Izdaja računa je enostaven postopek. Gre za to, da se izda podlaga, ki služi kot dokazilo, da je bila neka storitev opravljena oziroma da je bilo blago stranki dobavljeno. Hkrati račun služi tudi kot osnova za to, da stranka podjetju za določeno uslugo izplača zahtevani znesek.

Izdaja računa lahko poteka na različne načine. Včasih so se računi izdajali v pisni obliki, zdaj pa so predvsem elektronski. Izdaja računa se razlikuje glede na to, ali podjetje od stranke pričakuje gotovinsko ali negotovinsko plačilo. Pri tem negotovinsko plačilo pomeni nakazilo direktno na TRR podjetje, pri gotovinskem plačilu pa gre za to, da se plača na naslednje načine: z bankovci, kovanci, s čekom ali s plačilno kartico.

Razlika glede na to, ali je plačilo gotovinsko ali negotovinsko

Kako se to odraža pri izdaji računa? Če se pričakuje gotovinsko plačilo, potem podjetje tak račun lahko izda na dva načina; prek sistema davčne blagajne ali pa z vezano knjigo računov. Sistem davčne blagajne pomeni, da mora uporabnik imeti v lasti program za izstavljanje računov na tak način. Lahko kupi posebno napravo ali pa si program naloži na računalnik ali mobilno napravo. Pri tem mora dokupiti še poseben tiskalnik, ki služi tiskanju računov. Pogoj za tak način izdajanja računov je ta, da je vzpostavljena povezava z internetom, saj na tak način program komunicira s FURSom. Uporabnik pa mora imeti tudi digitalno potrdilo, ki mu služi za elektronsko podpisovanje računov.

Druga možnost, prek katere se izdaja račun, je vezana knjiga računov. Gre za to, da mora podjetje kupiti posebno knjižico, ki vsebuje obrazce. Ob izdaji računa je treba izpolniti obrazec s potrebnimi podatki. Račun se pri tem napiše v fizični obliki. Ta možnost je predvsem primerna za tiste, ki živijo na območju, kjer je internetna povezava slaba ali je sploh ni, ter za tiste, ki na mesec izdajo le malo računov.

Kaj pa, če gre za negotovinsko plačilo? V primeru, če je stranka podjetja proračunski uporabnik (javna uprava), potem je izdaja računa možna zgolj prek portala UJP. Za dostop do tega portala mora uporabnik najprej pridobiti uporabniško ime in geslo. Če pa je stranka podjetja fizična oseba ali drugo pravna oseba, potem je način izdaje računa nekoliko bolj svoboden. Račun se na tak način lahko izda kar prek Worda ali Excela, lahko pa se uporablja poseben program za izdajanje računov, s katerim je vse skupaj enostavnejše.