e-računi

Kako poteka poslovanje z eračuni?

Urednik

Eračuni so že nekaj časa stalnica poslovanja. Njihove prednosti so v enostavnem izstavljanju, hipnem posredovanju prejemniku (kar prek elektronske pošte), varčevanju na papirju in izogib poštnim storitvam. Seveda s sabo prinašajo tudi pozitiven vpliv na okolje, saj se na njihov račun privarčuje s papirjem.

Izstavljanje eračunov in davčne blagajne

Če nameravate kot podjetje s strankami poslovati na gotovinski način, potem so davčne blagajne možnost, ki jo morate izbrati. Gotovinsko poslovanje pomeni, da vam bodo stranke plačevale na naslednje načine: z bankovci, kovanci, s čekom ali pa s plačilno kartico. Tako si morate urediti sistem davčne blagajne, ki ga lahko kot program naložite na obstoječo napravo (računalnik, tablica) ali pa kupite posebno napravo, v katero je program že vgrajen. Poleg tega potrebujete tudi poseben tiskalnik, ki služi tiskanju računov.

Davčne blagajne so se pojavile z namenom, da se vsi podatki o izstavljenih računih prek internetne povezave posredujejo direktno do FURS-a. Ta lahko tako bolj učinkovito nadzoruje področje računov. Da bi lahko davčne blagajne uporabljali, si morate prej zagotoviti digitalno potrdilo, zagotovljeno pa morate imeti tudi internetno povezavo.

Negotovinsko poslovanje

Če imate opravka s strankami, ki vam bodo za dobavljene izdelke oziroma opravljene storitve plačevale z nakazilom direktno na vaš TRR, gre za negotovinsko poslovanje. V tem primeru je oblika eračuna nekoliko bolj fleksibilna. Lahko ga pripravite v programih Word ali Excel. Še bolj pa vam priporočamo, da se v te namene poslužujete posebnega programa, s katerim bo vse skupaj lažje – izstavljanje in shranjevanje takih računov.

Izjema: proračunski uporabnik

Pri negotovinskem poslovanju ste torej nekoliko bolj fleksibilni. Če pa imate za stranko proračunskega uporabnika (javna uprava), potem to ne velja. Za to stranko morate eračune izstavljati zgolj na en sam način. To je prek UJP portala. Da bi portal lahko uporabljali, morate vanj dostopati prek uporabniškega imena, gesla in digitalnega potrdila, ki ste ga predhodno pridobili. Sicer pa je postopek zelo enostaven. Sistem vas pelje skozi vse rubrike, tako da točno veste, kaj morate izpolniti in kako.

Kako poteka poslovanje z eračuni?

Izstavljanje e-računov

Urednik,

Eračuni so postali že stalnica v poslovnem svetu. Izkazalo se je, da je njihovo izstavljanje hitrejše in enostavnejše. Seveda se je treba najprej naučiti samega postopka, vendar pa v današnjem času, ko obstaja že veliko podpornih programov na tem področju, ni to nobena težava. Eračuni imajo tudi druge prednosti. Njihovo posredovanje se tako rekoč zgodi v hipu. Najpogosteje jih posredujemo prek elektronske pošte, ki je seveda veliko hitrejša od klasične. Poleg tega pa je tudi poraba papirja znatno manjša. Ni več potrebe po nakupu poštnih kuvert in znamk, zato na ta račun tudi prihranimo. Pa si poglejmo, kaj mora podjetnik vedeti o izstavljanju tovrstnih računov

Načini izstavljanja e-računov glede na vrsto in naslovnika

Račune v prvi vrsti delimo na dve kategoriji; na take, za katere plačilo pričakujemo v gotovinski, in take, katerih poplačilo pričakujemo v negotovinski obliki. Gotovinska oblika izplačila obsega plačilo s kovanci, bankovci, plačilno kartico ali s čekom. Pri negotovinskem plačilu pa gre za direktno nakazilo zneska na TRR izdajatelja računa. Negotovinsko plačilo je bolj pogosto pri višjih zneskih.

Gotovinsko plačilo

V primeru gotovinskega plačila imamo večinoma opravka s fizičnimi osebami. Eračuni se v tem primeru izstavljajo prek sistema davčne blagajne. Na tak način sicer še vedno natisnemo fizični račun, vendar pa se njegova kopija shrani v elektronski obliki, ki pa je posredovana tudi direktno na FURS, ki nadzira to področje.

