كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي .. والإنجليزي

ما هو قالب البريد الإلكتروني الرسمي؟

كتابة الرسائل وإرسال رسائل البريد الإلكتروني هي مسألة مهنية أمر لا مفر منه في هذه العملية. أولاً، إذا كانت هذه المراسلات وظيفية أو تجارية، فيجب ملاحظة أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني للأصدقاء والعائلة تختلف تمامًا عن الرسائل الرسمية، لذلك تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل صحيح إملائيًا بشكل صحيح حتى تصل المعلومات إلى الطرف الآخر بشكل صحيح، هناك بعض القواعد الرسمية لآداب البريد الإلكتروني التي يجب على كل مرسل اتباعها، حتى لو لم تكن لغته الأم.

كيف أكتب نموذج بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية؟

• العنوان: في كل عربي، يعتبر الاحترام والثقة في الكتب المقدسة أساس أي علاقة اجتماعية أو تجارية. عند الكتابة إلى شخص ما في بريد إلكتروني رسمي، يجب أن يُدرج الشخص اسمه الكامل والمسمى الوظيفي ؛ على سبيل المثال، في حالة الطبيب، سيتم وضع هذا قبل اسم الطبيب.
  • ويفضل وضع كلمة “عزيزي” أمام اسم المستلم فهذه علامة على الاحترام، ويمكن إضافة عنوان “فاضل” على سبيل المثال: د. خالد أو الطبيب المحترم خالد. .
• الافتتاحية: يمكن استخدام التحية العربية لإظهار نوع من الاحترام لجميع الاتجاهات، فلنبدأ:
  • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
  • ثم بعد هذه التحية فقرة بعد الافتتاح: تحية طيبة وبعدها، أو يمكن أن تكون تحية وتقدير.

يمكن تغيير هذا الافتتاح حسب الرغبة مع الحفاظ على الاحترام، ويجب أن تتدفق العناوين والصياغة الخاصة بالاحترام، ومن حيث اللباقة، فإن بداية الجاذبية هي الاستمرار في قراءة البريد الإلكتروني.

• لغة مبسطة: بعد اتباع كل من العنوان وخطوات التحية، يبدأ الآن في الكتابة باللغة العربية الرسمية، وكتابة لغة حية ومنسقة لا مثيل لها، إذا كنت تكتب باللغة العربية، فيما يلي بعض الجمل التي يمكن أن تساعدك في كتابة مسؤول البريد الإلكتروني:
  • مثال 1: أحترم بشدة لفت انتباهك إلى هذا …
  • المثال الثاني: أرجو تقبل اعتذاري الصادق والصادق عن الإزعاج.
  • المثال الثالث: مع كل احترامي أردت …
  • المثال الرابع: أرجو تقبل اعتذاري الصادق عن …

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من هذه الأمثلة، يمكنك البحث في الإنترنت حيث يوجد الكثير من الأمثلة المهنية والاحترافية.

• خاتمة البريد الإلكتروني: يمكن أن يكون إغلاق البريد الإلكتروني هادئًا ومهذبًا. استخدم هذه العبارات لإظهار احترامك مرة أخرى أو حتى أشكرهم على وقتهم واهتمامهم: أضفهم في نهاية البريد الإلكتروني.

