Dober računovodja nudi strankam ažurnost in enostavno povezljivost

Urednik

V prvi vrsti je dober računovodja zagotovo tisti, ki obvlada svoj posel, redno spremlja spremembe v zakonodaji in nudi svojim strankam nasvete na davčnem področju ter s tem olajšuje poslovanje in podjetnika razbremenjuje skrbi o finančnem delu, zato da se le-ta lahko osredotoči na širjenje poslovanja.

Na drugi strani pa kakovosten računovodski servis skuša v svoje delo implementirati novosti, zato da se lahko prilagodi potrebam svojih strank. Zaradi vse večje digitalizacije poslovanja, so običajni računovodski programi postali preveč okorni in nefleksibilni, saj ne omogočajo ažurne izmenjave podatkov med računovodskim servisom in podjetnikom. Na trg zato vstopajo novi spletni programi, ki delujejo v oblaku in nudijo enostavno povezljivost med knjigovodjo in podjetjem.

Dober računovodja sledi trendu brezpapirnega poslovanja

Z uporabo spletnega programa kot je Minimax, ki ga je razvilo slovensko podjetje SAOP, se zmanjšuje ročno prenašanje fizičnih dokumentov. To pomeni, da podjetnik privarčuje na času, saj mu ni potrebno vsak teden prinašati računovodske dokumentacije v pisarno računovodskega servisa. To velja predvsem za izdane in prejete fakture, ki jih je potrebno tedensko knjižiti, obračunati in plačati.

Originalne dokumente v fizični obliki lahko tako podjetnik prinese enkrat mesečno, vse ostalo pa se uredi kar preko spleta. Enostaven spletni program za račune nudi številne avtomatizirane funkcije, zato lahko podjetnik številne postavke vnaša tudi sam. Prilagodljiv računovodski servis pa podjetju pomaga razviti model poslovanja z izdajanjem in prejemanjem e računov v programu, zato da se zmanjša fizično prenašanje dokumentov in omogoči pregledno brezpapirno poslovanje.

Dober računovodja prilagodi storitve različnim gospodarskim subjektom

Fleksibilen in ažuren računovodski servis se v cenah svojih storitev prilagaja strankam glede na vrsto gospodarskega subjekta. To pomeni, da strankam nudi prilagojene storitve, glede na to, ali gre za normirance, društva, zavode, obrtnike ali pa za startupe. Te vrste gospodarskih subjektov imajo določene značilnosti, ki jih izkušen knjigovodja zazna in specifičnost poslovanja implementira v nastavitvah v programu.

Starejše verzije programov za vodenje poslovnih knjig nimajo funkcij, ki bi knjigovodjem omogočale, da na koncu meseca izdajo račun za storitve glede na vse opravljene storitve za stranko v enem mesecu. Zato so knjigovodje morale pisati ročno. Spletni program za račune v oblaku pa vseskozi beleži in samodejno obračuna vse storitve, katerih postavke se nato z enim klikom izpišejo na izdanem računu. To je učinkovita rešitev, če se podjetnik ne odloči za pavšalno plačilo.

Dober računovodja uporablja napredne digitalne rešitve

Ažuren računovodski servis svojim strankam nudi rešitve, ki so prilagojene vedno bolj priljubljenim digitalnim kanalom. Že to, da lahko podjetnik kadarkoli in iz katerekoli elektronske naprave preverja finančne podatke in pošilja izdane in prejete račune preko mobilne aplikacije, sovpada z ažurnimi storitvami servisa, saj lahko posamezno fakturo poknjižijo že v isti uri od prejetja v sistem ali pa račun plačajo preko banke, ne da bi morali prepisovati podatke v program.

Poleg tega dober računovodja nastavi program za račune tako, da se lahko enostavno poveže s spletno trgovino podjetnika ali pa z različnimi aplikacijami in programi za maloprodajo. Tako lahko črpa podatke v sistem, izdaja račune in usklajuje zalogo.

Dober računovodja nudi strankam ažurnost in enostavno povezljivost

Kako najeti pisarniški printer in znižati stroške tiskanja?

