صفات السكرتير الناجح ليس من قبيل المبالغة القول إن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها. هذه الوظيفة هي أهم رابط بين الإدارة الممثلة في صاحب العمل أو الرئيس وبين فريق العمل و الموظفون الذين يعرفون رؤية ثقافة الشركة والتوجه المستقبلي للشركة هي مهمة عامة، موجودة في جميع المجالات تقريبًا، بما في ذلك الاقتصاد والسياسة والهندسة والتجارة، ولأهميتها، فإن الموقع ترينداتي يعطي الشخص لمحة عامة عن أهم صفات السكرتير الناجح.
جدول المحتويات
ما هي واجبات ومسؤوليات السكرتير
تتمثل المسؤوليات الأساسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما هو معروف – في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات، وتحديد أولويات العمل، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين، وكذلك الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها، وبما أنها وظيفة تتطلب مجموعة متنوعة من المهارات الشخصية والعملية، يجب أن يكون السكرتير موظفًا جديرًا يتمتع بخبرة واسعة في مجاله المهني.[1]
خصائص السكرتير الناجح
تتميز السكرتيرة الناجحة في وظيفتها ببعض الصفات المهنية والشخصية التي ستمكنها من التعامل مع متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام، خاصة أنها من النوع الذي يحتاج إلى متابعة مستمرة للاحتياجات الملحة المتعلقة بالعمل والموظفين هم المطلوبة، وفيما يلي أبرز سمات السكرتير الناجح
تعديل جيد
من الضروري للسكرتير أن يطبق بنجاح نظامًا دقيقًا فيما يتعلق بالمهام اليومية الرئيسية والجانبية، ويعرف السكرتير الخبير كيفية تصميم أنظمة جيدة وبسيطة للتأكد من أن لديهم نظامًا دقيقًا لقضاء الوقت وتوفير الجهد. مطلوب لإكمال مهمة ما، سواء على الورق أو على الكمبيوتر، التنظيم مهم للغاية، لا سيما عند جدولة المواعيد، وإدارة جداول المديرين، أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
تدوين ملاحظات دقيقة
في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية، هناك دائمًا معلومات مهمة للشركة والرئيس التنفيذي وسكرتير ناجح يعرف كيفية كتابة كل شيء بالتفصيل حتى يمكن استشارته لاحقًا دون نسيان وهذه التفاصيل هي اقتراحات خاصة بالشركة ومعلومات طارئة إلى إدارة إلخ.
يمتلكون مهارات الاتصال
تعتبر السكرتيرة الناجحة بوابة الشركة وعباراتها، ولهذا يجب أن تتمتع بمهارات اتصال ممتازة، لا سيما في التواصل المباشر مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، والقدرة على التعبير عن رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية.[2]
إدارة وحل المشاكل
يتعرض السكرتير في كثير من الأحيان لضغوط عمل معينة ناتجة عن ظهور مشاكل سواء كانت طوارئ إدارية أو متعلقة بموظفي الشركة أو العملاء، وبالتالي يجب أن تكون قادرة على حل هذه المشاكل والتوجيه لتسهيل تعامل الإدارة معها. نظرًا لوجود مشكلات تتطلب تحديد مواعيد طارئة، أو الاتصال بأصحاب المشكلة مباشرةً.
القدرة على الكتابة
قد تبدو سمة بديهية على السطح، لكنها سمة ضرورية جدًا لوظيفة السكرتارية. يجب أن تكون السكرتيرة الجيدة قادرة على الكتابة ولديها توازن لغوي كبير يسمح لها بإدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالمعاني اللغوية للحفاظ على القواعد التي تؤكد جودة الشركة، بالإضافة إلى القدرة على الكتابة بسرعة، وأن معظم مهامه مرتبطة بهذه القدرة فيما يتعلق بالخطابات المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني وة العقود وما إلى ذلك.[3]
توقع حالات الطوارئ
تتميز السكرتيرة الناجحة بقدرتها على توقع ما قد يكون مطلوبًا في حالة الطوارئ في المستقبل، خشية حدوث نقص مفاجئ في الموارد أو الأعمال مما يتسبب في خسائر كبيرة، وربما توضح هذه القدرة خبرة السكرتيرة في إنجاز مهامه والمتابعة المستمرة للصفقات
امتلاك المهارات الفنية
خاصة في هذا العصر، يحتاج السكرتير إلى مستوى جيد من المهارات الفنية الأساسية مثل كيفية استخدام برامج Microsoft Office وأحيانًا تتطلب بعض وظائف السكرتارية معرفة سطحية أو قوية ببرامج Adobe بالإضافة إلى القدرة على التصفح والتنفيذ دراسات موثوقة، حسب المصادر.