كيف أكتب نموذج بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية؟

• موضوع البريد الإلكتروني: الموضوع هو الجزء الأول من المعلومات التي سيجدها مستلم البريد الإلكتروني. إذا تمت كتابة البريد الإلكتروني بشكل غير صحيح أو غير واضح، فقد يؤدي ذلك إلى قيام القارئ بإغلاقه دون فهمه. وبالتالي، من المهم إرسال رسالة واضحة وبريد إلكتروني دقيق من البداية مع نص الرسالة أو سبب الكتابة بكلمات أو كلمات بسيطة تجذب انتباه القارئ.
• أسلوب الكتابة: على عكس العديد من اللغات الأخرى التي تتطلب جمل طويلة وكبيرة في سياق رسالة بريد إلكتروني رسمية، فهو على دراية جيدة ويوصى باستخدام جمل قصيرة بكلمات بسيطة، لذا تأكد من تقسيم النص إلى فقرتين أو ثلاث فقرات يمكن للمتلقي متابعة أهم النقاط.
• نماذج المجاملة: إذا كان البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، فلا يُسمح لك باستخدام أي لغة أخرى أو التدخل في أي ثقافة أخرى، بشكل عام يتم إيلاء الكثير من الاهتمام لصور الإطراء والامتنان، لذلك لا تنس إضافتها .
• التحقق من البريد الإلكتروني: لا ترسل بريدًا إلكترونيًا باللغة الإنجليزية دون قراءته مرة أخرى قبل إرسال أو التحقق من الأخطاء النحوية أو الإملائية الشائعة جدًا حتى في لغتك غير الأم، لذا فإن التحقق هو أفضل طريقة لإنشاء بريد إلكتروني احترافي ومهني.
• التوقيع: تأكد من ضبط البريد الإلكتروني بحيث تحتوي نهاية الرسالة على معلومات مهمة حول المرسل، بما في ذلك:
  • اسم ولقب.
  • عنوان وظيفي.
  • بيانات الشركة مثل الاسم والعنوان.
  • الاتصال مع الشركة ممكن.

أهم النصائح لكتابة نموذج بريد إلكتروني رسمي

• الغرض من البريد الإلكتروني: قبل إنشاء البريد الإلكتروني، يجب أن يسأل المستلم عن الإجراء الذي يجب أن يتخذه بعد تلقي الرسالة. بمجرد تحديد وجهة البريد الإلكتروني، يمكنك التأكد من أن أي معلومات واردة في الرسالة تدعم هذا الإجراء، على سبيل المثال إذا شعرت بالفزع عندما قام أحد المستلمين بفحص تقرير مرفق بالبريد الإلكتروني، فتعرف على المعلومات المتعلقة بالتقرير والعناصر لمراجعة، وما إلى ذلك، احتياجاتك ومتى تستجيب.
• انتبه إلى المرسل: عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، تأكد من أن صياغة الرسالة تطابق المرسل وموقعه وأنها خالية من أي بريد إلكتروني غير هام أو غير هام رسمي. من ناحية أخرى، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل تربطك به علاقة وثيقة، فيمكنك اتباع نهج أقل رسمية.
• البريد الإلكتروني قصير: من الممكن أن يكون لدى مستلم البريد الإلكتروني مخاوف كثيرة وليس لديه وقت. لذا، أرسل بريدًا إلكترونيًا بإيجاز قدر الإمكان، دون إهمال المعلومات الأساسية، ولا تحاول. تفرع إلى العديد من الموضوعات في وقت واحد لأن هذا يمكن أن يجعل البريد الإلكتروني طويلًا وصعبًا في القراءة. اتخذ إجراءً بشأن تغييرات البريد الإلكتروني أو احذف المعلومات غير المتعلقة بالموضوع الذي تكتبه، يوصى باستخدام جمل قصيرة جدًا وبسيطة من خلال حذف الكلمات المستقلة.
• التحقق من البريد الإلكتروني: يحدد البريد الإلكتروني بشكل صحيح، مع العناية والاحتراف اللازمين، قبل إرسال الرسالة، في غضون دقيقة للتحقق من الأخطاء الإملائية أو النحوية أو النحوية وأيضًا للتحقق بعناية مما إذا كانت جميع المرفقات التي تشير إليها في الرسالة مرفقة، إن وجدت، قد يلزم قراءة بريد إلكتروني مهم لأصحاب المصلحة أو مديرك أو زميل موثوق به قبل الإرسال.
• تذكر المتابعة: يتلقى معظم الأشخاص العديد والعديد من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم قد يفوتهم أو يفشلون في الرد على رسالة مرسلة إليهم. بريد إلكتروني صديق للمتابعة.