Urednik

Kot podjetje lahko pisarniški printer kupite ali pa ga najamete in plačujete mesečno najemnino. Nakup tiskalnika se na prvi pogled zdi učinkovita rešitev, vendar pa so z nakupom povezani različni stroški, ki na dolgi rok dražijo tiskanje v pisarnah.

Najem hitrega in zmogljivega tiskalnika prinaša številne prednosti, saj boste prihranili tako na času kot na denarju. Bistveno je, da za ceno mesečnega paketa ne dobite le tehnologije v uporabo, temveč so v ceno zajete tudi servisne storitve in kartuša. Sami poskrbite le za nakup papirja. Servis in kartuše pa sicer predstavljajo največji strošek, če se odločite za nakup naprave.

Kolikšna je cena za pisarniški printer v najemu?

S slovenskim ponudnikom storitve Optiprint se lahko dogovorite za paket po meri ali pa iz ponudbe izberete standardiziran paket, kot je na primer klasičen tiskalnik za črno belo printanje. Pri tem ni nujno, da najamete le eno napravo, saj jih lahko kombinirate med seboj, tudi v različnih modelih. V pisarno lahko postavite več tiskalnikov ali pa dodate še zmogljivo multifunkcijsko napravo, ki omogoča še fotokopiranje in skeniranje dokumentov. Ponudnik nudi tudi zmogljiv kopirni stroj.

Velika prednost je v tem, da so cene paketov prilagojene vašim potrebam. Ravno zato plačate le toliko in tiste storitve, ki jih potrebujete. Ključen dejavnik pri določanju cene je obremenjenost printanja. To pomeni, da če mesečno tiskate malo, bo tudi cena nižja. V vsakem primeru pa ponudnik pred pričetkom najema opravi mesečno analizo tiskanja v vašem podjetju in tako določi ustrezno in prilagojeno ceno.

Pisarniški printer za barvno in črno belo tiskanje

Glede na vaše potrebe, lahko izbirate med tiskalnikom, ki nudi le črno belo tiskanje ter tiskalnikom, ki nudi tudi barvno printanje. Cena se v tem delu ne razlikuje, saj je ponudnik razvil tehnološko dovršeno rešitev, ki omogoča, da se cena za barvno in črno belo printanje lahko izenači. Pri ceni se bolj upošteva funkcionalnost naprave, saj določeni tiskalniki ponujajo bolj napredne funkcije kot drugi.

Tehnologija izpisovanja črnila na papir je optimizirana, zato naprava porabi minimalno količino črnila, vendar kljub temu zagotavlja kakovosten tisk. Poleg tega nakup kartuše ni potreben, zato boste v tem delu privarčevali. Ko se kartuša izprazni, jo bodo serviserji na terenu zamenjali oziroma napolnili z novim črnilom. Tako tudi ne boste ustvarjali odpadnega materiala in zato prispevali k bolj čistemu okolju.

Pisarniški printer se redno servisira

Poglavitna skrb ponudnika Optiprint je v tem, da vam omogočijo brezskrbno printanje v najemu.  Zato tudi poskrbijo za namestitev naprave z vso strojno in programsko opremo. To je pomembno iz vidika, če potrebujete povezljivost med tiskalnikom in računalniki v vaših pisarnah. Ko je naprava nameščena, pa se skrb za brezhibno delovanje ne zaključi, saj so vam omogočene redne servisne storitve oziroma servisne storitve po potrebi.

Če boste opazili, da naprava ne deluje, kot bi morala, tedaj lahko pokličete tehnično podporo ponudnika, ki vam bo pomagala z rešitvami, ali pa pokličete brezplačno servisno podporo. Serviserji bodo v vaše podjetje prišli še isti delovni dan in popravili pisarniški printer, zato da boste lahko nemoteno opravljali svoje delo.

Kako najeti pisarniški printer in znižati stroške tiskanja?

Za koga je virtualna pisarna odlična izbira?

