تتولى السكرتارية المهام الأساسية والتنظيمية والمكتبية لشركة أو إدارة أو مدير. تقوم الشركات من جميع الأحجام بتعيين أمناء لإدارة المكتب الأمامي والتعامل مع الأمور الإدارية. نقدم لك اليوم على موقع Money Makers الإلكتروني شرحًا لكل ما تحتاجه لتصبح سكرتيرًا ناجحًا.
كما أعرض عليكم أفكار لمشاريع نسائية عصرية ب 1500 ريال أو أقل
جدول المحتويات
تعريف الأمانة العامة
- هناك اعتقاد خاطئ بأن وظيفة السكرتارية تنطوي على الكثير من الأعمال الورقية والمستندات التي تتطلب ساعات عمل ضخمة أمام الأوراق والمستندات الطويلة.
- لكن الحقيقة هي أن وظيفة السكرتارية قد تحسنت كثيرًا لدرجة أنها لا تتعامل إلا مع بيانات الأجهزة والبرامج التي تم تخزينها كوثائق إلكترونية.
- لقد تحسنت بيئة العمل في وظيفة السكرتارية كثيرًا وهي متصلة بالشبكات المحلية التي تمنحها إمكانية الوصول إلى جميع المستندات التنظيمية ذات الصلة. تم تشغيل محطات العمل بأحدث التطورات التكنولوجية، حيث يتم إدخال جميع الأعمال الورقية في أجهزة الكمبيوتر والبيانات ومعالجتها إلكترونيًا.
- تتمتع هذه الوظيفة بميزة أنه يمكنك الالتقاء والتفاعل مع الإدارة العليا في وقت مبكر جدًا من حياتك المهنية، مما يمنحك الرضا الوظيفي الجيد والتقدير في بيئة العمل.
- يعد التفاعل مع كبار المديرين التنفيذيين أحد مزايا العمل كسكرتير، وهذا بدوره يزيد من الاحترام بين الزملاء ويزيد من سمعتك.هناك الكثير الذي يمكنك تعلمه عن الصناعة أثناء التفاعل مع الإدارة التي يمكن أن تساعدك في الشركة.
كيف تصبح سكرتيرة ناجحة
- غالبًا ما تكون واجبات السكرتارية غير مرئية للجمهور، ولكن يمكن أن تكون ضرورية للحفاظ على الشركة منظمة وعلى المسار الصحيح.
- بصفتك سكرتيرًا حديثًا، لديك العديد من المهام والمسؤوليات التي يتعين عليك القيام بها لا تقوم فقط بمعالجة المكالمات الواردة ومذكرات رئيسك في العمل، ولكن يُطلب منك أيضًا كتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني، وإجراء ترتيبات السفر، والتخطيط للاجتماعات والمؤتمرات، و قم بالبحث وكتابة العروض التقديمية.
- سواء كنت سكرتارية واحدة أو مكتبًا بأكمله، يجب أن تكون قادرًا على تقديم دعم إداري فعال مع إشراف محدود.
- سنمنحك هنا 5 مهارات أساسية تحتاج إلى إتقانها إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا محترفًا
إدارة الوقت
- تساعدك الإدارة الجيدة للوقت على تخطيط المهام والأنشطة بشرح طريقة تلبي المواعيد النهائية مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية.
- على سبيل المثال، إذا طلب منك رئيسك في العمل إعداد مستند تحتاجه بحلول الساعة 1000 صباحًا يوم الاثنين، فعليك توخي الحذر وإلا ستقع في مشكلة.
- إذا كانت لديك مهام مهمة أخرى يجب أن تحضرها صباح يوم الاثنين، فأنت بحاجة إلى استخدام مهارات إدارة الوقت لديك لمعرفة كيف تتناسب جميعها معًا.
2 قدرة البحث
سوف تساعدك مهارات البحث في العثور على معلومات مهمة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب تمويلًا من إدارتك، أو قد تحتاج إلى البحث عن وجهات السفر قبل إجراء حجز رحلة عمل.
إذا لم تكن لديك المهارات البحثية اللازمة، فقد تفقد تفاصيل مهمة، مثل طلب رئيسك في العمل تأشيرة عمل بدلاً من تأشيرة سياحية للسفر.
