تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة

يعد تعريف المساعد الإداري وواجباته الكاملة من أهم الأمور التي يحتاج الكثير من الناس إلى معرفتها بوضوح من أجل الحصول على فكرة صحيحة ودقيقة عن الواجبات التي يجب أن يقوم بها الشخص في وظيفته الإدارية.

التعريف الكامل للمساعد الإداري ومهامه

1- تعريف مساعد إداري

يعتبر الشخص الذي يشغل منصب مساعد إداري هو حلقة الوصل بين المديرين والعملاء ويتحمل المسؤولية الكاملة عن تلقي الرسائل والرد على المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات واستفسارات العملاء بالطريقة التي يراها مناسبة وتنظيم المهام الإدارية.

2- مهام المساعد الإداري

يشغل المساعد الإداري منصب مهم في أي شركة ولديه العديد من الواجبات والمسؤوليات منها:

• استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وإحالتها لمن يهمه الأمر.
• الرد على استفسارات العملاء واستفساراتهم بالطريقة المناسبة.
• تدوين الملاحظات وترتيب المواعيد وإعداد غرف الاجتماعات.
• تنظيم خط سير الرحلة وإتمام عملية إصدار التذاكر ومواعيد الرحلات.
• إنشاء تقارير يومية والتحقق من العروض المقدمة من العملاء.
• ترتيب أنظمة المكاتب المختلفة.

3- المهارات المطلوبة لمساعد إداري

• يجب أن تكون على دراية بالنظم المكتبية والإدارية.
• يتمتع بشخصية اجتماعية ، وهو متصل جيدًا وجيد مع جميع الناس.
• إنه قادر على كتابة تقارير العمل اليومية بطريقة صلبة ومنظمة.
• التعرف على المهام الإدارية والوفاء بالمواعيد النهائية والقدرة على تخطيط المهام الإدارية المختلفة وترتيبها.
• الامتثال لقوانين وأنظمة العمل.

4- متطلبات المساعد الإداري

• حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية أو شهادة جامعية مثل بكالوريوس أو بكالوريوس.
• أن يكون لديه الخبرة اللازمة في العمل الإداري.

5- واجبات المساعد الإداري

مهام المساعد الإداري عديدة جدًا ولا تقتصر على أعمال السكرتارية فحسب ، بل تشمل أيضًا بعض المهام الأخرى المتعلقة بأنشطة المكتب التالية:

• يطلب المساعد الإداري المعدات والبريد اليومي والأوراق المطلوبة لسير العمل السلس للمشرف ويشارك أيضًا في تنظيم ساعات عمل المرؤوسين.
• في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات في الشركة ، لذلك يعمل أحيانًا نيابة عن أصحاب الشركات.
• غالبًا ما يشرف المساعد الإداري على موظفي السكرتارية ، الذين يتعين عليهم في هذه الحالة إعداد التقارير وتقديم العروض التقديمية على أساس منتظم.
• يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في مساعدة الموظفين الجدد في التدريب ، ويجب أن يكون لديهم معرفة بمختلف الوظائف الإدارية والكتابية.
• يجب أن يكون المساعد الإداري شخصية اجتماعية ، حيث سيتعامل مع العديد من الشخصيات المختلفة باحتراف ، كما يجب أن يكون على دراية بالتفاعلات وإدارة الوقت ؛ قد يكون لديها القدرة على التعامل مع أكثر من مشروع في وقت واحد.
• يجب أن يكون لديه شخصية قيادية في صنع القرار ، وأن يكون قادرًا على اتخاذ القرارات والعمل بشكل مستقل هو جزء من طبيعة وظيفته.
• يمكن التمييز بين الملفات المهمة التي يجب أن تبقى والملفات القديمة التي يجب التخلص منها ، ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن التصرف بناءً عليها بشكل مباشر ، والملفات الأخرى التي يلزم إرسالها إلى الإدارة.
• يجب أن يكون المساعد الإداري قادرًا على الكتابة والتعبير جيدًا ؛ لأنه غالبًا ما يُطلب منه الرد على رسائل البريد الإلكتروني والعمل بقاعدة بيانات محددة.

