إن تعريف الهيكل التنظيمي هو نقطة البداية للهيكل الإداري للمؤسسة، لذلك يجب على كل موظف مدني معرفة الهيكل التنظيمي حتى يتمكن من تطوير المنظمة والحفاظ عليها. في هذا المقال سنتعرف على الهيكل التنظيمي وأنواعه ووظائفه بشكل مبسط.
جدول المحتويات
تحديد الهيكل التنظيمي
تحديد الهيكل التنظيمي
هناك العديد من التعريفات للهيكل التنظيمي، وقد قام علماء الإدارة بعمل العديد من التعريفات له، ومن أشهر تعريفاتهم تعريف ماكس، والذي عرّف بأنه مجموعة من القواعد البيروقراطية التي تمنح الأفراد الحق في إصدار أوامر لأشخاص آخرين. بما يحقق العقلانية والكفاءة.
بينما يختلف علماء الإدارة على تعريف واحد للهيكل التنظيمي، إلا أنهم اتفقوا على معناه العام، لأنه يعبر عن تدفق عمل المنظمة من خلال تمثيل التسلسل الهرمي للوظائف في الشركة.
وعلاقة الوظائف الفردية بالآخر، ويظهر ذلك من قبل الجهات الموجودة داخل الشركة والتي يتلقى منها كل فرد تعليماته ومن يعطي الأوامر.
بشكل عام يمكن القول أن الهيكل التنظيمي يمثل رسم خرائط للهيكل الداخلي للمنظمة، بحيث يظهر الإدارات الداخلية داخل المنظمة وكذلك أشكال الاتصال الإداري في المنظمة.
ننصحك بقراءة تعريف إدارة الموارد البشرية و 4 خطوات لإدارتها
أنواع الهياكل التنظيمية
هناك عدة أنواع مختلفة من الهيكل التنظيمي، ويعتمد نوع الهيكل التنظيمي المستخدم على الغرض منه وعلى حجم وثقافة الشركة، ولكل نوع من الهيكل التنظيمي مزايا وعيوب، من أبرزها ما يلي
- الهيكل الهرمي هو أحد أكثر أنواع الهياكل التنظيمية شهرة وغالبًا ما يستخدم في الشركات الصغيرة بسبب طبيعته البسيطة والمباشرة، حيث يتم تنظيم السلطات بشكل هرمي وتتركز السلطة في الجزء العلوي من الهرم.
- هيكل الشبكة هو هيكل يتطلب من بعض المديرين التنفيذيين تتبع الأعمال داخل الشركة وخارجها، وعلى الرغم من بعض مزايا التعامل مع المصادر الخارجية لإكمال عمل المنظمة، إلا أنه يشكل خطرًا أيضًا.
- الهيكل المسطح عبارة عن هيكل به عدة مستويات إدارية تتميز بالمرونة والسرعة في اتخاذ القرار وتوفر للمديرين مساحة أكبر للمناورة.
- الهيكل التنظيمي الوظيفي هذا هو التنظيم الذي يتم فيه التقسيم وفقًا لأماكن العمل ويضمن تبادل الخبرات، ولكنه يجعل من الصعب التحكم في العملية.
قد تكون مهتمًا أيضًا بـ أهمية الدورات التعليمية وفوائدها في ترقية طلابك إلى أعلى مستوى
ملامح الهيكل التنظيمي
عند تطوير الهيكل التنظيمي، من الضروري ة الخصائص المراد فحصها من أجل تطوير هيكل مميز، والخصائص الرئيسية للهيكل التنظيمي هي كما يلي
- وضوح التدرج يجب أن يوضح الهيكل التنظيمي التسلسل الهرمي الإداري في المنظمة بشكل مباشر، وهذا معروف وواضح لجميع الموظفين.
- المرونة يجب أن يكون الهيكل مرنًا ومناسبًا للتداول في جميع الأوقات وفي حالات الطوارئ.
