izdaja računa

Izstavljanje e-računov

Urednik,

Eračuni so postali že stalnica v poslovnem svetu. Izkazalo se je, da je njihovo izstavljanje hitrejše in enostavnejše. Seveda se je treba najprej naučiti samega postopka, vendar pa v današnjem času, ko obstaja že veliko podpornih programov na tem področju, ni to nobena težava. Eračuni imajo tudi druge prednosti. Njihovo posredovanje se tako rekoč zgodi v hipu. Najpogosteje jih posredujemo prek elektronske pošte, ki je seveda veliko hitrejša od klasične. Poleg tega pa je tudi poraba papirja znatno manjša. Ni več potrebe po nakupu poštnih kuvert in znamk, zato na ta račun tudi prihranimo. Pa si poglejmo, kaj mora podjetnik vedeti o izstavljanju tovrstnih računov

Načini izstavljanja e-računov glede na vrsto in naslovnika

Račune v prvi vrsti delimo na dve kategoriji; na take, za katere plačilo pričakujemo v gotovinski, in take, katerih poplačilo pričakujemo v negotovinski obliki. Gotovinska oblika izplačila obsega plačilo s kovanci, bankovci, plačilno kartico ali s čekom. Pri negotovinskem plačilu pa gre za direktno nakazilo zneska na TRR izdajatelja računa. Negotovinsko plačilo je bolj pogosto pri višjih zneskih.

Gotovinsko plačilo

V primeru gotovinskega plačila imamo večinoma opravka s fizičnimi osebami. Eračuni se v tem primeru izstavljajo prek sistema davčne blagajne. Na tak način sicer še vedno natisnemo fizični račun, vendar pa se njegova kopija shrani v elektronski obliki, ki pa je posredovana tudi direktno na FURS, ki nadzira to področje.

Negotovinsko plačilo

Če gre za negotovinsko plačilo, imamo večinoma opravka s pravnimi osebami ali z javno upravo (uporabniki državnega proračuna). V primeru, če eračune podjetje izstavlja javni upravi, potem mora to storiti prek posebnega, temu namenjenega UJP portala. V portal se je treba vpisati prek uporabniškega imena in gesla, podpisovanje tako izstavljenih računov pa se izvaja z digitalnim potrdilom, ki ga mora uporabnik pridobiti, še preden izda prvi račun. Prednost portala je v tem, da ima izdajatelj ves čas vpogled v stanje izstavljenega računa: če je bil račun že dostavljen, pregledan, poravnan.

Če gre za negotovinsko plačilo pa nimamo opravka z javno upravo, potem je izstavljanje eračunov bolj ohlapno določeno. Izdajatelj mora biti pozoren na to, da tak račun vsebuje vse obvezne komponente, oblika pa ni točno določena. Najpogosteje se za oblikovanje eračunov uporablja programa Word in Excel, podjetnik pa se lahko poslužuje tudi posebnega programa za izstavljanje računov, kar mu olajša celotni postopek.

Izstavljanje e-računov

Izdaja računa – kako?

Urednik

Izdaja računa je enostaven postopek. Gre za to, da se izda podlaga, ki služi kot dokazilo, da je bila neka storitev opravljena oziroma da je bilo blago stranki dobavljeno. Hkrati račun služi tudi kot osnova za to, da stranka podjetju za določeno uslugo izplača zahtevani znesek.

Izdaja računa lahko poteka na različne načine. Včasih so se računi izdajali v pisni obliki, zdaj pa so predvsem elektronski. Izdaja računa se razlikuje glede na to, ali podjetje od stranke pričakuje gotovinsko ali negotovinsko plačilo. Pri tem negotovinsko plačilo pomeni nakazilo direktno na TRR podjetje, pri gotovinskem plačilu pa gre za to, da se plača na naslednje načine: z bankovci, kovanci, s čekom ali s plačilno kartico.

Razlika glede na to, ali je plačilo gotovinsko ali negotovinsko

Kako se to odraža pri izdaji računa? Če se pričakuje gotovinsko plačilo, potem podjetje tak račun lahko izda na dva načina; prek sistema davčne blagajne ali pa z vezano knjigo računov. Sistem davčne blagajne pomeni, da mora uporabnik imeti v lasti program za izstavljanje računov na tak način. Lahko kupi posebno napravo ali pa si program naloži na računalnik ali mobilno napravo. Pri tem mora dokupiti še poseben tiskalnik, ki služi tiskanju računov. Pogoj za tak način izdajanja računov je ta, da je vzpostavljena povezava z internetom, saj na tak način program komunicira s FURSom. Uporabnik pa mora imeti tudi digitalno potrdilo, ki mu služi za elektronsko podpisovanje računov.

Druga možnost, prek katere se izdaja račun, je vezana knjiga računov. Gre za to, da mora podjetje kupiti posebno knjižico, ki vsebuje obrazce. Ob izdaji računa je treba izpolniti obrazec s potrebnimi podatki. Račun se pri tem napiše v fizični obliki. Ta možnost je predvsem primerna za tiste, ki živijo na območju, kjer je internetna povezava slaba ali je sploh ni, ter za tiste, ki na mesec izdajo le malo računov.

Kaj pa, če gre za negotovinsko plačilo? V primeru, če je stranka podjetja proračunski uporabnik (javna uprava), potem je izdaja računa možna zgolj prek portala UJP. Za dostop do tega portala mora uporabnik najprej pridobiti uporabniško ime in geslo. Če pa je stranka podjetja fizična oseba ali drugo pravna oseba, potem je način izdaje računa nekoliko bolj svoboden. Račun se na tak način lahko izda kar prek Worda ali Excela, lahko pa se uporablja poseben program za izdajanje računov, s katerim je vse skupaj enostavnejše.

Izdaja računa – kako?