ليس هناك شك في أن العمل الجماعي أفضل بكثير من العمل الفردي لأنه يساعد في تحقيق أهداف العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
يعد توزيع المهام على كل فرد ضمن نظام العمل أمرًا يسهل تسهيل الأمور وفقًا لقدرة كل فرد على أداء مهامه بشكل أفضل، وبالتالي نشرح لك كيفية إسناد المهام لفريق العمل. من خلال موقع Money maker.
جدول المحتويات
كيفية توزيع المهام على فريق العمل
يجب أن يكون لدى مدير الفريق إرشادات خاصة حتى يتمكن من توزيع المهام في الفريق بحكمة وذكاء بحيث يمكن تحقيق الأهداف المرجوة بسرعة وكفاءة.
»اقرأ أيضًا لمزيد من المعلومات ما هو تخصص الموارد البشرية في المنظمات
مواصفات مدير الفريق
- يجب عليه اختيار أعضاء فريق العمل على أساس خبرتهم السابقة ومستوى تعليمهم وقدراتهم الشخصية وقوتهم العقلية.
- يجب أن يكون أيضًا قادرًا على التخطيط والتحليل والموضوعية في أسلوب العمل وتعيين الأدوار بمهارة.
- يحتاج أعضاء الفريق إلى الوثوق به حتى يتمكنوا من استشارته بشأن واجباتهم والعودة إليه عندما يحتاجون إليها.
- يجب أن يكون لديه خبرة في التعامل مع الموظفين وتحفيزهم ومنحهم الثقة في أنفسهم وخبراتهم ومنحهم الفرصة للابتكار حتى يتمكنوا من القيام بدور قيادي في تطوير العمل بشكل أكبر.
- يجب أن يكون قادرًا على حل أي نزاع بينهما بذكاء وعدم التمييز بينهما في العلاج وقيادتهما بشكل جيد.
- كما يجب أن يكون قادرًا على مقابلتهم والتنسيق معهم حول كيفية تحقيق أهداف العمل بشكل أفضل من ذي قبل والإشارة إلى الأخطاء.
- عليه أن يعطي تعليمات واضحة وأن يتدخل في الوقت المناسب حتى لا ينحرف الفريق عن المسار الصحيح.
- أن تكون قادرًا على تتبع وتقييم التقدم وتحديد الأولويات ووضع معايير عادلة للأداء.
- يجب أن يتفهم ويقبل آراء أعضاء الفريق، خاصة إذا كانت في مصلحة الشركة.
- أن تكون متجاوبًا مع رغبات واحتياجات أعضاء الفريق المتنوعة وفقًا لطبيعتهم.
- وعليه أن يمدح أعضاء الفريق ويثني عليهم لعملهم ما يطلب منهم، مما يجعلهم يعملون بجهد أكبر، وهذا التشجيع يجعلهم يمرون بكل العمل الشاق والصعب.
- أن لا تتعارض أقواله مع أفعاله حتى يثق به أعضاء الفريق ويحترمونه.
فوائد قيادة فريق العمل وإسناد المهام
- تقليل المنافسة الفردية من خلال التعاون بين أعضاء الفريق ودعم بعضهم البعض لتحقيق النجاح.
- توفير فرص تبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارة العليا.
- اتخاذ القرارات دفعة واحدة بدلاً من اتخاذها بشكل تسلسلي بالشرح طريقة التقليدية في العمل الفردي وبالتالي تحقيق الاستخدام الأمثل للوقت.
- تحقيق النجاح المنشود من خلال التعاون والتعارف بين فريق العمل.
»كما نشجعك على قراءة كيفية إنشاء خطة عمل إدارية وأهدافها وفوائدها
خصائص الفريق الناجح
- المرونة في التعامل، حيث يقبل كل عضو في الفريق رأي الآخر لصالح نجاح الفريق ولا يلتزم برأي واحد.
- تعتبر المشاركة من أهم الصفات، حيث يهتم أعضاء الفريق بالعمل بفعالية في المهام ودعم بعضهم البعض بأي مهام قد تمنع أي منهما من إكمالها.
- يحتاج أعضاء الفريق لتحمل المخاطر والمشاكل ومواجهة هذه المخاطر.
- انفتاح أعضاء الفريق في تقديم المعلومات حول تخطيط العمل والانفتاح على وجهات النظر.
- الالتزام بتحقيق أهداف العمل والإخلاص والأمانة في العمل.
- الإبداع والابتكار في الأساليب لتحقيق أهداف العمل.
- يجب أن يكون أعضاء الفريق مهذبين في مناقشة الخلافات والصراعات وقبول وجهات نظر بعضهم البعض.
- هناك أهداف يسعى فريق العمل إلى تحقيقها بالكامل. يتم تقسيم هذه الأهداف إلى سلسلة من المهام التي يتم تقسيمها فيما بينها حسب خبرتهم ويقوم الفريق بتنفيذ هذه المهام في مواعيد محددة من قبل مدير العمل وبجودة جيدة.
»لمزيد من المعلومات، راجع كيف تصبح قائد فريق ناجحًا
أنواع فرق العمل ومهامها
هناك أنواع مختلفة من فرق العمل، بعضها رسمي وبعضها غير رسمي.
بناءً على بعض الخبرة، يفضل قادة الفرق الفرق الرسمية على الفرق غير الرسمية بسبب استقرارها واستمراريتها في العمل وتنفيذ الإجراءات الروتينية المتكررة.
كما تتبع فرق العمل الرسمية قواعد وإجراءات العمل، وتعد التقارير اللازمة لها، وتتبع التقدم نحو الأهداف المرجوة، وتؤدي فرق العمل الرسمية مهامًا محددة.
وتجدر الإشارة إلى أن المدير يمكنه إدارة فريق العمل وتوزيع مهامهم ومتابعتها عن بعد من خلال بعض تطبيقات الكمبيوتر والهاتف المحمول، مثل
Asana و Slack و Trello و Screencast O-Matic و Base Camp و When I Work Apps.
من خلال هذه التطبيقات، يمكنه تتبع المهام والمشاريع مع فريق العمل، ويمكن لأعضاء الفريق تتبع بعضهم البعض دون إرسال بريد إلكتروني، وبالتالي يتم توزيع المهام بانتظام.
يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام هذه التطبيقات لكتابة التعليقات وملاحظة آخر التطورات في العمل وتنزيل الملفات، مع تلقي كل عضو إشعارًا، ويمكن ربط بعض هذه التطبيقات، مثل تطبيق Slack، ببعض الخدمات الخارجية مثل Skype.
وإذا كانت هناك حاجة لشرح بعض خطط العمل والمهام بالصور والفيديو، إذا كان فريق العمل مكونًا من مبرمجين ومصممين، فيمكن القيام بذلك من خلال تطبيق Screen Cast O-Matic.
يمكن لمدير العمل تنظيم ساعات عمل الفريق من خلال تطبيق عندما أكون في العمل، ويسهل عليهم التواصل معهم وإزالة الأعذار.
في نهاية موضوعنا حول توزيع المهام في فريق العمل، يشكل الترتيب والانضباط في العمل مؤسسة قوية وناجحة.