ki jih ročno oddajamo na ustrezne naslove, pa tudi plačilni nalogi, preko katerih plače nakazujemo. Običajno za to izberemo kar standardizirane elektronske račune, ki jih lahko neposredno uvozimo v spletno banko, na ta način enostavno poravnamo tudi ustrezne dajatve.
Vse to so ključni dokumenti, ki jih moramo pozorno in brez napak pripravljati vsak mesec in za vsakega zaposlenega posebej. Jasno je, da lahko najboljše rezultate ponudijo računalniški programi, ki so posebej narejeni prav za te naloge.
Kateri program izbrati za obračun plač?
Vsaj osnovne funkcije za to delo ponujajo že osnovni računovodski programi, a pogosto pričakujemo še kaj več. Splača se torej preveriti funkcionalnosti računovodskih programov in ugotoviti, kateri res dobro odgovarjajo na potrebe glede plač. Računamo lahko na uveljavljene programe, ki jih uporabljajo tudi računovodski servisi, to so običajno programi s širokim naborom dovršenih funkcionalnosti, tako da podpirajo tudi obračun plač v najrazličnejših situacijah. S takšnim programom rešimo tudi kakšne kompleksne izzive.