اقرأ أيضًا التخصصات الأكثر طلبًا في السعودية 2030
كيف يبدو المسار الوظيفي في مهنة السكرتارية
مهنة السكرتير ليست في حد ذاتها مهنة في حد ذاتها، ولكن يمكن اعتبارها درجة وظيفية موجودة في معظم المهن، لا سيما في مجالات الإدارة والمحاسبة في مجالات التعليم والاقتصاد والهندسة، إلخ. يصبح حامله مساعدًا إداريًا أو منسقًا إداريًا أو مساعدًا تنفيذيًا، ويمكنه أيضًا أن يصبح مدير مكتب، ومع تزايد أهمية هذه المهنة، يوجد خط دراسي خاص في المعاهد والجامعات المتعلقة بها.
اقرأ أيضًا كيف أجد الدورة التدريبية المناسبة لي
أنواع أعمال السكرتارية
تولي الشركات والمؤسسات العمالية أهمية كبيرة لنشاط السكرتير نظرا لأهمية منصبه الذي يعتبر حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء أيضا، ويمكن تصنيفها على النحو التالي[4]
- السكرتير التنفيذي المعروف أيضًا باسم المساعد الإداري أو الإداري، ومن أهم مهامه العمل الكتابي والتنظيمي، وترتيب المواعيد والمكالمات الهاتفية، وصياغة التقارير، ورعاية الموظفين كممثلين للإدارة، وهي من بين وظائف السكرتارية الأكثر شيوعًا .
- سكرتير المكتب تعتبر هذه الوظيفة أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا المتعلقة باستخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية لأصحاب العمل.
- السكرتير القانوني يحدث هذا النوع في مكاتب المحاماة أو مكاتب المحاماة وتكون وظائف السكرتير في الأعمال الكتابية، وإعداد التقارير والوثائق القانونية وإعدادها للعرض في المحكمة أو العملاء.
- السكرتير الطبي يحدث هذا النوع في المؤسسات الطبية مثل المستشفيات والعيادات. تتمثل أهم مسؤوليات السكرتير في تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية لسكرتير ناجح
يجب أن تمتلك السكرتيرة مجموعة أساسية من المهارات التي ستميزها في منصبها وتكون قادرة على تلبية متطلبات هذه المهنة بكفاءة. وفيما يلي المهارات الشخصية والمهنية الأساسية اللازمة لتكون سكرتيرة ناجحة[5]
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- التفاوض الفعال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل.
كيف تصبح سكرتيرة ناجحة
لا شك أن بناء أساس قوي لعمل ناجح يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يمكنه أداء المهام المختلفة بدقة. السكرتير هو البوابة الأساسية للوصول إلى المعلومات للإدارة وصاحب العمل، وهناك خصائص رئيسية أخرى مثل تطوير المخططات التنظيمية للأعمال ومهارات حل المشكلات.
اقرأ أيضًا هل لدى إدارة المكاتب مستقبل
بهذا نصل إلى نهاية مقالنا، خصائص السكرتير الناجح، والذي استعرضنا فيه معكم تعريف هذه المهنة وأهميتها والصفات الأساسية التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح، ثم انتقلنا إلى عرض موجز للمسار الوظيفي وأنواع موظفي السكرتارية ومهاراتهم المطلوبة.