خطوات كتابة تقرير بشرح طريقة احترافية

خطوات كتابة التقرير هي ما يحتاج الطالب في المدرسة والموظفون في أي مؤسسة إلى تعلمه وإتقانه. تتطلب بعض الواجبات الأكاديمية إعداد التقارير وكذلك الأعمال. عند طلب “تقرير” من أحد كبار المديرين، لا يعرف الكثير من الناس ماذا يكتبون. أنت مرتبك بشأن أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة، وطول المستند، وعوامل أخرى. في هذه المقالة على الموقع ترينداتي، نوفر لك معلومات مهمة حول كيفية إعداد التقرير.

ما هو التقرير

في المجال الأكاديمي، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل من أجل المعنى، ولكن التقارير مطلوبة أكثر في الموضوعات التجارية والعلمية والتقنية وفي مكان العمل. بينما يعرض المقال الحجج والاستنتاجات، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وموجزة وموجزة، مكتوبة لغرض معين وجمهور محدد، تحدد بشكل عام حالة أو مشكلة معينة وتحللها، وغالبًا ما تقدم توصيات للعمل المستقبلي. [1]

التقرير عبارة عن نشرة واضحة وجيدة التنظيم، وتجدر الإشارة إلى أن المتطلبات الخاصة بالشكل والمحتوى الدقيق للتقرير، اعتمادًا على المنظمة والقسم وفي سياق الدراسة، بين برامج الدرجات العلمية، من المعلم إلى المعلم، وكذلك بين الموضوعات، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أية إرشادات محددة قبل البدء في كتابة تقريرك. [1]

أنظر أيضا استمارة تقرير مكتملة عن اليوم الوطني 1444

خطوات كتابة تقرير

عند إنشاء التقرير، يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة لإنشاء التقارير، وعلى الرغم من أن خطوات إنشاء التقرير قد تختلف اعتمادًا على نوع التقرير، اعتمادًا أيضًا على المعلم أو المدير والمحتوى الذي سيتم إنشاؤه في التقرير هناك عدد من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لإنتاج التقرير. نسردها لك على النحو التالي [2]

تحديد وتعريف المشكلة

يجب أن تكون واضحًا بشأن المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. يحتاج بعد ذلك إلى تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية

• ماذا يفحص التقرير
• لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة
• متى نحتاج مثل هذه الدراسة
• أين علينا التحقيق
• من الذي يتم فحصه

تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها

تحتاج إلى معرفة الغرض من الدراسة ومناقشة السبب. لتسهيل الدراسة، تحتاج إلى تحديد النطاق الدقيق، على سبيل المثال افترض أن هناك مشكلة في إدارة العمل تحتاج إلى التحقيق ؛ الغرض من تقرير الدراسة هذا هو الكشف عن تلك العوامل التي تؤدي إلى حدوث تضارب بين العمال والإدارة، حيث يكون النطاق عمال المصنع والسلطة المختصة في المصنع.

تطوير الفرضية

لحل المشكلات، يجب على الباحث تطوير الفرضيات، والفرضية هي عبارة عابرة أو تفسير لأي مشكلة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة للبحث لتحديد مشكلة العمل، يمكن أن تكون الفرضية كما يلي

• هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والموظفين
• تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعامل.

حدد المصطلحات بوضوح

يمكن أن يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتحتاج إلى تعريف واضح، لذلك يجب أن تقدم تعريفًا آخر للمصطلحات المربكة وأن تكون جيدًا، على سبيل المثال يختلف الرضا الوظيفي من شخص لآخر، ويتم تجاهل الإدارة، ويجب تحديد الإرادة بشكل صحيح .

يعد مصطلح “العمل” أيضًا مصطلحًا محيرًا لأنه يمكن أن يكون عملاً في المصنع أو عملًا عامًا، لذلك يجب تحديد العمل الإشكالي بشكل صحيح. مصطلح “الوقت” هو أيضا محير. نظرًا لأنه يمكن أن تكون فترة قصيرة أو طويلة الأجل، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى المدة التي يجب أن يتم فيها تحديد المشكلة بشكل صحيح بين العاملين والإدارة.

حدد الجمهور

التقارير مخصصة للقراء فقط، يجب تحديد من هم قراء التقرير. على سبيل المثال، إذا طُلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والربح للإدارة العليا، فإن التقرير ليس مخصصًا لعمال المصانع أو الغرباء، ولكنه تقرير سري سنوي (ACR) للإدارة العليا، وليس للموظفين. لذلك، عند إنشاء تقرير، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة القراء واهتمامهم لأن التقرير يجب أن يكون مرتكزًا على القارئ.

جمع البيانات

من أجل حل المشكلة، نحتاج إلى أساس مناسب وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين على النحو التالي

• البيانات الأولية البيانات التي تم جمعها من البحث أو الملاحظة أو التجربة أو المسح.
• البيانات الثانوية البيانات التي تجمعها المكتبة.

