كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة: اعتادت الشركات أن تجد صعوبة في إرسال بعض الرسائل أو الملفات.
سواء للموظفين أو العملاء أو الأشخاص الآخرين المشاركين في هذا العمل.
بعد الوصول إلى البريد الإلكتروني، أصبحت مسألة الاتصال المهني أسهل بكثير.
يعد الإبلاغ عن كل طلب وإرسال الرسائل والملفات أمرًا سهلاً ولا يستغرق وقتًا ولا يتطلب أي جهد.
ولكن عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا، وخاصةً بريدًا إلكترونيًا رسميًا، سواء كان لشركة أو عميل أو غيره، فهناك بضع خطوات متضمنة.
لمعرفة هذه الخطوات خطوة بخطوة حول كيفية كتابة البريد الإلكتروني وتنسيقه بشكل صحيح وكيفية إرساله، اتبع هذه المقالة.
جدول المحتويات
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
ابدأ بتحية احترافية
- أولاً، يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بتحية مكتوبة جيدًا واحترافية.
- البداية من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها لأنها تجذب الانتباه.
- على سبيل المثال، لا نستخدم رسميًا سوى الاسم الأخير للشخص الذي سيتلقى الرسالة.
- على سبيل المثال، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، نكتب عزيزي السيدة برس.
- إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية، فسنكتب “Dear MS Prize”.
- في حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي تتعامل معه، يمكن أن يحدث هذا دائمًا مع التطبيقات.
- من الأفضل البحث عن اسم مدير التوظيف أو الشخص الذي يجب أن يتلقى الرسالة.
- يمكن الاعتماد على LinkedIn في هذه المهمة لأنها مصدر ثقة كبير.
- وعندما أجرينا البحث ولم نعثر أيضًا على أي نتيجة ولم نصل إلى الاسم، يمكننا استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تخاطبه.
- على سبيل المثال عزيزي مدير التوظيف.
- من الممكن أيضًا استخدام اسم الشركة أو كتابة الفريق، على سبيل المثال ب. عزيزي فريق أمازون، إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كانت باللغة الإنجليزية، فسنكتب عزيزي Amazon Innovation
راجع أيضًا: ماذا يعني CC في رسالة بريد إلكتروني؟
اشرح الهدف بوضوح
- تتمثل إحدى أساسيات إرسال بريد إلكتروني في توضيح الغرض منه بطريقة بسيطة ومحددة لتسهيل الأمر على مستلم هذا البريد الإلكتروني.
- لأن هذا البريد الإلكتروني يُقرأ عادة بين الاجتماعات في وقت قصير جدًا وبسرعة كبيرة.
- لذلك يجب الحرص على تقصير الجمل وجعلها قصيرة وواضحة.
- يجب أن تبدأ مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة.
- هناك جمل تختصر العديد من الكلمات وتساعد في إخبار المحتوى.
- واحدة من أهم هذه الجمل هي جملة أكتب لأسألها.
- والجملة التي أكتبها كمرجع.
- الجملة التي تشير إلى.
- في حالة احتواء هذا البريد الإلكتروني الذي نرسله على بعض المعلومات وتتطلب هذه المعلومات إجراءً محددًا من قبل مستلم البريد الإلكتروني، يجب توضيح ذلك ببعض الصياغة مثل العبارة “هل يمكنك إلقاء نظرة على هذه”. .
استخدم المفردات بشكل صحيح
- يجب أن نكون حريصين على استخدام جميع المفردات بطريقة مناسبة وصحيحة.
- يجب على جميع الصناعات استخدام الكثير من المفردات الفنية المختلفة.
- يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات مختلفة تمامًا عن الرسالة الخاصة المرسلة إلى الأطباء.
- لذلك، من الضروري البحث عن جميع المفردات المتعلقة بالمجال المتعلق بمحتوى الرسالة، والمستخدمة بشكل مناسب ووضعها في المكان المناسب.
لقد اخترنا لك أيضًا: البحث عن بريد إلكتروني في Gmail
اجعل الرسالة قصيرة
- عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، من المهم التركيز على جعلها قصيرة.
- أي دون الخوض في تفاصيل غير مهمة ومملة.
- هذا لأن هذه الرسائل مصممة من الألف إلى الياء لتتم قراءتها بسرعة.
- حيث يُقرأ أثناء الانتقال من مكان إلى آخر.
- ولكن يجب أن يكون واضحًا أيضًا، لأن أفضل الكلام هو ما يقال ويفعل.
- بالإضافة إلى ذلك، يساعد اختصار الرسالة في تجنب الأخطاء الإملائية.