Urednik

Virtualna pisarna v najemu na oddaljeni lokaciji pri ponudniku storitve je namenjena vsem podjetnikom, ki ne morejo na običajnem naslovu registrirati sedeža družbe, polega tega pa potrebujejo tudi druge storitve, zato da se lahko lažje osredotočijo na delo in prepustijo administracijo drugim v upravljanje.

Veliko malih podjetnikov oziroma mikro podjetij ne more najti ustreznega naslova za sedež podjetja. To je lahko posledica tega, da lokacija nima uporabnega dovoljenja za opravljanje dejavnosti. Lahko pa podjetnik enostavno ne želi svojim poslovnim partnerjem in kupcem razkrivati domačega naslova, kjer tudi živi. Virtualno poslovanje na drugem naslovu pa mu omogoča, da se javnosti predstavi kot profesionalno podjetje.

Virtualna pisarna zagotavlja zasebnost podjetnika

Mesečni najem virtualnega poslovnega prostora je primeren za podjetnika, ki ne želi, da ga stranke in poslovni partnerji obiskujejo na domu. Naslov sedeža družbe je namreč objavljen na vseh pomembnejših informacijskih točkah na spletu, zato so to javno dostopni podatki, ki dajejo poslovnim partnerjem in kupcem tudi vtis o profesionalnosti podjetja.

Če podjetnik nima svojega lastnega poslovnega prostora, kjer bi lahko opravljal sestanke, ter se pri tem ne želi srečevati z odjemalci doma, tedaj lahko pri najemu storitve uporablja sejno sobo na lokaciji ponudnika storitve. Tako lahko sestanke opravi v miru in z veliko mero profesionalnosti.

Virtualna pisarna – pomoč pri registraciji sedeža družbe

V paket mesečnega najema navideznega poslovnega prostora na oddaljeni lokaciji je zajeta tudi storitev strokovnjakov, ki podjetniku pomagajo pri celotnem postopku registracije sedeža podjetja.

V to so vključena tudi svetovanja glede zamenjave poslovnega naslova ter pridobivanje in izpolnjevanje vseh zakonskih določil, kot je na primer priprava dokumentacije za pridobitev soglasja  za uporabno dovoljenje. Strokovnjaki poskrbijo tudi za soglasje za prenos sedeža. Tako se podjetnik lahko povsem osredotoči na svoje delo od doma.

Najem prostora na drugi lokaciji vključuje še druge storitve

V mesečni najem prostora na drugi lokaciji so vključene še druge storitve. Tako zaposleni pri ponudniku najema opravijo določene storitve v imenu podjetnika. Na primer, sprejemajo navadno in priporočeno pošto za podjetje ter o prispelih pošiljkah tedensko obveščajo podjetnika.

Cena zajema tudi skeniranje pošte. Virtualna pisarna v naprednem paketu pa nudi tudi digitalizacijo vse prispele pošte, kar pomeni, da delavci skenirane dokumente pošljejo v obdelavo računovodskemu servisu ter na domač naslov podjetnika.

Za koga je virtualna pisarna odlična izbira?

Kopirni stroji v najemu z ugodnim fotokopiranjem

Urednik

Samostoječi kopirni stroji so se nekdaj uporabljali le v fotokopirnicah, danes pa jih uporabljajo tudi v bolj obremenjenih pisarnah podjetij, ki za nemoteno delo potrebujejo visoko zmogljivo tehnologijo za fotokopiranje, tiskanje in skeniranje. Prednost tehnologije je v tem, da zagotavlja zelo hitro in kakovostno kopiranje dokumentov.

Poleg tega pa si novejše in zmogljivejše fotokopirne naprave delijo z multifunkcijskimi napravami funkciji skeniranja in tiskanja. Zato ni potrebno, da podjetje uporablja obe napravi. Fotokopirne naprave nudijo tudi veliko funkcij pri kopiranju dokumentov, v primerjavi z multifunkcijskimi napravami, ki nudijo bolj osnovne funkcije fotokopiranja. Iz stroškovnega vidika pa je prednost v tem, da je mogoče tehnologijo najeti.