- فقدان الازدواجية في العمل في القيادة حيث يجب أن يظهر الهيكل القيادة لكل موظف، فإن أحد أكبر الأخطاء هو أن الموظفات يتلقين تعليمات من عدة جهات.
- التوافق يجب على المنظمة اختيار هيكل تنظيمي يتناسب مع حجمها وهدفها واحتياجاتها.
- سهولة التواصل يجب أن يضمن الهيكل التنظيمي سهولة التواصل بين الإدارات والأفراد عند تلقي التعليمات أو إرسال التقارير.
- التخصص وتقسيم العمل حيث يجب أن يضمن هيكل وظيفي محدد لكل شخص ويكون واضحاً ضمن سلسلة الهيكل التنظيمي.
- التوازن يجب أن يكون لكل فرد ميزان قوى يمكنه التعامل معه.
- مبادئ الهيكل التنظيمي
من أجل بناء هيكل تنظيمي بشكل صحيح، لا بد من الاعتماد على عدة مبادئ لتصميم هيكل متين وفعال، من أهمها ما يلي
- تحديد الأدوار يجب أن يكون كل موظف على دراية بالدور المحدد الذي يتعين عليه القيام به.
- عدم وجود مستويات عمودية على الرغم من أن هذا المبدأ قد لا يعمل مع بعض المنظمات، إلا أنه يجب تقليل المستويات الإدارية لضمان إكمال أسرع.
- الأهداف الواضحة يجب أن يضمن الهيكل التنظيمي تحقيق هدفه الوجودي وفق رؤية الشركة.
- تقسيم العمل يجب أن يتم تقسيم العمل ضمن هيكل التوظيف حسب نوع العمل والتخصص.
- التخصص يجب أن يلخص الهيكل التنظيمي كل تخصص تحت نقطة واحدة لضمان تبادل الأفكار والخبرات.
- الأنشطة الرئيسية عند التخطيط للهيكل التنظيمي، يجب أولاً تحديد الأنشطة الأساسية للشركة ثم تقسيمها، إذا لزم الأمر، إلى مناطق فرعية.
- عدد المرؤوسين يجب تقسيم عدد المرؤوسين إلى مجموعات لا تزيد عن 6 أشخاص تحت إشراف كل مشرف للحصول على أفضل النتائج.
- الخلاصة يجب احترام التسلسل الهرمي الوظيفي حسب الهيكل التنظيمي وعدم تخطيه.
لا تفوت ما هو الفرق بين المنظمة والشركة
مكونات الهيكل التنظيمي
يتكون الهيكل التنظيمي الفعال من عدة عناصر حددها العالم الإداري هنري مينتسبرج ويتضمن المكونات التالية
- الإدارة التشغيلية وتمثل أساس الهيكل التنظيمي وهي الفئة التي تعمل على تنفيذ أعمال الشركة.
- الإدارة العليا الفئة المسؤولة عن تخطيط الشركة وتحديد أهدافها واستراتيجياتها.
- الإدارة الوسطى هي حلقة وصل بين الإدارة العليا والإدارة التشغيلية لأنها تترجم أهداف الشركة إلى خطط تشغيلية قابلة للتحقيق.
- المستشارون هم الذين يقدمون النصح والمشورة حول كيفية القيام بالأعمال التجارية.
- الدعم اللوجستي الإدارات المسؤولة عن تسهيل العمل في الشركة مثل السكرتارية والعلاقات العامة.
- الأيديولوجيا قيم وثقافة الشركة، على أساسها يتم تحديد شكل الشركة وشكل هيكلها التنظيمي.
تعرف على المزيد حول ما هي الموارد البشرية وأنواعها الأكثر شيوعًا
يجب على كل شركة تحديد الهيكل التنظيمي بدقة وتقديمه لموظفيها من أجل تحقيق الاستقرار الإداري المطلوب واختيار نوع الهيكل التنظيمي الذي يتوافق مع ثقافتها وأهدافها.