مهارات الحاسوب
نظرًا لأن معظم عملك يتم على الكمبيوتر، فمن المهم أن تكون لديك مهارات الكمبيوتر الضرورية، مثل العمل مع أجهزة الكمبيوتر. ب. الكتابة والمسح الضوئي والطباعة باستخدام برامج مثل Microsoft Office.
استخدام متصفحات الإنترنت
بالإضافة إلى مهارات البحث، ستساعدك مهارات تقنية المعلومات الجيدة على إكمال مهامك اليومية بشكل أسرع وأكثر كفاءة، ويمكن أن تساعدك مهارات تكنولوجيا المعلومات المتقدمة أيضًا في تطبيقك.
5 مهارات الاتصال / التعامل مع الآخرين
بصفتك سكرتيرًا محترفًا، فأنت على اتصال دائم بالآخرين، سواء شخصيًا أو من خلال قنوات مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
لذلك تحتاج إلى معرفة كيفية التواصل بشكل واضح ومهني وأدب، سواء كنت تتعامل مع زائر أو عميل أو زميل أو رئيس أو مقدم خدمة.
اقرأ هنا كيف تصبح مصمم أزياء ناجحًا
6 تدوين الملاحظات
غالبًا ما يتعين على الأمناء استخدام الدقائق في الاجتماعات. لذلك إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا محترفًا، فأنت بحاجة إلى التأكد من قدرتك على تدوين ملاحظات دقيقة إما باستخدام الاختصار أو نسخ التسجيلات الصوتية.
واجبات السكرتير الناجح
- تتمثل مهمة سكرتير الشركة في تولي المهام الإدارية وجزء كبير من أعمال التوثيق للمنظمة، وتشمل مهام سكرتير الشركة أيضًا مسؤولية صيانة جميع المستندات الإلكترونية، وجميع العمليات المكتبية المتعلقة بالأعمال، فضلا عن الاتفاقات التعاقدية.
- الطلب على هذا الدور الوظيفي دائم لأنها تهتم بجميع العقود الرسمية والاتفاقيات الجديدة أو جدولة الاجتماعات المختلفة وجميع الإجراءات الإدارية للمنظمة.
- هناك عدة فئات فرعية من أعمال السكرتارية مثل التعليم، والطب، والثقافة، والقانون، وما إلى ذلك. ساعات العمل لهذا الدور الوظيفي هي مكافأة للباحثين عن عمل.
- على الرغم من أن وظيفة السكرتير مختلفة تمامًا عن وظيفة موظف الاستقبال، إلا أن كلاهما يلعب دور الواجهة الأمامية لأي عمل تجاري.
انظر أيضا أفكار الأعمال الصغيرة الناجحة من قبل النساء
مزايا العمل كسكرتير في شركة
فيما يلي بعض الفوائد القليلة لكونك سكرتيرًا للشركة
- لا يوجد ضغط على المواعيد النهائية أو المتطلبات عند العمل كسكرتير للشركة، على الرغم من أن هذا الدور له مهام إدارية مهمة يجب القيام بها والتي لا يلزم إكمالها خلال الموعد النهائي المحدد.
- عند الوصول إلى ساعات العمل، تكون وظيفة السكرتارية خيارًا جيدًا، لأنها تتناسب مع ساعات العمل التقليدية ولها ساعات عمل مرنة.
- تمثل ساعات العمل غير الموثوق بها مشكلة كبيرة للعديد من الباحثين عن عمل، وهي مصدر قلق لجميع الموظفين حيث يرغب الجميع في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، وهي مشكلة كبيرة للأشخاص الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت للحياة الخاصة، ولكن في نفس الوقت يريدون ذلك أن يكونوا ناجحين في حياتهم المهنية.
- ستكون قادرًا على تحديد قوائم الواجب لكبار المسؤولين، أو توقيع اتفاقيات أو عقود جديدة في مكتبك، أو حتى تنظيم عمليات مكتبية جديدة.
وفي نهاية رحلتنا لنصبح سكرتيرًا ناجحًا، نحتاج إلى الإشارة إلى أهمية وظيفة السكرتارية في أي شركة لأنها تنطوي على العديد من الأدوار والمسؤوليات لنجاح أو فشل الشركة.