Kopirni stroji v najemu – brezskrbno fotokopiranje

Podjetja, ki fotokopirne naprave najamejo, privarčujejo na času in predvsem na stroških, saj ponudnik storitve zagotavlja brezskrbno tiskanje in fotokopiranje z izbranimi paketi po meri, pri čemer je cena za črno bele ali barvne izpise določena glede na dejanske potrebe in opravljeno mesečno število izpisov.

Na drugi strani pa ponudnik storitve nudi tudi odzivno tehnično podporo, v kar je zajeta tudi servisna podpora, ki v vsakem trenutku zagotavlja brezhibno delovanje naprave. Serviserji poskrbijo za namestitev programske in strojne opreme ter opravijo hitra popravila, če je naprava v okvari. Prednost pa je v tem, da so vse te storitve zajete v fiksno mesečno najemnino.

Zmogljivi kopirni stroji – kaj nudijo?

Samostoječi fotokopirni stroji nudijo številne funkcije za fotokopiranje dokumentov, pri čemer so na voljo tudi bolj napredne funkcije, ki omogočajo kopiranje na višjem nivoju. Na drugi strani pa so naprave primerne tudi za hitro črno belo in barvno tiskanje, vključujoč obojestransko tiskanje.

Naprave imajo tudi veliko kapaciteto predala za papir, pri čemer je mogoče tiskati tako na A4 kot na A3 format papirja. Ena izmed bolj pomembnih lastnosti pa je hitrost tehnologije, saj novejši modeli naprav lahko natisnejo od 36 do 55 strani na minuto. Fotokopirne naprave s programsko opremo pa omogočajo tudi povezavo na USB in LAN ter pošiljanje skeniranih dokumentov v omrežne mape ali na mail.

Nakup kartuše za fotokopiranje ni potreben

Znižanje stroškov tiskanja vključuje sklop brezplačnih storitev, ki so zajete v fiksno ceno za mesečni najem naprave. Poleg servisnih storitev so brezplačne tudi kartuše, tako črno bele kot barvne. To pomeni, da podjetju ni potrebno kupovati kartuš s tonerjem. Poleg tega pa je ponudnik Optiprint razvil tehnološko dovršeno in ekološko rešitev, pri čemer kopirni stroji porabijo le nekaj setov kartuš v vsej svoji življenjski dobi.

Kopirni stroji v najemu z ugodnim fotokopiranjem

Zmogljiv pisarniški barvni tiskalnik v mesečnem najemu

Urednik

Barvni tiskalnik v mesečnem najemu prinaša številne stroškovne prednosti za podjetja. Znižanje stroškov tiskanja je mogoče doseči s fiksno mesečno najemnino in izbranim paketom, ki se prilagaja potrebam podjetja, glede na količino črno belih in barvnih izpisov ter funkcionalnosti, ki jih printer nudi. Podjetje tako lahko vsak mesec predvidi in nadzoruje stroške za printanje.

Fiksna mesečna najemnina ne zajema le uporabe naprave, temveč tudi druge storitve, ki bi jih podjetje sicer moralo dodatno plačati, če bi printer kupilo. Prednost je tudi v tem, da ponudnik storitve nudi brezplačni preizkus naprave. V času preizkusa lahko podjetje ugotovi, katere funkcije potrebuje za nemoteno delo v pisarni. Če podjetje poleg tiskanja potrebuje še skeniranje in fotokopiranje dokumentov, pa je najbolje najeti multifunkcijsko napravo.

Barvni tiskalnik – najem vključuje uporabo kartuše

Če podjetje kupi printer, mora vsak mesec kupovati tudi kartuše s tonerjem. Nakup kartuše s črno belimi izpisi je nekoliko cenejši od kartuš, ki omogočajo tudi printanje z barvami. Poraba kartuš je še posebej visoka na bolj obremenjenih delovnih mestih, zato so stroški za nakup materiala lahko precej visoki. Nekaj prihrankov lahko podjetje ustvari z nakup recikliranih kartuš.

Z najemom naprave za printanje pa se podjetje povsem izogne tem stroškom in zato izdatno privarčuje. Ponudnik storitve nudi posebno tehnologijo, ki temelji na neprekinjenem dotoku črnila oziroma izpisovanju črnila na papir. Tako kartuš tudi ni potrebno menjavati v vsem obdobju najema. Ker so kartuše vedno na razpolago, podjetju ni potrebno skrbeti za zaloge materiala.