اقرأ هنا: أساليب القيادة الإدارية الفعالة

مهارات كمساعد إداري

في حين أن معظم الأعمال الإدارية تنطوي على مجموعة واسعة من المهام متعددة الموظفين ، إلا أن هناك بعض المهارات المحددة التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري ، والتي ستكون واضحة في سيرتهم الذاتية وستحتاج إلى تسليط الضوء عليها أثناء المقابلة ، وهي:

• يمكن القول أن العمل في الإدارة من أكثر الطرق أمانًا للعمل في أي مجال آخر ؛ ويتم ذلك من خلال دراسة البيئة التي يعمل فيها العامل الإداري ، ومن ثم يمكنه تعلم الكثير من المعلومات في مجاله وكيفية الوصول إلى أعلى المناصب.
• في العالم الحديث المليء بأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية ، من الصعب العثور على شركة تعمل بشكل أساسي خارج شبكة الكمبيوتر. يجب أن يكون لدى المساعد الإداري مستوى عالٍ من المعلومات المتعلقة بالكمبيوتر ، حتى لو كان مبتدئًا ، وهذا سيسهل عملية تدريبه.
• يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بأنظمة تشغيل الكمبيوتر الشائعة ، وأن يفهم أساسيات البرامج لبرامج معالجة الكلمات المختلفة وأن يكون لديه معرفة كافية بالإنترنت.
• تعد المعرفة الجيدة بالتكنولوجيا وأنظمة الكمبيوتر المختلفة من بين المهارات المطلوبة لمساعد إداري ، مما يجعلها ناجحة وقابلة للتطوير في مجالهم.

اقرأ أيضًا هنا: المحاسبة المالية وإعداد التقارير

المهارات العامة كمساعد إداري

• يعتمد منصب المساعد الإداري بشكل عام على الاحتياجات اليومية لصاحب العمل وفي بعض الحالات التي يكون فيها الموظفون المبتدئون غير محظوظين ، لا يستطيعون أداء واجبات الوظيفة التي يؤديها موظفون من رتبة وموقف أعلى.
• بينما لا يتعين على المساعد الإداري تحمل سوء المعاملة من قبل شخص أعلى ، يجب عليه التعامل مع مثل هذه المواقف بصبر وحكمة.
• لا يزال هناك عدد من المسؤوليات الجانبية للمساعد الإداري وواجباته التي يجب أن تكون متأصلة فيه خاصة في هذا العصر الرقمي الذي يسيطر على كل شيء تقريبًا ، وتشمل هذه المسؤوليات ما يلي:
• التعرف على الأجهزة الرقمية الحديثة واستخداماتها الممكنة مثل استخدام أجهزة الفاكس والطابعات والماسحات الضوئية والتليفونات بأكثر من خط ، أصبحت كل هذه الأجهزة لا غنى عنها في جميع مجالات عالم المكاتب الحديث.
• يجب ألا يكون الموظف على دراية بجميع أنواع ونماذج المعدات الحديثة ، لأن كل مكان به مجموعة من المعدات تختلف نسبيًا من حيث التطوير والحداثة ، لكن يكفي أن يكون لديه معلومات أساسية تسهل فترة تدريبه وتقصير وقته.
• يمكن لمن يرغب في التعلم بخلاف ذلك زيارة المتاجر التي تبيع هذه الأجهزة الرقمية أو شراء واحدة للتدريب ، وهذا أحد أسباب نجاح الكاتب والارتفاع السريع في المناصب.

اقرأ هنا: خصائص خطاب الراحة المرفق

المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح

تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري والمسؤوليات الكاملة التي يجب أن يقوم بها ، ولكن هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح ، ومنها ما يلي:

• الكفاءة الفنية يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بكافة البرامج الحاسوبية والرقمية الحديثة ولديه القدرة على التعامل مع قاعدة بيانات كبيرة والكتابة ومعالجة النصوص.
• القدرة على التواصل خاصة في الشركات الكبيرة التي بها العديد من الموظفين والعملاء ، يجب أن يكون المساعد الإداري الجيد قادرًا على التواصل والتواصل مع الشخصيات من جميع الأنواع ويعتمد على التفاعل الودي من أجل تلبية رغبات الشركة.
• كما يعتني المساعد الإداري بالموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويشرف على تأهيلهم.
• المهارات التنظيمية يمكن للمساعد الإداري الناجح القيام بأدوار متعددة في وقت واحد ؛ لديه قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار واحترام الوقت والاستفادة منه على أفضل وجه.
• قد يكون العمل كمساعد إداري مملًا للبعض ووظيفة ممتعة للآخرين ، اعتمادًا على الوظيفة نفسها وعلاقة الموظف مع أقرانه أو أصحاب العمل.
• يمكن أن يكون العمل في هذه الوظيفة هو الهدف النهائي لشخص ما ، ويمكن أن يكون حافزًا لشخص آخر لتحسين معلوماته ومهاراته المهنية من أجل الحصول على درجات ومعالجة وظيفته باحترام ، مما يؤدي إلى احترام الآخرين له.

لقد وفرنا لكم هنا هذا المقال عن تعريف المساعد الإداري وواجباته الكاملة وكافة مهاراته التي يجب أن تتوفر فيه لتحقيق النجاح الذي يطمح إليه بشدة.