Praktično vsak podjetnik v 21. stoletju uporablja programsko opremo za pomoč pri poslovanju, med pogostimi pripomočki pa je ravno program za izdajanje računov. To orodje nam močno olajša razna računovodska opravila, ne le izstavljanja računov, a ravno z računi bomo imeli verjetno največ dela, zato se je smiselno osredotočiti na te funkcionalnosti. Verjetno nam bo program ponudil celo vrsto opcij, ki jih lahko dobro izkoristimo.
Seveda ne gre pričakovati, da bomo potrebovali prav vse funkcionalnosti dobrega programa za vodenje računov. Ta programska oprema se pripravlja za širok spekter uporabnikov, tako da ponuja cel nabor funkcij – podjetniki bodo pač uporabili tiste, ki so najbolj relevantne za njihovo situacijo. Jasno je, da bo treba že v izhodišču izbrati pravi program za izdajanje računov, tistega, ki ponuja najboljši nabor funkcij za posameznega podjetnika. Za to pa moramo vedeti, kaj sploh imamo na voljo in kako nam te funkcije pomagajo.
Vsak program za izdajanje računov omogoča enostavno izstavljanje računov
Ključna funkcija vsakega računovodskega programa je seveda ta, da nam omogoča izstavljanje računov. Morda bi si mislili, da je to povsem enostavna naloga, a hitro se izkaže, da se že pri tem srečamo tudi z nekaterimi posebnimi zahtevami, ki jih ni tako lahko izpolniti. Zato mora program za izdajanje računov prepričati že s svojimi osnovnimi funkcijami. Navsezadnje imamo z izstavljanjem računov kar dosti dela, ki se mu preprosto ne moremo izogniti.
Poznamo različne oblike računov, ki jih pripravljamo za različne vrste kupcev, veliko pa je odvisno tudi od poslovnih praks podjetja. Vse več podjetij se odloča za brezpapirno poslovanje, torej tudi računov ne tiskamo več, temveč jih pošiljamo v obliki digitalnih datotek. Še en korak naprej naredijo tisti, ki se odločijo za poslovanje s standardiziranimi e-računi, ki niso le računi v digitalni obliki. Takoj se torej srečamo z različnimi oblikami računov, ki jih mora program za izdajanje računov podpirati.
Program za izdajanje računov poenostavi še druge opravke z računi
Vsak račun nam nalaga še nekaj dodatnega dela onkraj priprave računa. Tudi pri tem nam program za izdajanje računov močno pomaga.
Takšna programska oprema pogosto ponuja možnosti samodejnega pošiljanja računov na naslov naših kupcev. E-računi se lahko preprosto izvozijo v obliki, ki omogoča obdelavo z avtomatskimi sistemi in plačilo s spletno banko. Vedno imamo na voljo tudi možnost za tiskanje računa, prav tako se bodo računi samodejno beležili v evidenco poslovanja.
Dober program za izdajanje računov ima še druge funkcije. Pripravlja računovodske izkaze in poročila, na podlagi vseh podatkov obračunava prispevke, DDV in druge dajatve. Lahko pomaga tudi pri obračunavanju plač, potnih nalogov in pri drugih opravkih.
Vsak program za izdajanje računov ima svoje funkcije
Ne moremo pričakovati, da bo prav vsak računovodski program ponudil isti nabor funkcij. Nekatera orodja so zelo preprosta in dejansko služijo le temu, da lahko brez težav izstavljamo račune. Nekateri programi imajo le osnovne funkcije za samostojne podjetnike in mala podjetja. Napreden program za izdajanje računov pa dejansko ponuja cel nabor opcij za večja podjetja in zahtevne podjetnike.