Barvni tiskalnik v najemu z rednimi servisnimi storitvami

Ponudnik storitve mesečnega najema zagotavlja, da printer ali multifunkcijska naprava delujeta brezhibno. Serviserji so zadolženi za to, da namestijo, vzpostavijo in ustrezno popravljajo strojno in programsko opremo. Podjetju je na voljo tudi tehnična podpora.

Serviserji na terenu so hitri in odzivni. Zato ob klicu pridejo še v istem delovnem dnevu popraviti napako. S tem poskrbijo tudi za nemoteno delo v pisarni. V primeru, da se na printerju pojavijo večje napake, ki zahtevajo daljša popravila, servisna služba priskrbi nadomestno napravo.

Hitrost pisarniškega tiskalnika z obojestranskim tiskanjem

Za bolj obremenjena delovna mesta je pomembno, da je pisarniški printer dovolj zmogljiv in hiter. Ponudnik storitve mesečnega najema nudi najnovejše modele printerjev, ki omogočajo hitro tiskanje, kot je na primer 40 strani v eni minuti. Hkrati je za bolj enostavno in priročno printanje tudi pomembno, da zmogljiv barvni tiskalnik omogoča obojestransko tiskanje, ki ga je mogoče avtomatično nastaviti.

Zmogljiv pisarniški barvni tiskalnik v mesečnem najemu

Kako deluje spletni program za izdajanje računov?

Urednik

Spletni program za izdajanje računov in vodenje poslovnih knjig deluje kot računovodski in poslovni sistem, njegova posebnost pa je v tem, da je povezan z oddaljenim strežnikom ponudnika storitve in zato je vanj mogoče dostopati preko interneta. Tako program ni potrebno namestiti na posamezen računalnik, vendar ima podjetnik dostop iz kateregakoli računalnika in elektronske naprave.

E računovodski sistem združuje tako podjetnike kot računovodje, pri čemer se podatki nenehno posodabljajo in ažurirajo. Gre za brezpapirno poslovanje, ki računovodjem olajšuje delo, podjetniki pa imajo hitrejši in preglednejši dostop do finančnih podatkov. Sistem združuje vse potrebne funkcije za knjigovodenje in računovodenje. Med njimi je tudi izstavljanje e-računa.

Program za izdajanje elektronskih računov

Sistem v oblaku nudi vse potrebne funkcije za izstavljanje in izmenjavo elektronskih računov, pri čemer se podatki posodabljajo v skladu z zakonodajo. Tista podjetja, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki potrebujejo to funkcijo. E računovodstvo pripravi tri datoteke, kot je e-račun, ovojnica e-računa in račun v PDF formatu.

Na voljo je tudi funkcija za podpisovanje elektronskih faktur, ki deluje na operacijskih sistemih Windows, Mac in Linux. Velika prednost je v tem, da lahko podjetje z e-računi prihrani tudi do 60 odstotkov stroškov. Celoten postopek izstavljanja faktur pa poteka po treh različnih kanalih, ki so prilagojeni kupcem in proračunskim uporabnikom.

E-račun – pošiljanje na e-mail prejemnika

Preko spletnega računovodskega sistema je mogoče enostavno poslati e-račun na elektronski naslov kupca. Kupec nato prejet dokument uvozi v svoj ERP ali bančni sistem ali pa fakturo natisne. Takšen način posredovanja faktur je najbolj primeren za izmenjavo med kupci v gospodarstvu in ne za proračunske uporabnike kot kupce.

Program za izdajanje računov – posredovanje preko e-banke

Sistem za vodenje poslovnih knjig v oblaku omogoča tudi funkcijo posredovanja elektronskih faktur preko e-banke, pri čemer pripravi vse potrebno za uvoz dokumentov v elektronsko banko. Računovodja ali podjetnik lahko z enim uvozom v e-banko preneseta več faktur hkrati. Banka pa nato dokumente posreduje kupcem po ustreznih kanalih. Kupci izstavljene fakture prejmejo v svojih e-bančnih sistemih. Tak način posredovanja faktur je po zakonodaji primeren tudi za proračunske uporabnike.