Negotovinsko plačilo

Če gre za negotovinsko plačilo, imamo večinoma opravka s pravnimi osebami ali z javno upravo (uporabniki državnega proračuna). V primeru, če eračune podjetje izstavlja javni upravi, potem mora to storiti prek posebnega, temu namenjenega UJP portala. V portal se je treba vpisati prek uporabniškega imena in gesla, podpisovanje tako izstavljenih računov pa se izvaja z digitalnim potrdilom, ki ga mora uporabnik pridobiti, še preden izda prvi račun. Prednost portala je v tem, da ima izdajatelj ves čas vpogled v stanje izstavljenega računa: če je bil račun že dostavljen, pregledan, poravnan.

Če gre za negotovinsko plačilo pa nimamo opravka z javno upravo, potem je izstavljanje eračunov bolj ohlapno določeno. Izdajatelj mora biti pozoren na to, da tak račun vsebuje vse obvezne komponente, oblika pa ni točno določena. Najpogosteje se za oblikovanje eračunov uporablja programa Word in Excel, podjetnik pa se lahko poslužuje tudi posebnega programa za izstavljanje računov, kar mu olajša celotni postopek.

Izstavljanje e-računov

E-računi so najbolj zaželeni pri mlajši generaciji

Urednik

Klasični načini plačevanja storitev so danes vse manj v uporabi, nekateri pa so tudi že povsem izginili. Tako se danes na primer za plačilo nič več ne uporablja čekovnih knjižic, saj je postal ček precej zastarel način plačevanja. V trgovini lahko plačamo z gotovino, kartico, s pomočjo mobilnega telefona, kadar plačujemo račune za redne izdatke ali spletne nakupe, pa pride prav tudi elektronsko bančništvo. Prav zaradi njega se vse bolj uveljavljajo tudi e-računi, ki so zelo dobro sprejeti pri odraslih ljudeh do štiridesetega ali petinštiridesetega leta.

E-računi in e-banka

Skoraj vsaka odrasla oseba, ki odpre bančni račun, se hkrati odloči tudi za elektronsko bančništvo. Uporaba tehnologije namreč prihrani veliko časa in stanja v vrstah na okencih si ne želi nihče. E-banka omogoča, da imamo vedno pregled nad svojim denarjem, prav tako pa poskrbimo za enostavno plačevanje. Dokler e-računi niso bili na voljo, se je elektronska banka uporabljala tako, da smo v njej izpolnili naloge za plačilo in jih odposlali – s tekočim datumom ali kasnejšim. E-računi pa poskrbijo še za dodatno avtomatizacijo. Nalogov za plačilo ni več potrebno izpolnjevati, saj se e-računi enostavno uvozijo v spletno banko. Tam jih zgolj še potrdimo in odpošljemo v obdelavo. Na dan valute je tako enostavno poskrbljeno za njihovo plačilo.

E-računi so praktični tudi takrat, kadar gre za plačevanje rednih storitev, za katere imamo urejen trajni nalog. Takrat prejmemo fakturo v svoj elektronski predal zgolj “v vednost” oziroma zaradi vodenja evidenc, banka pa za plačilo kot pri vsakem drugem trajniku poskrbi sama.

E-računi pomagajo varčevati

Razlog, da so e-računi najbolj priljubljen način pošiljanja faktur med podjetji, je ravno tako praktične narave. Elektronski račun podjetjem znižuje stroške, saj ni več potrebno skrbeti za tiskanje in pošiljanje rednih računov na množico naslovov. Prav zato so najbolj pogosti pri podjetjih, pri katerih imajo stranke sklenjene redne pogodbe oziroma naročnine. Na primer za telefon, internet, elektriko, plin …

E-računi so najbolj zaželeni pri mlajši generaciji

Privarčujte, uporabite elektronski račun

urednistvo,

Nekaj let nazaj so z elektronskimi računi poslovala zgolj velika globalna podjetja oziroma podjetja, ki so imela močno IT podporo. Vse to se je spremenilo z letom 2011, ko je e-račun postal priljubljen pri ostalih poslovnih subjektih. Od leta 2015 pa je uporaba e-računov postala obvezna za vse, ki poslujejo z javnimi sektorji.

