ما هي الأرشفة الإلكترونية، مع تقدم الزمن والتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم ومع ظهور أجهزة الكمبيوتر في جميع مجالات الحياة، طور الإنسان شرح طريقة تساعده على الاحتفاظ بجميع أوراقه ومعاملاته في مكان واحد آمن. مكان يسهل عليه الوصول إليه في أي وقت، وتسمى هذه العملية بالأرشفة الإلكترونية، وسنتعرف على المقال الموجود في الموقع ترينداتي، وعن أهداف عملية الأرشفة الإلكترونية، ومرحلة التخطيط، وما إذا كانت الأرشفة الإلكترونية تسرع العمل من الأرشيف، إلى جانب البرامج الإلكترونية، يتم إعطاء برامج الأرشفة وخصائصها الكثير من المعلومات حول هذا الموضوع.
جدول المحتويات
ما هي الأرشفة الإلكترونية
مع التطور الذي يشهده العالم، كان من الضروري وجود طرق سريعة وفعالة لتسهيل الوصول إلى المعاملات المؤرشفة على الورق، مما أدى إلى ظهور ما يعرف بالأرشفة الإلكترونية، والتي تعرف بأنها عملية التنظيم العلمي والمنظم لـ تم تصميم الملفات لتسهيل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون إضاعة الوقت والجهد في البحث بين الأوراق عن طريق تحويل المستندات والوثائق من تنسيق رقمي إلى تنسيق إلكتروني ونقلها وتنظيمها إلى برامج لهذه العملية عبر وسائط إلكترونية خاصة. يسهل توزيع المستندات واسترجاعها بحيث يمكن البحث عنها برقم المستند وتاريخ حفظها أو أي شيء يشير إليها، كما يمكنهم أيضًا البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.[1]
جهاز إلكتروني يمكنه معالجة البيانات وتخزينها واستردادها
أهمية الأرشفة الإلكترونية
تتمثل أهمية الأرشفة الإلكترونية للمعلومات والبيانات في الآتي[2]
- تقديم معلومات دقيقة في أي وقت من الأوقات.
- تخفيض النفقات المالية في الشركات والمؤسسات.
- المساهمة في زيادة كفاءة العمل من خلال استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات.
- لا يتعين على الين والموظفين الرجوع إلى الأرشيف.
- توفير الكثير من المعلومات للعميل وحرية اختيار الأداة التي يريد البحث عنها.
- حماية البيئة من خلال تجنب النفايات.
- ة وتحرير سهل.
- اجعل من السهل الوصول إلى المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
- توفير مساحات كافية في المكاتب والشركات.
- استرجاع نسخ من صور المستندات بسهولة
- صور المستندات الورقية دقيقة وملونة.
يُطلق على الجهاز الذي يربط شبكة محلية بشبكة ممتدة أو الإنترنت التطور التكنولوجي لهذا العالم
مراحل الأرشفة الإلكترونية
هناك مستويان رئيسيان للأرشفة الإلكترونية[3]
تخطيط
تنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية على النحو التالي
- مرحلة الدراسة والمسح حيث تكون المعلومات المراد أرشفتها محدودة.
- مرحلة التحليل وتتمثل في الفرز والجرد لتحديد الأولويات في تحويل الوثائق من ورقية إلى إلكترونية.
مرحلة وضع الخطة وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة فيما يتعلق بتاريخ النقل والإتلاف.
- مستوى اختيار البرنامج يتم تحديد واختيار الأجهزة التي سيتم استخدامها في عملية الأرشفة هنا.
مرحلة إعداد قاعدة البيانات في هذه الخطوة، يتم تحديد قواعد البيانات المستخدمة.
مرحلة التنفيذ
تنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية
- مرحلة تجهيز الوثائق من مواقعها إلى المكان المخصص لتنفيذها وتجميعها وفق تصنيف معين.
مرحلة المسح الضوئي عن طريق تصوير المستندات القديمة أو نسخها وتحويلها إلى صورة رقمية.
- وضع علامات على المستندات لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد اكتمال عملية الأرشفة.
- التحقق من جودة المستندات ومقارنتها مع المستندات القديمة وتحديد الاختلافات.
- حفظ المستندات في وسائط تخزين مختلفة.
