يكتب في نهاية محضر الاجتماع، حيث يعتبر ذلك من أهم المهارات الأساسية المطلوبة للوظائف ويمثلها سلسلة من الملاحظات المسجلة خلال الاجتماع، والتي من خلالها يتم تسليط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي تمت مناقشتها. ويتم وضع المقترحات المناسبة والتصويت عليها. تمثل أهمية هذه المقالة. يوفر الموقع ترينداتي في السطور التالية تعريفًا كاملاً لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع، بالإضافة إلى أهم الأشياء والنصائح حول معرفة متى يتم عرض الدقائق مكتوبة بشكل صحيح.
جدول المحتويات
محضر الاجتماع
وهي عبارة عن ملاحظات للمناقشات والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية، حيث يتم تدوين ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل، وتحتوي محاضر الاجتماع على عدد من العناصر المهمة التي يجب تسجيلها، من أهمها تاريخ وساعة الاجتماع وأسماء الحاضرين والغائبين وقبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق، وكذلك معرفة القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال، مثل نفذت أو تم الاتفاق على الأنشطة وغيرها.[1]
في نهاية محضر الاجتماع يكتب
تعد كتابة الدقائق من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف. وفي نهاية المحضر، يجب كتابة العديد من الأشياء المهمة، بما في ذلك وقت الانتهاء، وتوقيع الحاضرين، وكذلك تحديد وقت اليوم التالي ومن خلال الموقع الرسمي نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هي كالتالي[2]
- حدد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور.
- حدد موعد الاجتماع القادم.
راجع أيضًا ما هو الفرق بين السجل والتقرير
خطوات كتابة المحضر
يعد إنشاء سجل دقيق لما حدث أثناء المناقشة في الاجتماع من أهم الأشياء التي يجب الاهتمام بها في اجتماعات المؤسسات أو الشركات. يرتكز هذا السجل على خمس مراحل رئيسية هي كالتالي[3]
- مرحلة ما قبل التخطيط.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة كتابة التسجيل.
- مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
- احفظ السجل للرجوع إليه في المستقبل.
ما يجب مراعاته عند كتابة المحضر
هناك بعض الأشياء والنصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع، على النحو التالي[4]
- سجل عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إعلام الأعضاء الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- اكتب النقاط والنتائج والتوصيات الرئيسية للاجتماع.
- اجلس بالقرب من رئيس الاجتماع لتسجيل القرارات.
- إرفاق اسم وتوقيع من أعد محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع بالكامل بصيغة الماضي وتأكد من توقيعه إذا كان رسميًا.
- احترام السلامة اللغوية والإملائية للسجلات أو السجلات وعدم وجود الكثير من الآراء الشخصية.
راجع أيضًا اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته وختمه بالتوصيات التي تتناسب مع موضوع الاجتماع
هنا ينتهي المقال الذي حمل التساؤل عن كيفية إغلاق محضر الاجتماع، بعد تحديد محضر الاجتماع وأهم المعلومات عنه، وكذلك أهم الأمور والنصائح المفيدة التي يجب معرفتها عن المحضر الاجتماع، متى تكتب المحضر.