Elektronski račun lahko razumemo na dva načina. Eden je, ki pravi da e-račun predstavlja standard in pogoj izmenjave elektronskih računov pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila. Drugi način pa pravi, da je elektronski račun vsak račun, ki je izdan in poslan po elektronski pošti. Tudi navaden papirnat račun, ki je skeniran in poslan po e pošti je e-račun. Pri prvem primeru gre za bolj formalno obliko poslovanja. Za lažjo izmenjavo računov in manj komplikacij pri izgledu računa, je uvedena standardna oblika imenovana e-SLOG. E-račun je sestavljen iz dveh ali več datotek, ki se pošljejo prejemniku. Znotraj teh datotek so vsi podatki o računu kot so datum, znesek, valuta, podatki izdajatelja in podatki prejemnika, davčna številka, trr in ostalo kar zadeva račune. drugi dokument deluje kot ovojnica in je namenjena prenosu računa za banke ali UJP po za to predpisanih poteh. Poleg teh dveh dokumentov pa lahko izdajatelj pripne še neobvezno kakšne slike in podobno.

Kako si zagotovimo elektronski račun? Za tovrsten račun ne potrebujemo mnogo. Odpravimo se v najbližjo banko, kjer nam uredijo vse potrebno. Ko imamo e-račun v uporabi, bomo vse račune prejeli direktno v našo spletno banko. Te pa potem na zelo enostaven način izvozimo v računovodski program in ustrezno poknjižimo. Poleg tega pa je plačilo računov zelo poenostavljeno. Ni nam potrebno vnašati vseh podatkov, kajti ti se samodejno izpolnijo. Torej prihranimo na času in seveda tudi na denarju. Za še boljši pregled nad poslovanjem pa z elektorskimi računi dobimo tudi elektronsko arhiviranje s čimer lahko pregledujemo in poslovanje za pretekla obdobja in napovedujemo prihodnost.

Privarčujte, uporabite elektronski račun

E računi. Odgovor vsem, ki se soočajo s krizo.

urednistvo,

Še ena zgodba o neplačnikih. Dandanes smo jih že popolnoma vajeni. Zato ni čudno, da podjetja dnevno odhajajo v stečaj. Najprej se začne z enim računom, nato dvema in brž ko se še ne zavedamo imamo celo goro računov ali e-računov, katerih pa seveda nismo zmožni plačati. Kaj narediti?

Zgoraj postavljeno vprašanje ni čisto na mestu. Kajti kaj narediti, ko smo že v situaciji, kjer nam grozi stečaj, je napačno vprašanje. Bolj pomembno je vprašanje, ali smo se kaj naučili iz zgodb, ki jih dnevno poslušamo o stečaju in ali smo naredili vse kar je v naši moči, da do tega ne pride.

Najpogostejši razlogi za propad so neredno plačevanje. Odprti računi ali e-računi, torej terjatve, ki jih imajo drugi do nas, nas hitro lahko spravijo na kriva pota. Kako pa redno plačati račune? Ne bomo govorili o tem, da za to potrebujemo denar, da so za to kriva druga podjetja in podobno. Gremo kar na dejstvo, to je, če smo poslovnež, bomo že našli denar za poplačilo upnikov, torej dobaviteljev in zaposlenih.

Redno plačevanje je zelo enostavno. Vse kar potrebujemo je avtomatizacija. In ta je možna z e-računi. Gre za sistem, ki se samodejno izvaja ob določenem pravilu. To je lahko pravilo datuma, pravilo dospelosti računa, pravilo postavke ali kar koli podobnega. Pravila si lahko sami določimo. Ko imamo storitev e računi omogočeno, se nam vsak prejeti račun samodejno zabeleži v poslovni banki, kjer pa le še čaka na našo avtorizacijo. Lahko pa celo nastavimo, da se plačilo računa samodejno izvede, če prejeti račun ustreza določenim pravilom. Na takšen način, bomo skozi čas pokazali resnost pri poslovanju. Za nove izzive in nove posle pa bo to as v rokavu pri pogajanju. Kajti argument, da smo redni plačnik velikokrat pove več kot dovolj. Vse je možno, samo e-računi so potrebni.

E računi. Odgovor vsem, ki se soočajo s krizo.