رابط النظام السهل وزارة الصحة
هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف
تعمل الأرشفة الإلكترونية على تسريع عمل أمين الأرشيف حيث تساعده على التنظيم والبحث، وتوفر وصولاً سهلاً وبسيطًا إلى المعلومات التي يحتاجون إليها، فضلاً عن القدرة على الاحتفاظ بكمية كبيرة من المعلومات غير الممكنة مع الأرشفة الورقية، وهو ما يهتم المرفق، فهو يقلل من عدد الموظفين ويسهل ربط الأجزاء.تتعاون الشركة من خلال التوزيع الإلكتروني للمستندات.يتيح نظام الأرشفة الإلكترونية تخزين المستندات في شكل ملفات إلكترونية بدلاً من الأرشيف التقليدي. مع ذلك لاستخدام الأماكن المخصصة لتخزين المستندات الإلكترونية والاستفادة منها في الأمور الأكثر أهمية. [4]
كيف يمكن للمؤلفين والكتاب تلخيص تفاصيل مواضيعهم بشكل أفضل
عيوب الأرشفة الإلكترونية
بالرغم من وجود العديد من المزايا لأرشفة المستندات إلكترونيًا، إلا أن لها بعض الجوانب السلبية وهي كالتالي[5][6]
- يمكن أن تتم سرقة المستندات والوثائق.
- زيادة تكاليف الأعمال مثل أجهزة الكمبيوتر يجب أن تكون موجودة في كل مكتب.
- إمكانية اختراق البيانات المخزنة على الأجهزة أو العبث بها.
- احتمالية حدوث عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.
راجع أيضًا يُعرف البحث في الإنترنت باسم التخزين
متطلبات التحول من المحفوظات التقليدية إلى المحفوظات الإلكترونية
للتمكن من التحول من المحفوظات التقليدية إلى المحفوظات الإلكترونية، يجب استيفاء عدد من المتطلبات، وهي ما يلي[7]
- توافر الأجهزة والآلات مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات والخوادم وغرف البصريات
- يقدم برامج مؤرشفة مثل Byte Quest والعديد من البرامج الأخرى المذكورة لاحقًا
- يوفر أدوات مساعدة مثل Wise Image، والتي تُستخدم لتنظيف المستندات التي تحتوي على بقع سوداء، وغيرها من الأدوات المساعدة
راجع أيضًا استخدم برنامجًا لتحرير النص وتنسيقه لجعله أكثر وضوحًا وجاذبية
برامج أرشفة إلكترونية
هناك العديد من الأنظمة والبرامج المستخدمة في عملية الإيداع الإلكتروني، ومنها ما يلي[8]
- نظام EDOX
- نظام EDMS
- نظام ايفرسويت
- نظام DOC WEAR
- نظام ALCHEME
- نظام FILE NET
- نظام ARABIC DOCS
- نظام ووتر مارك
- نظام ريدوت
- نظام الليزر فيشي
- نظام SAPERION
راجع أيضًا لتوفير مساحة التخزين، يمكننا تقليل حجم الملفات والمجلدات من خلال
وظائف برامج الأرشفة الإلكترونية
تتميز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص منها ما يلي[9]
- سهولة التعامل مع جميع الملفات.
- يدعم برامج الصور والرسومات.
- يدعم حفظ رسائل الفاكس الواردة.
- سهل التطوير والتحديث.
- دعم أرشفة الوسائط الأخرى.
- القدرة على استعادة البيانات التالفة.
- التكامل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
- دعم البريد الإلكتروني.
- يحتوي على محرك بحث قوي يضمن البحث في جميع المجالات.
- سهل الاستخدام ولا يتطلب الكثير من التدريب.
- التعامل مع قواعد البيانات.
- دعم اللغة العربية.
- إمكانية تصدير البيانات.
- امكانية الوصول عن بعد للنظام.
- القدرة على حماية المستندات من السرقة والقرصنة.
- دعم تكنولوجيا الشبكة
- يلبي احتياجات الأعمال.
- دعم البروتوكولات المشهورة عالمياً.
- القدرة على تقديم التقارير.
نقوم بضغط حجم الملفات والمجلدات لـ
وصلنا هنا إلى نهاية هذا المقال حيث ناقشنا ماهية الأرشفة الإلكترونية، وتعرّفنا على مراحلها وأهدافها، وبرامج الأرشفة الإلكترونية، وخصائص برامج الأرشفة الإلكترونية.