Praktično vsako sodobno podjetje uporablja program za izdajanje računov. To je že povsem osnovna oprema, ki odgovarja na potrebe vseh vrst podjetij, od samostojnih podjetnikov do največjih korporacij. Seveda poznamo različne variante takšnih programov, uporabljamo lahko različne funkcije, a vedno je pametno poizvedeti več o programski opremi, ki nam pomaga pri najbolj osnovnih opravilih pri vodenju podjetja.
Z izdajanjem računov se gotovo sreča prav vsak podjetnik. Nekatera podjetja izdajajo po več tisoč računov na dan, manjši podjetniki pripravijo morda le nekaj računov na mesec – v vsakem primeru nam program za izdajanje računov močno olajša delo, ima pa tudi druge pomembne prednosti. Ne gre le za prihranek časa, še več je vredno to, da se izognemo napakam in pomotam ter zagotovimo pravilno pripravo računov.
Program za izdajanje računov preprečuje napake
Največje tveganje, ki ga imamo pri izdajanju računov, je verjetno to, da bi na dokument zapisali kakšne napačne podatke ali pa bi na nujne informacije pozabili. Če račune pripravljamo ročno, obstaja za to kar visoko tveganje, saj je treba misliti na številne podrobnosti, ki jih zahteva račun. Pravzaprav imamo veliko dela že s tem, da se pozanimamo o vseh nujnih podatkih, da pripravimo vzorec računa in nato vedno sami urejamo vse podatke.
Tu nam program za izdajanje računov močno olajša delo in preprečuje morebitne napake. Tak program namreč samodejno preverja vpisane podatke, določene informacije lahko kar sam doda na račun. Že ob ustvarjanju novega računa je navedena pravilna zaporedna številka, naveden je pravi datum, imamo tudi podatke o podjetju in vse druge nujne informacije. Prav tako nam program za izdajanje računov pomaga pri vpisovanju podatkov o plačniku, vpišemo lahko le naziv ali davčno številko in vsi podatki se vnesejo samodejno. Program izračuna zneske glede na vpisane postavke in količine, obračuna tudi popuste, davke in podobno. Tako se izognemo napakam, predvsem pa si delo močno olajšamo in ga pohitrimo.
Program za izdajanje računov pomaga vsakemu podjetniku
Jasno je, da so funkcije računovodskega programa v veliko korist prav vsakemu podjetniku. Uporaba takšnega programa je za večja podjetja povsem samoumevna, pravzaprav takšni podjetniki uporabljajo zmogljive računovodske sisteme, ki poleg računov pripravljajo tudi drugo dokumentacijo.
Pri manjših podjetnikih je bolj verjetno, da bomo našli posameznike, ki še vztrajajo pri ročnem pisanju računov, sploh če imajo manjši obseg poslovanja. A hitro se izkaže, da je program za izdajanje računov prava izbira tudi za te podjetnike, saj s takšnim programom nimamo omembe vrednih stroškov, prav tako ni dodatnega dela z uvedbo programa v naše poslovne prakse.
Program za izdajanje računov dobimo zelo poceni
Obstajajo raznovrstni računovodski programi, s katerimi si lahko pomagamo pri izdajanju računov in drugih opravilih pri vodenju podjetja. Nekateri programi so celo brezplačni, a so tudi precej osnovni in nam lahko nakopljejo nekaj preglavic. Na srečo pa tudi boljši programi ne prinašajo visokih stroškov – pogosto je program za izdajanje računov vključen v paket storitev računovodskega servisa, lahko pa dobimo tudi druge programe, ki jih plačujemo mesečno. Verjetno bo treba za uporabo takšnega programa odšteti le kakšnih deset ali dvajset evrov na mesec.