تنظيم وتحليل وتفسير البيانات

يجب فرز البيانات التي تم جمعها، أي يجب فرز البيانات وفقًا لمعايير منطقية مثل الوقت والكمية والموقع، وعادةً ما يتضمن التحليل التحقق من البيانات التي تم جمعها بحثًا عن الأخطاء المحتملة والمعالجة وفقًا لذلك للتأكد من صحتها واكتمالها. بعد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث معناها المنطقي، حيث أن تفسير البيانات مهم في استخلاص النتائج المنطقية.

تفصيل العمل

بمجرد تحديد النمط النهائي للتقرير في ذهن المؤلف، يجب عليه إنشاء مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. في هذا الرسم البياني، تتم صياغة المشكلة وتدوين الحقائق وتحليلها بإيجاز واستخلاص النتائج المنطقية. اعلم أن الخطوط العريضة ليست ضرورية، لكنها ستساعد في كتابة تقرير منظم.

اكتب تقريرًا نهائيًا

الخطوة الأخيرة هي كتابة التقرير، وعلى الكاتب أن يتأكد من أن لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، لأن نجاح أو فشل أي جهد للتقرير قيد التحقيق يعتمد بشكل مباشر على العرض الجيد والتحضير. من التقرير.

نموذج لكتابة تقرير عن نشاط مدرسي أو رحلة ميدانية

قالب قابل للطباعة لكتابة التقارير

نقدم لك أدناه نموذجًا لكتابة تقرير باللغة العربية ونموذج آخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع مراعاة أن التقارير تختلف باختلاف النوع والمرفق

تقرير تقدم المدرسة

أنواع التقارير

الآن بعد أن تحدثنا عن خطوات إصدار تقرير ناجح، من الضروري ذكر أنواع التقارير، وبينما لم تقم السلطات بإنشاء تصنيف عالمي للتقارير، هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير التي توفر تصنيفًا لـ دراسة التقارير، ويتم أحيانًا تصنيف التقارير على أساس التنسيق. يمكن أن تندرج جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات، ويمكن أن يقع تقرير واحد في فئات متعددة. في ما يلي سنقوم بإدراج عدد من تصنيفات التقارير المستخدمة [3]

التقارير الرسمية أو غير الرسمية

يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ إنها تؤكد على الموضوعية والتنظيم، وهي مفصلة ومكتوبة بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية. عادة ما تكون التقارير غير الرسمية رسائل قصيرة بلغة عادية وغير رسمية، ويمكن بشكل عام الإشارة إلى المذكرة الداخلية على أنها تقرير غير رسمي.

تقارير قصيرة أو طويلة

من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة قصيرة وتقرير طويل، على سبيل المثال، عشرين صفحة. لكن أين الخط الفاصل تذكر أنه كلما طالت مدة التقرير، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.

التقارير الإعلامية أو التحليلية

تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية، والتقارير المالية الشهرية، وتقارير غياب الموظف تحمل معلومات موضوعية من منطقة في منظمة إلى أخرى. تستخدم التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية لحل المشكلات.

تقرير الاقتراح

الاقتراح هو تباين في تقارير حل المشكلات، الاقتراح هو وثيقة تهدف إلى وصف كيفية تلبية المنظمة للمتطلبات الأخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار “طلبات العروض” أو RFPs. يحدد طلب تقديم العروض الاحتياجات ويقوم الموردون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الاحتياجات.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي يتحرك به التقرير، والتقارير التي تتعلق بالتسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق في المنظمة بحيث يُنظر إلى التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) على أنه أفقي.

التقارير الداخلية أو الخارجية

التقارير الداخلية هي تقارير لما يحدث داخل المنظمة. يتم إعداد التقارير الخارجية للتوزيع خارج المنظمة وهي مماثلة للتقارير السنوية للشركات.

تقارير منتظمة

يتم إنتاج التقارير الدورية في تواريخ منتظمة، وعادة ما تكون ذات اتجاه تصاعدي وتستخدم للرقابة الإدارية، وتساعد النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.

تقارير الوظائف

يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة من التقارير الأخرى التي تحصل على أسمائها من الاستخدام النهائي للتقرير.

انظر أيضاً تقرير عن الحق في الحياة

عناصر تقرير البحث

عادة ما يشمل التقرير الناجح عددًا من الأمور المهمة، ملخصة في النقاط التالية [1]

• وصف مسار الأحداث أو الموقف.
• شرح لأهمية تلك الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك مجرد تحليلك الخاص أو الاعتماد على آراء الآخرين.
• قم بتقييم حقائق أو نتائج بحثك.
• ناقش النتائج المحتملة لمسار العمل المستقبلي.
• توصيات للعمل.
• الاستنتاجات.

في النهاية قمنا بتلخيص خطوات كتابة تقرير ناجح، من البداية إلى النهاية، والتي تتضمن كتابة التقرير في شكله النهائي، بما في ذلك التواريخ والمناقشات والاستنتاجات النهائية.