يسجل المقرر محضر الاجتماع بالتفصيل، بما في ذلك محضر الاجتماع أو جلسة الاستماع والبيانات التي تم جمعها خلال الاجتماع. يجب أن يحتوي محضر الاجتماع على مكان وزمان الاجتماع، وأسماء المشاركين، وموضوعات الاجتماع والتفاعلات بين المشاركين، وكذلك القرار بشأن موضوع الاجتماع ومقترحاته في الاجتماع. أو جلسة الاستماع سوف يجيب الموظف على الفور لبضع دقائق بعد ذلك، ثم يتم التعرف على القرارات النهائية الأكثر أهمية كنتيجة لمحضر الاجتماع أو الاجتماع.
يقوم المقرر بتدوين ملاحظات مفصلة خلال الاجتماع
يقوم المراسل بتسجيل الملاحظات بالتفصيل خلال الاجتماع. تتطلب كتابة السجل الاجتماعي توضيح مفهومه الشامل وهو عمل مكتوب وظيفي. وهو سجل منظم ودقيق لجميع المناقشات والحوارات التي تجري في الجلسات والاجتماعات.