- خاصة إذا كانت هذه الرسائل باللغة الإنجليزية.
تنتهي بأدب
- أخيرًا، يجب أن ننهي هذه الرسالة بأدب.
- يوصى أيضًا بختم الرسائل ببعض العبارات والملاحظات المهذبة مثل عبارة “شكرًا لك على مساعدتك” إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان باللغة الإنجليزية، فسيتم كتابته شكرًا لك على مساعدتك.
- أو جملة إذا كانت الرسالة باللغة العربية، ولكن إذا كانت باللغة الإنجليزية، فأنا أتطلع إلى الاستماع منك.
- يمكن أن تنتهي بجملة شكرا لك.
- أو بالجملة مع خالص التقدير.
تقييم جميل
- يجب أن تتم قراءة البريد الإلكتروني أكثر من مرة، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ، حيث سيساعد ذلك في تحديد الخطأ بشكل أسرع وأسهل.
- يمكن أيضًا استخدام القاموس للعثور على الخطأ.
- وهذا يعني أنه يجب مراجعتها بعناية لاكتشاف الأخطاء سواء كانت إملائية أو نحوية وتصحيحها.
- هذا قبل النقر فوق مربع الإرسال.
كيفية إرسال بريد إلكتروني على Gmail
- أولاً نفتح Gmail عن طريق تسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بنا (تسجيل الدخول).
- ثم نضغط على خيار إنشاء وبالتالي ستفتح نافذة جديدة لإنشاء رسالة نكتب فيها الرسالة التي نريد إرسالها.
- ثم نضغط على حقل “إلى”.
- ثم نكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سنرسل إليه الرسالة.
- من الممكن إرسال نسخة وتكون نسخة حقيقية (CC).
- من الممكن أيضًا إرسال نسخة (نسخة مخفية الوجهة) إلى شخص آخر غير المستلم الرئيسي للرسالة.
- للقيام بذلك، انقر فوق الخيار (نسخة مخفية الوجهة) أو (نسخة).
- من الممكن أيضًا إضافة عنوان للشخص الذي يتلقى الرسالة.
- إذا كان في جهات الاتصال، نضغط على خيار إلى (إلى).
- ثم نختار إحدى جهات الاتصال التي نريد إرسال الرسالة إليها.
- ثم نضغط على الزر “إدراج”.
- ثم نكتب محتوى الرسالة أي الموضوع في الحقل (الموضوع).
- يمكن أن يكون هذا الحقل مفيدًا بعدة طرق، من أهمها إعطاء مستلم الرسالة فكرة سريعة عن محتوى الرسالة الرئيسية.
- يساعد هذا الحقل أيضًا مستلم الرسالة في تصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.
- ومع ذلك، يمكن تجاوز هذه الخطوة تمامًا ولن يتم ملء هذا الحقل وسيتم إرسال الرسالة بشكل طبيعي بدونها.
- ثم نقوم بكتابة نص الرسالة في الحقل الرئيسي المعروض علينا على شاشة الجهاز.
- تجدر الإشارة إلى أنه يمكننا التحكم في أداء العديد من التنسيقات المختلفة لنص الرسالة، على سبيل المثال ب- تغيير حجم الخط ولونه.
- وإدراج الترقيم والتعداد النقطي والتنسيقات الأخرى، ويتم ذلك بطريقة يمكن أن تشبه تنسيق ملفات Word.
- ثم نضغط على زر الإرسال وستظهر اللغة الإنجليزية (إرسال) باللون الأزرق.
ميزات البريد الإلكتروني
- من أهم الوظائف إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين.
- يمكنك أيضًا إرسال رسالة تحتوي على نص مكتوب أو صوت، أو إرسال مقاطع فيديو أو صور أو خرائط.
- الإرسال سريع ولا يستغرق وقتًا طويلاً للإرسال، ويمكن أن يستغرق بضع ثوانٍ فقط للوصول إلى الشخص الذي تم إرساله إليه.
- هناك العديد من الميزات الأخرى.
لا تفوت هذا: كيفية إرسال بريد إلكتروني
في نهاية مقالنا حول كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة، تعرفت على بضع خطوات.
لمساعدتنا في كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح وواضح.
شرحت أيضًا كيفية إرسال بريد إلكتروني عبر Gmail.
نتمنى من الله تعالى أن ينال هذا المقال إعجابكم وأن نكون قادرين على الاستفادة منكم.
نأمل أن تشاركوا هذا المقال على وسائل التواصل الاجتماعي ومع أصدقائك وعائلتك.
لمعرفة المزيد حول كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني بطريقة بسيطة وسهلة، نتركك في أمان الله وأمانه.