Elektronski račun – posredovanje preko posrednika BizBox

Spletni portal BizBox je mogoče povezati z Minimax računovodskim in poslovnim sistemom v oblaku. Integracija med sistemoma omogoča enostavno posredovanje in pošiljanje elektronskih faktur. Ker tako BizBox kot program za izdajanje računov delujeta preko spleta, ju ni potrebno nameščati kot dodatno programsko opremo na računalnik, pri čemer takšna uporaba omogoča enostavnejše brezpapirno poslovanje.

Kako deluje spletni program za izdajanje računov?

Kako izbrati ustrezen nov tiskalnik za pisarno?

Urednik

Če potrebujete za pisarno nov tiskalnik, je pri tem potrebno razmisliti o določenih značilnostih tehnologije, ki je na voljo. V primeru, da potrebujete le tiskanje dokumentov, tedaj je printer odlična izbira. Na voljo pa je tudi multifunkcijska naprava, ki poleg printanja omogoča še fotokopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa.

Dobro je poznati in ovrednotiti vse potrebe po tiskanju v pisarni. Le tako se boste lahko odločili, ali potrebujete multifunkcijsko napravo ali pa visoko zmogljiv printer, ki nudi kakovostno in hitro tiskanje. Če želite zmanjšati stroške printanja, pa je na voljo tudi najem tehnologije, pri čemer plačujete mesečno najemnino za uporabo naprave ter za ostale storitve, ki so vključene v ceno.

Nov tiskalnik s črno belimi ali barvni izpisi

Na voljo so modeli printerjev, ki nudijo samo črno bele izpise, ter modeli printerjev, ki nudijo tudi barvno tiskanje. Če v pisarni natisnete zelo malo barvnih dokumentov, tedaj se je bolje odločiti za printer s črno belimi izpisi. Na ta način boste privarčevali tudi pri nakupu kartuše. V primeru, da tehnologijo najamete pri izbranem ponudniku, pa je uporaba kartuše vključena v ceno fiksne mesečne najemnine, zato vam ni potrebno plačevati za kartuše s tonerji.

Printer s programsko opremo za povezovanje

Ob izbiri tehnologije za tiskanje je potrebno preveriti, ali nudi programsko opremo, ki jo potrebujete za nemoteno delo v pisarni. Določeni modeli printerjev imajo vgrajeno povezavo s priklopom na USB ter brezžično Wi-Fi povezavo. Brezžična dostopna točka na napravi omogoča, da dokumente pošljete na druge elektronske naprave. Ponudnik najema tehnologije za printanje pa nudi modele printerjev, ki se lahko povezujejo preko USB, LAN in Wi-Fi povezav.

Nov tiskalnik naj tiska hitro

Različni modeli printerjev nudijo tudi različno hitrost tiskanja, ki se odraža v tem, koliko strani v eni minuti lahko tehnologija natisne. Če v pisarni tiskate le nekajkrat na dan in malo količino dokumentov, tedaj ne potrebujete zelo hitrega printerja.

Če pa na dnevni ravni potrebujete večje količine izpisov, tedaj pa je hitrost printanja zelo pomembna, tudi pri obojestranskem tiskanju. Če se boste odločili za najem printerja, vam ponudnik nudi zmogljivo tehnologijo, ki je zmožna natisniti od 40 do 55 strani na minuto.

Kapaciteta predala za papir in obojestransko tiskanje

Pri izbiri ustreznega printerja za pisarno je potrebno pregledati tudi specifikacije printerja, ki vključujejo kapaciteto predala za papir. Če v pisarni veliko tiskate, tedaj je smiselno izbrati nov tiskalnik, ki nudi večji predal za papir in na katerega lahko zložite več listov. Prav tako je pomembna funkcija obojestranskega printanja, če v pisarni velikokrat tiskate dokumente na obeh straneh lista.

Kako izbrati ustrezen nov tiskalnik za pisarno?