Knjiga vezanih računov je ena izmed tistih knjig, ki polnijo police z dokumentacijo pri manjših in večjih podjetjih. V povezavi s knjigovodskimi obveznostmi se zahteva cel kup knjig, ki so nekoč v celoti obstajala v papirnati obliki na policah, danes pa se vse bolj selijo na diske računalnikov in celo na spletne strežnike računalniških oblakov. Knjiga vezanih računov je ena izmed tistih, ki še ohranjajo stik s staro šolo. Gre za alternativo elektronskim rešitvam, ki je kot nalašč za tiste, ki še vedno raje pišejo ročno ter tako ohranijo popoln nadzor nad svojim poslovanjem.

Kdaj se uporablja knjiga vezanih računov?

Vezana knjiga računov se uporablja pri gotovinskem poslovanju, torej vedno takrat, ko je račun v celoti ali deloma plačan v gotovini. Gotovina pa zajema tako plačilo s kovanci in bankovci, kot tudi plačila s plačilnimi in kreditnimi karticami, čeki ter drugimi podobnimi načini. V primeru, da ne gre za gotovinsko poslovanje, pa ni treba izdati računa iz vezane knjige računov.

Ni pa vsako gotovinsko poslovanje takoj vezano na to knjigo. Pravzaprav se vsak zavezanec lahko sam odloči, na kakšen način bo izdajal račune – lahko se odloči za izdajanje računov s pomočjo elektronske naprave ali pa za ročno izdajanje računov iz vezane knjige.

Prvo opravilo, povezano z uporabo vezane knjige računov, je potrditev knjige pri finančni upravi. Knjigo je možno preprosto kupiti, pred uporabo pa jo je treba potrditi osebno na finančni upravi ali elektronsko preko portala eDavki. Seveda je zelo pomembno, da je vsak vnos v knjigo računov pravilen in popoln – pozor, obrazec v knjigi pokriva različne vrste izdajateljev računov, zato določena polja v nekaterih primerih ne pridejo v poštev. Prav tako je pomembno, da kopija računa ostane v vezani knjigi, ta pa ostane arhivirana za predpisan čas, ki znaša 10 let od izdaje zadnjega računa iz knjige.